Als erste davon nutzten die Prignitzer Eisenbahn GmbH, nach der Deutschen Bahn AG und der Connex-Gruppe drittgrößter Anbieter von Schienenpersonennahverkehr, und die Ostdeutsche Eisenbahn GmbH, auf sechs Linien in Mecklenburg-Vorpommern und Berlin-Brandenburg unterwegs, das Belegverwaltungssystem von SITEFORUM.
Konkret sieht der Einsatz dieser webbasierten, prozessoptimierenden Software so aus:
- Rechnungen kommen in der Poststelle des jeweiligen Unternehmens an. Der Sachbearbeiter macht aus dem postalischen ein elektronisches Dokument, indem er es einscannt und es auf dem Server in einem bestimmten Bereich speichert.
- Die Buchhaltung kontrolliert diesen Ordner täglich, wählt daraus bestimmte Rechnungen, den zugehörigen Sachbearbeiter und den entsprechenden Verantwortlichen aus und lädt diese Dokumente in die Belegverwaltung von SITEFORUM.
- An dieser Stelle setzt der Workflow ein, der in die Belegverwaltung integriert ist: Sobald ein neues Dokument hochgeladen wurde, erhält der entsprechende Sachbearbeiter automatisch eine E-Mail vom System mit der Mitteilung, dass eine Rechnung zum Bearbeiten bereitsteht.
- Er meldet sich nun im Belegverwaltungssystem an. Das System prüft die Anmeldedaten und stellt entsprechend der Rechte des Sachbearbeiters die Rechnungen bereit. Andere Dateien kann er nicht einsehen.
- Nun werden die Rechnungen von ihm geprüft: Ist alles richtig, bestätigt er sie sachlich und inhaltlich und leitet sie damit an den zuständigen Verantwortlichen weiter.
- Nach einer Bestätigung durch den Sachbearbeiter bekommt der zuständige Verantwortliche automatisch eine E-Mail mit der Mitteilung, dass eine neue Rechnung für Ihn zur Freigabe bzw. Weitergabe bereit steht. Er meldet sich im System an und erhält entsprechend seiner Rechte die Rechnungen, die er freigeben bzw. weitergeben soll.
- Sind die Rechnung im Step 6. nicht korrekt, macht der Sachbearbeiter eine Notiz und stoppt damit den weiteren Verlauf der Rechnung, der an die Buchhaltung zurück geht, damit sie dort nochmals bearbeitet und korrigiert werden kann.
Rechnungen, die den kompletten Workflow durchlaufen haben, werden archiviert und können über umfangreiche Filterfunktionen, wie Rechnungsnummer, Kostenstellen, Rechnungssteller, etc., wiedergefunden werden.
Die Vorteile der Belegverwaltung liegen auf der Hand: Es ist jederzeit nachvollziehbar, in welchem Status sich jeder einzelne Beleg befindet, wer welchen Beleg gerade bearbeitet oder angesehen hat oder wer wann welche Notiz hinzugefügt hat. Da das System außerdem zu 100 % webbasiert ist und man lediglich einen Internetbrowser zur Nutzung benötigt, kann sich jeder Sachbearbeiter mit seinen Anmeldedaten von überall aus und zu jeder Zeit einloggen und arbeiten.
Tino Hahn, Integrations Manager Finanzen/Instandhaltung/IT der Arriva Deutschland GmbH sagt dazu:
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"Mit SITEFORUM haben wir unsere Belegverwaltung automatisiert. Dadurch sind wir unserem Ziel, Geschäftsprozesse zu effektivieren, einen großen Schritt näher gekommen. Kostengünstig, schnell, übersichtlich, einfach und zeitnah. Als privates Verkehrsunternehmen sind wir ständig auf der Suche nach innovativen Lösungen. SITEFORUM ist dafür unser Partner." |
Informieren Sie sich bei uns, welche Möglichkeiten es für den Einsatz der SITEFORUM Belegverwaltung gibt. Gerne erstellen wir mit Ihnen gemeinsam ein individuelles Konzept, denn die SITEFORUM Belegverwaltung kann ganz individuell an Ihre Abläufe angepasst werden.
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