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Dokumente (DMS)

v6.0 - Stand: 18.05.2009
Mit dem SITEFORUM Dokumenten Management System (DMS) können Sie Ihre Dokumente im Internet bereitstellen. Mit der integrierten Rechteverwaltung legen Sie fest, wer Zugriff auf diese Dokumente hat. Zugriff erfolgt über einen Webbrowser von jedem beliebigen Ort aus. Zusätzlich können Zugriffsstatistiken und Historien eingesehen werden.
Achtung: Die hier angegebenen Links und Bezeichnungen können u. U. abweichen, das ist von Betreiber zu Betreiber unterschiedlich.

1. Übersicht

  • Klicken Sie auf den Applikationslink Dokumente auf der Portaloberfläche, um zum Dokumenten Management System zu gelangen.
Sie gelangen auf folgenden Überblick:
  • Der Reiter Aktueller Ordner ist weiß markiert, da Sie sich darin befinden.
  • Mit Klick auf den Reiter Dokument hochladen können Sie ein Dokument in den aktuellen Ordner hochladen, s. dazu 3.1 Externes Dokument hochladen.
  • Mit Klick auf den Reiter Neuer Ordner können Sie innerhalb des Ordners, in dem Sie sich gerade befinden, einen neuen Ordner erstellen, s. dazu 2.1 Hinzufügen.
  • Mit Klick auf den Reiter Bearbeiten können Sie den Ordner, in dem Sie sich gerade befinden, bearbeiten, s. dazu 2.2 Bearbeiten.
  • Mit Klick auf den Reiter Massenaktion können Sie eine Massenaktion mit den Dokumenten durchführen, die sich in dem Ordner befinden, s. dazu 3.8 Massenaktion.
Der Ordner, in dem Sie sich befinden, enthält folgende Tabelle:
  • In der zweiten Spalte sehen Sie das entsprechende Dokument- bzw. Ordnersymbol.
  • Dokumentname Zeigt den Namen und die Beschreibung des Ordners bzw. des Dokuments.
    Mit Klick auf den Namen gelangen Sie in den Ordner bzw. zu den Dokumentdetails.
  • Größe Zeigt die Größe des Dokuments an.
  • Zuletzt bearbeitet Zeigt Datum und Uhrzeit der letzten Änderung an.
  • Herunterladen Mit Klick auf das Icon können Sie das Dokument herunterladen.
Je nach Berechtigung können Sie Dokumente hoch- und runterladen, Ordner hinzufügen, umbenennen, kopieren, verschieben, etc.

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2. Ordner verwalten

Sie können so viele Ordner und Unterordner hinzufügen, wie Sie benötigen. Alle Ordner werden unterhalb des Hauptordners angelegt. Es besteht keine Möglichkeit, auf der Ebene des Hauptordners oder darüber Ordner zu hinzu zufügen.

2.1 Hinzufügen

  1. Klicken Sie sich auf die Ordnerebene runter, in der Sie einen neuen Ordner erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Ordner hinzufügen.
  3. Geben Sie in das Feld Neuer Ordnername einen Namen für den Ordner ein.
  4. Aktivieren Sie im Bereich Leserecht für Nutzergruppe(n) die Nutzergruppen, die Leserecht für diesen Ordner erhalten sollen.
  5. Aktivieren Sie im Bereich Upload-Recht für Nutzergruppe(n) die Nutzergruppen, die Upload-Recht für diesen Ordner erhalten sollen.
  6. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben.
Sie gelangen in die Übersicht des neuen Ordner.

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2.2 Bearbeiten

  1. Klicken Sie sich auf die Ordnerebene runter, in der sich der Ordner befindet, den Sie bearbeiten möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Reiter Bearbeiten.
  4. Geben Sie bei Bedarf in das Feld Ordnername einen neuen Namen ein.
  5. Aktivieren Sie bei Bedarf im Bereich Leserecht für Nutzergruppe(n) die Nutzergruppen, die Leserecht für diesen Ordner erhalten sollen.
  6. Aktivieren Sie bei Bedarf im Bereich Upload-Recht für Nutzergruppe(n) die Nutzergruppen, die Upload-Recht für diesen Ordner erhalten sollen.
  7. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Hinweis: Um den Hauptordner bearbeiten, gehen Sie bitte auf die höchste Ebene (also in den Hauptordner) und folgen Sie der Anleitung.
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2.3 Verschieben/Kopieren

Hinweis: Verschieben Sie einen Ordner, wird der ursprüngliche Ordner gelöscht, kopieren Sie einen Ordner, bleibt der ursprüngliche Ordner erhalten.
  1. Klicken Sie sich auf die Ordnerebene runter, in der sich der Ordner befindet, den Sie verschieben bzw. kopieren möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Reiter Verschieben.
  4. Wählen Sie im Bereich Wählen Sie einen Ordner über die Auswahlliste den Ordner, in den Sie Ihren Ordner verschieben bzw. kopieren möchten.
  5. Klicken Sie entweder den Button
    • Ordner verschieben, um den Ordner zu verschieben oder
    • Ordner kopieren, um den Ordner zu kopieren.
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2.4 Rechte verwalten

  1. Klicken Sie sich auf die Ordnerebene runter, in der sich der Ordner befindet, dessen Rechte Sie anpassen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Reiter Bearbeiten.
  4. Aktivieren Sie bei Bedarf im Bereich Leserecht für Nutzergruppe(n) die Nutzergruppen, die Leserecht für diesen Ordner erhalten sollen.
  5. Aktivieren Sie bei Bedarf im Bereich Upload-Recht für Nutzergruppe(n) die Nutzergruppen, die Upload-Recht für diesen Ordner erhalten sollen.
  6. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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2.5 Löschen

Achtung: Wenn Sie einen Ordner löschen, werden alle Unterordner und Dokumente, die der Ordner enthält, ebenfalls gelöscht.
  1. Klicken Sie sich auf die Ordnerebene runter, in der sich der Ordner befindet, den Sie löschen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Reiter Löschen.
  4. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
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3. Dokumente verwalten

Mit dem Dokumenten Management System können Sie natürlich nicht nur Dokumente sondern generll alle Dateien verwalten. Je nach Berechtigung können Sie unterschiedliche Dinge vornehmen.
Hinweis: Sie können Dokumente von Ihrem PC/System hochladen (externe Dokumente), aber auch direkt aus dem SITEFORUM Datei Manager Ihres Portals (interne Dokumente).

3.1 Externes Dokument hochladen

Ein externes Dokument ist ein Dokument, dass sich noch nicht im Portal, z. B. im Datei Manager, befindet, sondern auf Ihrem PC/System.
  1. Klicken Sie sich auf die Ordnerebene runter, in der sich der Ordner befindet, in den Sie ein Dokument hochladen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Reiter Dokument hochladen.
  4. Wählen Sie im Bereich Pfad/Datei das Dokument, das Sie hochladen möchten:
    1. Klicken Sie auf den Button Durchsuchen.
      Ein weiteres Fenster öffnet sich.
    2. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus.
    3. Klicken Sie auf den Button Öffnen im neuen Fenster.
      Das neue Fenster schließt sich wieder.
  5. Geben Sie im Bereich Details in das Feld Beschreibung eine Beschreibung des Dokuments ein.
  6. Geben Sie in das Feld Tags relevante Tags ein, womit das Dokument später im Portal über die Suchfunktion gefunden werden kann.
  7. Aktivieren Sie im Bereich Zugriffsrechte/Nutzergruppen die Nutzergruppe(n), die Leserecht für das Dokument erhalten sollen.
  8. Aktivieren Sie im Bereich Abonnement die Option E-Mail zu Abonnenten verschicken wenn Nutzer, die diesen Ordner abonniert haben, eine Benachrichtigung erhalten sollen.
    Hinweis: Nach dem vollständigen Hochladen des Dokuments erhalten diese Nutzer eine E-Mail mit dem Pfad zu dem jeweiligen Dokument.
  9. Klicken Sie auf den Button Dokument hochladen, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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3.2 Internes Dokument hochladen

Ein internes Dokument ist ein Dokument, dass sich bereits im Portal, z. B. im Datei Manager, befindet, das Sie also nicht mehr von Ihrem PC/System hochladen müssen.
  1. Klicken Sie sich auf die Ordnerebene runter, in der sich der Ordner befindet, in den Sie das Dokument hochladen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Reiter Dokument hochladen.
  4. Klicken Sie im Bereich Quelle & Zielverzeichnis in der Zeile Alternative Quelle auf den Link Browser Datei Manager öffnen (public://).
  5. Die Verzeichnisstruktur des Dateisystems öffnet sich.
  6. Mit Klick auf Root Verzeichnis gelangen Sie auf den Hauptorder, mit Klick auf Übergeordnetes Verzeichnis gelangen Sie eine Ebene höher.
  7. Klicken Sie sich auf die Ordnerebene runter, in der sich der Ordner befindet, in den Sie das Dokument hochladen möchten.
  8. Klicken Sie auf den Namen des Dokuments.
  9. Geben Sie im Bereich Details in das Feld Beschreibung eine Beschreibung des Dokuments ein.
  10. Geben Sie in das Feld Tags relevante Tags ein, womit das Dokument später im Portal über die Suchfunktion gefunden werden kann.
  11. Aktivieren Sie im Bereich Zugriffsrechte/Nutzergruppen die Nutzergruppe(n), die Leserecht für das Dokument erhalten sollen.
  12. Aktivieren Sie im Bereich Abonnement die Option E-Mail zu Abonnenten verschicken wenn Nutzer, die diesen Ordner abonniert haben, eine Benachrichtigung erhalten sollen.
    Hinweis: Nach dem vollständigen Hochladen des Dokuments erhalten diese Nutzer eine E-Mail mit dem Pfad zu dem jeweiligen Dokument.
  13. Klicken Sie auf den Button Dokument hochladen, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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3.3 .zip-Datei hochladen & entpacken

Im DMS können Sie .zip-Dateien hochladen und entpacken. Alle Ordner und Dateien werden in der vorhandenen Struktur entpackt und zur Verfügung gestellt.
  1. Klicken Sie sich auf den Ordner runter, in den Sie eine .zip-Datei hochladen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Reiter Dokument hochladen.
  4. Laden Sie die .zip-Datei hoch, wie in 3.1 Externes Dokument hochladen beschrieben.
Die .zip-Datei wird im Ordner aufgelistet. Um sie zu entpacken, gehen Sie bitte wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf den Dateinamen der .zip-Datei.
  2. Klicken Sie entweder auf das Icon oder den Link Entpacke .zip-Datei.
    Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem der Entpackungsprozess durchläuft.
  3. Schließen Sie das neue Fenster, wenn der Prozess durchgelaufen ist.
  4. Klicken Sie im ersten Fenster auf den Link Aktueller Ordner.
Die entpackten Dokumente werden im DMS unbterhalb der .zip-Datei aufgeführt.

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3.4 Herunterladen

  1. Klicken Sie sich zu dem Ordner runter, in dem sich das Dokument befindet, das Sie herunterladen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Wählen Sie das Dokument, das Sie runterladen möchten.
  4. Klicken Sie auf das Icon Download.
    Ein weiteres Fenster öffnet sich.
  5. Klicken Sie entweder
    • Öffnen, um das Dokument in einem entsprechendem Programm zu öffnen oder

    • Speichern, um das Dokument auf Ihrer Festplatte/Ihrem System zu speichern.
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3.5 Weiterleiten

  1. Klicken Sie sich zu dem Ordner runter, in dem sich das Dokument befindet, das Sie weiterleiten möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Dokuments.
    Sie gelangen zu den Dokumentdetails.
  4. Klicken Sie auf den Link Dokument weiterleiten.
  5. Geben Sie in das Feld Ihre E-Mail-Adresse IHre E-Mail-Adresse ein, sofern sie nicht bereits eingetragen ist.
  6. Geben Sie in das Feld Empfänger die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
  7. Geben Sie in das Feld Ihr Kommentar optional einen Kommentar ein.
  8. Klicken Sie auf den Button Versenden, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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3.6 Aus- & einchecken

Sie können Dokumente bearbeiten, ohne dass sie in Versionskonflikte geraten. Ist ein Dokument in Bearbeitung, wird es im DMS ausgecheckt, d. h. es kann während der Bearbeitungszeit zwar gelesen und heruntergeladen, aber nicht bearbeitet werden. So wird sicher gestellt, dass nicht mehrere Personen parallel ein Dokument bearbeiten.

Auschecken (check out)
  1. Klicken Sie sich zu dem Ordner runter, in dem sich das Dokument befindet, das Sie auschecken möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Dokuments.
  4. Klicken Sie auf den Link Bearbeiten/Auschecken.
    Hinweis: Der Download startet automatisch nach wenigen Sekunden.

    Ein weiteres Fenster öffnet sich.
  5. Klicken Sie entweder
    • Öffnen, um das Dokument in einem entsprechendem Programm zu öffnen oder
    • Speichern, um das Dokument auf Ihrer Festplatte/Ihrem System zu speichern.
Das Dokument ist nun für andere Nutzer zur Bearbeitung gesperrt, es ist lediglich das Lesen erlaubt. Der Link Bearbeiten/Auschecken ist gar nicht erst verfügbar, an dieser Stelle steht der Hinweis, dass das Dokument bearbeitet wird. Die gesetzte Bearbeitungssperre kann nur über einen "Check In" oder "Abbruch der Bearbeitung" (Cancel Check Out) aufgehoben werden.

Einchecken (check in)
Hinweis: Dokumente können nur von Nutzern eingecheckt werden, die diese auch ausgecheckt haben.
  1. Klicken Sie sich zu dem Ordner runter, in dem sich das Dokument befindet, das Sie einchecken möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Dokuments.
    Sie sehen den Hinweis Das Dokument wird momentan bearbeitet von [name].
  4. Klicken Sie auf den Link Hier klicken, um Dokument wieder einzuchecken.
  5. Klicken Sie entweder
    • im Bereich Dokument ohne weitere Bearbeitung einchecken auf den Link Klicken Sie hier, um das Dokument ohne weitere Bearbeitung wieder freizugeben, um es ohne Änderungen wieder einzuchecken und keine neue Version hochzuladen oder
    • im Bereich Details bearbeiten in der Zeile Dokumentname auf den Button Durchsuchen, um das bearbeitete Dokument oder auch ein neues hochzuladen.
      - Geben Sie in das Feld Beschreibung eine neue Beschreibung ein.
      - Geben Sie in das Feld Schlüsselwörter neue Schlüsselwörter ein.
      - Aktivieren Sie die Option E-Mail zu Abonnenten verschicken, um Abonnenten eine Benachrichtigung zu schicken.
      - Klicken Sie auf den Button Hochladen.
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3.7 Bearbeiten

Mit dieser Funktion können Sie z. B. den Dokumentnamen oder auch Zugriffsrechte ändern.
  1. Klicken Sie sich zu dem Ordner runter, in dem sich das Dokument befindet, das Sie bearbeiten möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Dokuments.
  4. Klicken Sie auf den Reiter Bearbeiten.
  5. Geben Sie in das Feld Dokumentname ggf. einen neuen Namen ein.
  6. Geben Sie in das Feld Beschreibung ggf. eine neue Beschreibung ein.
  7. Geben Sie in das Feld Schlüsselwörter ggf. neue Schlüsselwörter ein.
  8. Aktivieren Sie ggf. im Bereich Zugriffsrechte/Nutzergruppen neue/andere Nutzergruppen.
  9. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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3.8 Massenaktion

Per Massenaktion können Sie Dokumente von einem Ordner in einen anderen verschieben bzw. kopieren (Verschieben Sie ein Dokument, ist das ursprüngliche Dokument nicht mehr vorhanden, kopieren Sie ein Dokument, bleibt das ursprüngliche Dokument erhalten.). Sie können auch Rechte für alle Dokumente innerhalb eines Ordners setzen.
  1. Klicken Sie sich auf die Ordnerebene runter, in der sich die gewünschten Dokumente befindet.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Reiter Massenaktion.
  4. Aktivieren Sie die Optionen der gewünschten Dokumente.
    Hinweis: Aktivieren Sie die Option Alle, um alle Dokumente gleichzeitig zu aktivieren.
  5. Wählen Sie über die Auswahlliste im Bereich Verschieben oder kopieren der gewählten Elemente den Ordner, in den Sie die Dokumente kopieren bzw. verschieben möchten.
  6. Klicken Sie entweder den Button
    • in Ordner verschieben, wenn Sie die Dokumente verschieben möchten oder
    • in Ordner kopieren, wenn Sie die Dokumente kopieren möchten.
  7. Klicken Sie den Button Dokumentrechte festlegen, um die Rechte der gewählten Dokumente neu zu setzen.
    1. Aktivieren Sie die gewünschten Nutzergruppen.
    2. Klicken Sie auf den Button Rechte zuweisen.
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3.9 Historie

  1. Klicken Sie sich zu dem Ordner runter, in dem sich das Dokument befindet, dessen Historie Sie einsehen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Dokuments.
  4. Klicken Sie auf den Reiter Historie.
Folgende Aktionen können auftreten:
  • CREATED Das Dokument wurde hochgeladen bzw. erstellt.
  • DOWNLOAD Das Dokument wurde herunterladen bzw. abgerufen.
  • CHECKOUT Das Dokument wurde ausgecheckt.
  • CHECKIN NO UPLOAD Das Dokument wurde wieder eingecheckt, ohne dass es bearbeitet wurde.
  • CHECKIN NEW VERSION Das Dokument wurde bearbeitet wieder eingecheckt.
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3.10 Versionen

Hinweis: Erst nachdem ein Dokument aus- und wiedereingecheckt wurde, wird eine neue Version erstellt.
  1. Klicken Sie sich zu dem Ordner runter, in dem sich das Dokument befindet, dessen Version Sie einsehen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Dokuments.
  4. Klicken Sie auf den Reiter Versionen.
  5. Mit Klick auf den Dokumentnamen können Sie das Dokument runterladen, öffnen und/oder speichern.
  6. Mit Klick auf die Option Aktiv in der unteren Tabelle können Sie die gewünschte Version aktivieren.
  7. Mit Klick auf das Icon Löschen, um die Version zu löschen.
    Hinweis: Die aktive Version kann nicht gelöscht werden.
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3.11 Löschen

  1. Klicken Sie sich zu dem Ordner runter, in dem sich das Dokument befindet, das Sie löschen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Ordners.
  3. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Dokuments.
  4. Klicken Sie auf den Reiter Löschen.
  5. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
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4. Dokumenten Map

Die Dokumenten Map funktioniert wie eine Sitemap, nur auf die Dokumentenstruktur bezogen.

Klicken Sie auf entweder
  • auf den Link Sitemap, anschließend auf den Reiter Dokumente oder
  • direkt auf den Link Dokumenten Map.
Es werden Ihnen alle Ordner in der gegebenen Struktur angezeigt, die sie direkt anklicken können.

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5. Dokumenten Manager

Hinweis: Lediglich "Portal Master" können Dokumenten Managern Ordner des DMS zuweisen.
Um Dokument Manager und zugewiesene Ordner des DMS einzusehen, melden Sie sich bitte an.
  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Dokumente (DMS).
  3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Dokumente auf Dokumenten Manager.
Sofern bereits Manager angelegt wurden, sehen Sie folgende Tabelle:
  • Status Zeigt den Status des Managers an.
  • Nachname, Vorname Zeigt den Dokument Manager.
  • E-Mail Zeigt die E-Mail-Adresse.
  • Firma Zeigt die Firma, für die der Dokument Manager arbeitet.
  • Zuweisen Mit Klick auf das Icon können Sie dem Dokument Manager Ordner des DMS zuweisen.
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5.1 Hinzufügen

  1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Dokumente auf Dkumenten Manager.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Hinzufügen.
    • Wenn der gewünschte Nutzer bereits existiert, weiter mit a).
    • Wenn Sie den Nutzer neu anlegen müssen, weiter mit b).
a) Nutzer existiert bereits im Portal
  1. Geben Sie in das Feld einen Teil des Namens ein.
    Alle Nutzer, die auf den Namen passen, werden angezeigt.
  2. Wählen Sie den gewünschten Nutzer und klicken Sie auf sein Profil.
  3. Klicken Sie auf den Button Speichern.

  4. Der neue Dokumenten Manager wird in der Übersicht angezeigt.
b) Neuen Nutzer dem Portal hinzufügen
  1. Geben Sie in das Feld Anrede die Anreden an, z. B. Frau.
  2. Geben Sie in das Feld Vorname den Vornamen ein, z. B. Jutta.
  3. Geben Sie in das Feld Nachname den Nachname ein, z. B. Meier.
  4. Geben Sie in das Feld E-Mail die E-Mail-Adresse ein, z. B. j.meier@domain.de.
  5. Klicken Sie auf den Button Speichern.

  6. Der neue Dokumenten Manager wird in der Übersicht angezeigt.
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5.2 Zuweisen

  1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Dokumente auf Dokumenten Manager.
  2. Wählen Sie in der Übersicht den Manager, dem Sie Ordner des DMS zuweisen möchten.
  3. Klicken Sie auf das Icon Zuweisen.
Es erscheint die gesamte Ordnerstruktur des DMS.
  1. Aktivieren Sie alle Checkboxen der Ordner, die Sie dem ausgewählten Dokumenten Manager zuordnen möchten.
    Hinweis: Um dem Manager alle Ordner auf einmal zuzuweisen, klicken Sie den Button Alle am Ende der Ordnerstruktur. Um die Zuweisungen auf einmal zu entfernen, klicken Sie den Button Keine am Ende der Ordnerstruktur.
  2. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Alle zugewiesenen Ordner werden sowohl in dieser Ansicht als auch wenn sich der Dokumenten Manager angemeldet im DMS befindet gelb hervorgehoben. Der Dokumenten Manager kann in diesen Ordnern nun Unterordner erstellen, Dateien hoch- und runterladen, verschieben, kopieren und umbenennen. Für alle anderen weiß gekennzeichneten Ordner besitzt er nur Leserecht.

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5.3 Zuweisung bearbeiten/löschen

  1. Wählen Sie in der Übersicht den Dokumenten Manager, dessen Ordnerzuweisung Sie bearbeiten möchten.
  2. Klicken Sie auf das Icon Zuweisen.
  3. Deaktivieren Sie die Checkboxen der Ordner, die Sie entfernen möchten und aktivieren Sie bei Bedarf andere.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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6. Statistik

Melden Sie sich bitte als "Portal Master" oder "Dokumenten Manager" an.
  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Dokumente (DMS).
  3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Dokumente auf Statistik.
Sie erhalten folgende Auflistung:

Top Downloads
  • Pos. Beschreibt die Position der "Top10".
  • Downloads Zeigt die Anzahl, wie viele Downloads bisher erfolgten.
  • Datei Zeigt die Datei, die runtergeladen wurde.
    Mit Klick auf den Namen der Datei gelangen Sie in die Dateihistorie.
  • Pfad Zeigt den Pfad der Datei im DMS.
Mit Klick auf den Link mehr unterhalb der Tabelle wird die Liste um jeweils zehn weitere Positionen ergänzt.

Letzte Downloads
  • Pos. Beschreibt die Position der "Top10".
  • Uhrzeit Gibt die Uhrzeit des Downloads an.
  • Datei Zeigt die Datei, die runtergeladen wurde.
    Mit Klick auf den Namen der Datei gelangen Sie in die Dateihistorie.
  • Pfad Zeigt den Pfad der Datei im DMS.
Mit Klick auf den Link mehr unterhalb der Tabelle wird die Liste um jeweils zehn weitere Positionen ergänzt.

Letzte Uploads
  • Pos. Beschreibt die Position der "Top10".
  • Uhrzeit Gibt die Uhrzeit des Uploads an.
  • Datei Zeigt die Datei, die hochgeladen wurde.
    Mit Klick auf den Namen der Datei gelangen Sie in die Dateihistorie.
  • Pfad Zeigt den Pfad der Datei im DMS.
Mit Klick auf den Link mehr unterhalb der Tabelle wird die Liste um jeweils zehn weitere Positionen ergänzt.

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7. Einstellungen

Melden Sie sich bitte als "Portal Master" an.
  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Dokumente (DMS).
  3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Dokumente auf Einstellungen.
  4. Wählen Sie im Bereich Auslieferungsmethode festlegen entweder Download-Dialog erzwingen, um beim Download einer Datei einen Dialog zu öffnen, der fragt, ob die Datei geöffnet oder gespeichert werden soll. Oder In zugewiesener Applikation öffnen, um die Datei direkt in einem entsprechendem Programm zu öffnen.
  5. Wählen Sie im Bereich Dateihistorie entweder Dateihistorie ist nur für Dokument Manager einsehbar, um die Dateihistorie nicht für jeden Nutzer sichtbar zu machen. Oder Dateihistorie ist sichtbar für Nutzer mit Leserecht, um die Dateihistorie für jeden Nutzer mit Leserecht sichtbar zu machen.
  6. Wählen Sie im Bereich Standardmäßige Sortierung entweder Nach Name, um die Dokumente alphabetisch zu sortieren. Oder Nach Position, um Pfeile bereit zu stellen, mit denen die Sortierung manuell direkt im Ordner vorgenommen werden kann.
  7. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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