Intranet & Backoffice

Dieses Modul hilft Ihnen, die Produktivität und Effizienz Ihres Teams zu steigern, indem Sie Funktionen wie Rechnungen, Verträge, Aufgaben und Kalender verwenden

Definitions

Calendar User


Calendar User haben Zugriff zu der Kalender Funktion innerhalb der SITEFORUM Portal Software. Dieser kann eine Aufgabe oder einen Termin erstellen und managen. Diese Rolle benötigt keine Lizenz.
Um einen Nutzer eine Rolle zuzuweisen...
  1. Gehen Sie zu Marketing und CRM
  2. Suchen Sie den entsprechenden Nutzer
  3. Klicken Sie auf Zugriffsrechte
  4. Wählen Sie die Rolle, welche Sie zuweisen möchten
  5. Speichern

DMS


DMS ist die Abkürzung für Dokumenten Management System, ein System zur Verwaltung von öffentlich-zugänglichen Dateien.

Webmail


Webmail ist ein System zur Verwaltung von E-Mails. E-Mails können geschrieben, versendet, gespeichert, weitergeleitet, etc. werden - eben alles, was ein E-Mail-System können muss. Webmail enthält Mailboxen, Ordner, Adressbuch, Filter, Signatur, PGP-Verschlüsselung, Suchfunktion, etc.

Der Vorteil an Webmail: Es ist webbasiert, d.h. es ist kein spezieller Client nötig. E-Mails können von jedem Computer, der mit dem Internet verbunden ist, per Browser und Login abgerufen werden.

FAQs

Kann ich den Link "Dokumente" ändern?


Der Link "Dokumente", der zum Dokument Management System (DMS) führt, ist ein sog. Applikationslink und kann beliebig bearbeitet werden:
Tools & Administration > Design & Layout > Applikationslinks/Übersicht > Reiter DMS > Dokumente. Sie können den Link gleichzeitig in alle verfügbaren Sprachen übersetzen.

Wieso kann der neue Dokumenten Manager keinen Ordner einsehen?


Jeder Nutzer, der die Rolle "Dokumenten Manager" im DMS erhalten hat, muss erst noch den Ordnern und Unterordnern zugewiesen werden, die er bearbeiten darf.
  1. Gehen Sie zur Übersicht aller Dokumenten Manager (Intranet & Backoffice > Dokumente (DMS) > Dokumenten Manager)
  2. Wählen Sie den gewünschten Dokumenten Manager aus.
  3. Klicken Sie auf das Icon Zuweisen.
  4. Aktivieren Sie die gewünschten Ordner und Unterordner.
  5. Klicken Sie auf den Button Speichern.

DMS Import


Sie können die gesamte Ordnerstruktur aus dem DMS importieren - gehen Sie dazu in einen Ordner im Medienpool, klicken Sie auf den blauen Aktionen-Button und auf "Import". Im Abschnitt "DMS" können Sie das Verzeichnis, welche(s) Sie importieren wollen auswählen. Die Option "Überprüfen" prüft den gesamten Medien Pool auf bereits existierende Dateien und importiert diese nicht doppelt wenn die Option aktiviert ist.

Das DMS kann in den Medien Pool im Backend und in Gruppen importiert werden.

Was ist der Unterschied zwischen dem Dateisystem und dem Dokument Management System?


Das Dateisystem (Tools & Administration > Dateien) dient der internen Verwaltung von Dateien jeder Art, z. B. legt das Portal automatisch benötigte SEO-Dateien (Suchmaschinenoptimerung) ab. Bilder, die das Layout des Portals schmücken oder die in Storys platzierzt sind, werden ebenfalls hier verwaltet.

Das Dokument Management System ist zur öffentlichen Bereitstellung von Dokumenten oder Dateien, d. h. Ihre Mitarbeiter, Partner oder Kunden können - je nach Zugriffsrechten - auf der Portaloberfläche auf das DMS und enthaltene Ordner und Dateien zugreifen, sie runterladen und speichern.

Wie kann ich Dateien in einen anderen Ordner im DMS kopieren oder verschieben?


Um mehrere Dateien gleichzeitig in einen anderen Ordner zu kopieren oder zu verschieben, klicken Sie bitte auf den Befehl Massenaktion:
  1. Markieren Sie alle betreffenden Dateien.
  2. Wählen Sie unterhalb der Tabelle den Zielordner aus.
  3. Klicken Sie entweder den Button in Ordner kopieren oder in Ordner verschieben.

Wieso habe ich einige Dateien im DMS doppelt in einem Ordner?


Abweichend von einer Datei-/Ordnerstruktur können im Dokumenten Management System mehrere Dateien mit dem gleichen Dateinamen existieren. Somit werden beim Verschieben oder Kopieren im Zielordner Dateien mit gleichem Namen auch nicht überschrieben.

Wie kann ich im DMS beim Upload zusätzliche Daten abfragen?


Durch die Integration eines Formulars können Sie im Dokumenten Management System (DMS) beim Upload eines Dokuments/einer Datei zusätzliche Felder bereit stellen, die der Nutzer ausfüllen muss, z. B. Versionsnummer, letzte Bearbeitung, Autor, etc. Die Daten sind beim Betrachten des Dokuments/der Datei sichtbar.

Fügen Sie ein Formular hinzu (Marketing & CRM > Formulare/Hinzufügen), das die gewünschten Felder enthält und weisen Sie dieses Formular in den Einstellungen (Marketing & CRM > Formulare/Einstellungen) den Dokumenten/Dateien zu. Sie können nur ein Formular dem DMS zuweisen.

Wieso kann ich beim Hochladen einer Rechnung keinen Empfänger/keinen Prüfer auswählen?


Sie müssen zuerst Rechnungsnutzer anlegen, denen Sie Verwaltungsrechte in bestimmten Rechnungsordnern zuweisen. Es muss mindestens jeweils ein Nutzer existieren, der als Empfänger/Prüfer autorisiert ist.

Wie kann ich einsehen, welche Kündigungstermine als nächstes bevorstehen?


Klicken Sie auf Intranet & Backoffice > Vertäge >Statistik in der linken Navigation und anschließend auf den Reiter Nächste Kündigungstermine.

Welche E-Mail-Programme werden beim Import in das Webmail-Adressbuch unterstützt?


Der Import in das Adressbuch kann mit jeder beliebigen *.csv-Datei (Komma getrennte Werte) bewerkstelligt werden. Sie können also Daten von jedem E-Mail-Programm importieren, das den Export von *.csv-Dateien anbietet, was mit nahezu jedem aktuellen E-Mail-Programm möglich ist (Outlook, Thunderbird, ...).

Warum wird der Kalender nicht im Persönlichen Bereich angezeigt?


Dass der Kalender nicht im Persönlichen Bereich angezeigt wird, kann folgende Ursachen haben:
  • In den Seiteneinstellungen des Persönlichen Bereichs ist der Kalender nicht sichtbar geschalten.
  • In den Applikationslinks (Tools & Administration > Design & Layout > Applikationslinks/Überblick) ist die Option Persönlicher Bereich für den Kalender (Reiter Groupware) nicht aktiviert.
  • Es wurde noch kein Termin im Kalender eingetragen. Der Kalender wird im Persönlichen Bereich erst angezeigt, wenn es mindestens einen Termin gibt.

Warum werden in meinem persönlichen Terminkalender auch öffentliche Termine angezeigt?


Öffentliche Termine an denen Sie teilnehmen sowie öffentliche Termine, die Sie selbst erstellt haben, werden Ihnen auch bei Ihren persönlichen Termin angezeigt.

Was ist der Unterschied zwischen Sichtbarkeit-Auswahl und Sichtbarkeit-Vorauswahl?


Sichtbarkeit-Auswahl: Hier wählen Sie die Optionen aus, die Sie Ihren Nutzern bei der Erstellung von Terminen zur Verfügung stellen. Auf Basis der von Ihnen aktivierten Optionen können die Nutzer dann entscheiden, für wen der Termin sichtbar sein soll.

Sichtbarkeit-Vorauswahl: Hier wählen Sie aus den aktiven Optionen der Sichtbarkeit-Auswahl eine Vorbelegung aus, die dem Nutzer, der einen Termin erstellt, angezeigt wird, z. B. standardmäßig „Alle Mitglieder“. Natürlich kann der Nutzer hier auch eine andere Option auswählen.

Wie kann ich den Kalender für Gäste sichtbar machen?


Der öffentliche Kalender funktioniert nur, wenn das Modul Netzwerk & Community Bestandteil Ihres Pakets ist. Wenn dem so ist, muss der Applikationslink "Termine" aktiviert sein (Tools & Administration > Design & Layout > Applikationslinks/Übersicht > Reiter Netzwerk & Community/Termine).

Standardmäßig dürfen nur Nutzer mit der Rolle "Calendar User" und natürlich Portal Master öffentliche Termine eintragen. Sie können aber z. B. allen Mitgliedern oder auch nur Premium-Mitgliedern diese Funktion ermöglichen, in dem Sie die Berechtigung "calendar_create_public" der entsprechenden Nutzerrolle zuweisen (Tools & Administration > Zugriffsrechte/Berechtigungen).

Warum werden trotz Filter einige E-Mails nicht in den richtigen Ordner verschoben?


Bitte überprüfen Sie die Priorität Ihrer Filter: Filter mit höherer Priorität werden zuerst ausgeführt. Wenn also ein anderer Filter mit höherer Priorität bereits zutrifft, greifen unter Umständen Filter mit niedrigerer Priorität nicht mehr.

Wie kann ich einen Filter in Webmail hinzufügen?


Filtereinstellungen sowie auch die Signatur werden in den Einstellungen der Mailbox vorgenommen:
Intranet & Backoffice > Webmail > Einstellungen > Mailbox Einstellungen > Filter

Wie kann ich meine Signatur in Webmail ändern?


Die Signatur sowie auch Filtereinstellungen werden in den Einstellungen der Mailbox vorgenommen:
Intranet & Backoffice > Webmail > Einstellungen > Mailbox Einstellungen > Signatur
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