Durch zeitliche Engpässe gerät das Personal schnell in Stresssituationen, wobei es leicht passieren kann, dass einzelne Dokumente verschwinden.
Doch der Ablauf der Verwaltung von Dokumenten aller Art kann sich in Zukunft verändern und Ihre Mitarbeiter können sich wieder auf die wesentlichen Tätigkeiten konzentrieren.
Dieser Geschäftsprozess kann auch in Ihrem Unternehmen durch die SITEFORUM Belegverwaltung optimiert werden, dies könnte z. B. folgendermaßen aussehen:- Belege, Rechnungen oder Schriftstücke - Dokumente jeder Art - kommen in der Poststelle/im Sekretariat des Unternehmens an. Der Sachbearbeiter macht aus dem postalischen ein elektronisches Dokument, indem er es einscannt und es auf dem Server in einem bestimmten Bereich, z. B. in den Ordner "Post-Belege" speichert.
- Die Buchhaltung kontrolliert diesen Ordner täglich, wählt daraus bestimmte Dokumente, den zugehörigen Sachbearbeiter und den entsprechenden Verantwortlichen aus und lädt diese Dokumente dann in die Belegverwaltung von SITEFORUM.
- An dieser Stelle setzt der Workflow ein, der in die Belegverwaltung integriert ist: Sobald ein neues Dokument hochgeladen wurde, erhält der entsprechende Sachbearbeiter automatisch eine E-Mail vom System mit der Mitteilung, dass ein Dokument, z. B. ein Beleg, zum Bearbeiten bereitsteht.
- Er muss sich nun am SITEFORUM Belegverwaltungssystem anmelden. Das System prüft die Anmeldedaten und stellt entsprechend der Rechte des Sachbearbeiters die Belege bereit. Andere Dateien kann er nicht einsehen.
- Nun werden die Belege von ihm geprüft:
5a.) Ist alles richtig, bestätigt er die Belege sachlich und inhaltlich und leitet sie damit an den zuständigen Verantwortlichen weiter.
5b.) Sind sie nicht korrekt, macht er eine Notiz und stoppt damit den weiteren Verlauf des Belegs, der an die Buchhaltung zurück geht. - Nach einer Bestätigung durch den Sachbearbeiter, wie unter 5a.) beschrieben, bekommt der zuständige Verantwortliche automatisch eine E-Mail mit der Mitteilung, dass ein neuer Beleg für Ihn zur Freigabe bzw. Weitergabe bereit steht. Er meldet sich im System an und erhält entsprechend seiner Rechte die Belege, die er freigeben bzw. weitergeben soll.
- Im Falle von 5b.) geht der Beleg an die Buchhaltung zurück, damit er dort nochmals bearbeitet und korrigiert werden kann.
Der Eingang der Dokumente kann natürlich auch auf ganz andere Weise geschehen, z. B. durch das Empfangen einer E-Mail mit Anhang. In diesem Fall würde das Einscannen wegfallen. Und der Workflow nach der ersten Freigabe (im oberen Beispiel ab Nr. 5a.) ist frei definierbar, wobei die Dokumente nacheinander z. B. durch mehrere verschiedene Stellen freigegeben werden müssen.
Die SITEFORUM Belegverwaltung kann ganz individuell an Ihre Abläufe angepasst werden.
Die Vorteile der Belegverwaltung liegen in jedem Fall auf der Hand:Es ist jederzeit nachvollziehbar, in welchem Bearbeitungsstatus sich jeder einzelne Beleg befindet; wer welchen Beleg gerade bearbeitet, wer wann welchen angesehen oder wer wann welche Notiz hinzugefügt hat.
Der Papierkrieg auf den Schreibtischen ist damit endgültig vorbei: Mitarbeiter werden enorm entlastet, da der Prozess der Belegverwaltung nun viel schneller abgewickelt wird. Man läuft nicht mehr Gefahr, in der Hauspost wichtige Dokumente zu verlieren oder dass Schriftstücke an den falschen Empfänger geraten.
Das System SITEFORUM Belegverwaltung optimiert diesen Prozess und bietet somit einen deutlichen Mehrwert gegenüber den Methoden der klassischen Belegverwaltung.
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