Tools & Administration

Die Funktionen dieses Moduls stehen Ihnen für die globale Verwaltung des Portals wie Registrierung, Zugriffsrechte und Dateien zur Verfügung.

Definitions

Anmeldeprofile


Anmeldeprofile sind Formatvorlagen für die Eingabemasken bei der Registrierung neuer Benutzer des Portals. Diese Eingabemasken werden zum Beispiel auf der Website angezeigt.

Berechtigungen


Berechtigungen ermöglichen den Zugriff auf einzelne Features innerhalb einer Applikation, z. B. Story bearbeiten, Kalender benutzen, Blog schreiben, Menü löschen, etc. Die Berechtigungen werden einer oder mehreren Nutzerrollen zugewiesen, die wiederum jedem Benutzer zugewiesen werden.
Portal Master und ein paar andere Manager-Rollen dürfen Berechtigungen an Nutzerrollen hängen.

Dateien


In diesem Bereich ( Portal Manager > Tools & Administration > Dateien) werden alle wichtigen Dateien, die das Portal benötigt, abgelegt und gespeichert. Sie können aber auch Ordner anlegen und Dateien wie z. B. Logos, Bilder oder Dokumente hochladen und verwalten.

Nutzerrollen


Der Zugriff auf die einzelnen Funktionen des Portals ist abhängig von den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers, die in der Regel durch eine oder mehrere Rollen definiert sind.

Portalzugriff


Art und Umfang des Zugriffs auf die Website und die Funktionen des Portals werden durch die Rollen definiert, die ein angemeldeter Benutzer besitzt.

Zugriffsrechte


Es gibt unterschiedliche Zugriffsrechte: Berechtigungen, Nutzerrollen und Gruppen.

FAQs

Wie verbinde ich einen Facebook/Twitter Account?


Ihre Nutzer können bei der Erstellung von Blogs, Stories und Terminen die Inhalte einfach auf ihren Sozialen Medien teilen, indem sie im Bereich "Teilen" auf den entsprechenden Button klicken.
Nach erfolgreicher Verbindung, wird der Nutzer automatisch zurück in das Portal geleitet und muss lediglich fortan die Option "Sende eine Mitteilung an meine Freunde in sozialen Netzwerken" aktivieren und die Seite auf welcher der Inhalt gepostet werden soll auswählen. Der Nutzer kann eine Mitteilung eingeben und nach dem Speichern wird der Inhalt innerhalb von 5 Minuten auf dem jeweiligen Netzwerk gepostet.

Sehen Sie dazu ein kurzes Video hier:


Zu portalweiten Verbindungen die Netzwerk Managern zur Verfügung stehen und zeitgesteuerten Posts, erhalten Sie weitere Informationen unter: Services -> Dokumentation -> Tools & Administration -> Soziale Medien

Facebook Feed im Portal einbinden


1. Im Portal die gewünschte Seite öffnen, zB. die Startseite
2. Den Applikationspool öffnen und nach der App "Text Tool (HTML)" suchen
3. Das Widget auf die Canvas Page ziehen und die Quelltextansicht vom Wysiwyg-Editor öffnen.
4. Plugin Code auf Facebook suchen:
https://developers.facebook.com/docs/plugins/page-plugin
und den Plugin Code auf Facebook generieren mit dem Button "Code generieren"
a) JavaScript-SDK oder
b) IFrame Code
5. Den generierten Code in der Quelltext-Ansicht des Widgets in das Textfeld reinkopieren.

Danach abspeichern und den Applikationspool schließen, damit wird die Seite neugeladen.

Hinweis: Im Private Browsing Modus ist das Plugin nicht sichtbar.

Wer hat Zugriff auf die "Details & Versionen" einer Datei und kann diese bearbeiten?


Aktuell bis Version 8.1.007 kann nur ein File-Manager mit der Berechtigung "fm_access" den Details Bereich verwalten.

Ab Version 8.1.008 können Nutzer mit einer Bearbeiten-Berechtigung von Dateien auch neue Versionen hochladen.
zB. In Gruppen kann es auch der Gruppen Manager / Netzwerk Manager und je nachdem was der Gruppen Manager individuell in seiner Gruppe unter Aktionen > Einstellungen > Berechtigungen freigibt.
Alle Details und Einstellungen in dem Bereich sieht jedoch weiterhin nur der File Manager mit der Berechtigung "fm_access".

Gibt es beim Hinzufügen von Tags eine Überprüfung?


Unter Tools & Administration > Tags > Einstellungen kann man a) Freitextfeld oder b) Checkboxen auswählen.
Bei Option a) ist kein Filter von Dirty Words vorhanden.
Bei Option b) kann der Portal Master Tags vorgeben, die dann zur Auswahl stehen.

Welche Dateitypen / -formate sind für den Upload erlaubt?


Alle Formate ohne Einschränkungen.

Was ist die maximale Dateigröße, die hochgeladen werden kann?


Hier gibt es nur allgemeine Einschränkungen vom Portal Speicherplatz, sowie unter Tools & Administration > Medien Pool > Speicherplatz > Limitierungen.

Standardansicht für Medien Pool Dateien ändern und (de-)aktivieren


Es gibt 3 unterschiedliche Ansichten für die Dateien in einer Zusammenstellung - die Listenansicht, Miniaturbilder und die Download-Ansicht.
Portal Master können eine Standardansicht festlegen, indem sie unter Tools & Administration > Medien Pool bei dem Punkt "Einstellungen" auf "Allgemein" klicken.

Im Bereich "Datei-Views" können Sie Ansichten (de-)aktivieren und im Dropdown eine Standardansicht festlegen.

Medien Pool Dateien weiterleiten


Sie können einzelne Medien Pool Dateien weiterleiten, indem Sie bei der jeweiligen Datei auf den "Weiterleiten" Button klicken. Geben Sie die E-Mail Adresse des Empfängers und, falls gewünscht, einen Kommentar ein und klicken Sie auf "Versenden".

DMS Import


Sie können die gesamte Ordnerstruktur aus dem DMS importieren - gehen Sie dazu in einen Ordner im Medienpool, klicken Sie auf den blauen Aktionen-Button und auf "Import". Im Abschnitt "DMS" können Sie das Verzeichnis, welche(s) Sie importieren wollen auswählen. Die Option "Überprüfen" prüft den gesamten Medien Pool auf bereits existierende Dateien und importiert diese nicht doppelt wenn die Option aktiviert ist.

Das DMS kann in den Medien Pool im Backend und in Gruppen importiert werden.

Speicherplatz festlegen für Gruppen, Nutzer und Unternehmen


Sie können pauschal für alle bestehenden und zukünftigen User, Gruppen und Unternehmen den individuell verfügbaren Speicherplatz festlegen. Gehen Sie dazu in die Einstellungen unter Tools & Administration > Media Pool > General. Im Abschnitt "Speicherplatz (Limit Standard-Wert)" können Sie nun den maximal verfügbaren Speicherplatz festlegen.

Zusätzlich kann für jede Gruppe individuell der verfügbare Speicherplatz festgelegt werden. Gehen Sie dazu in die Gruppe, klicken Sie auf den blauen Action-Button und auf "Einstellungen". Im Abschnitt "Portal Master: Einstellungen" kann der Speicherplatz individuell festgelegt werden.

Start- & Enddatum für Medien Pool Dateien festlegen


Von nun an können für Medien ein individuelles Start-, End- und Referenzdatum festgelegt werden.
Gehen Sie dazu in die Medienübersicht im Medien Pool, suchen Sie ihre Datei im Tab "Medien" und klicken Sie auf "bearbeiten". Tragen Sie im Abschnitt "Zeitraum" das gewünschte Datum ein.

Wie verlinke ich von einer Story auf ein Anmeldeprofil?


In so einem Fall muss man zwischen nicht-registrierten Nutzern ("Bitte registrieren Sie sich hier") und bereits angemeldeten Nutzern ("Bitte aktualisieren Sie Ihr Profil"), die die Story lesen, unterscheiden. Aus diesem Grund kann man das Problem nur mit einem Design Attribut lösen:

1. Erstellen Sie ein Design Attribute und verwenden Sie darin die Platzhalter $linkRegistration und $linkRegistration:ID (s. auch Platzhalter unterhalb des Feldes Code).
2. Verwenden Sie das Design Attribut anschließend in einer Story.

Möchten Sie dies in einer Kampagne verwenden, müssen Sie einen Shortcut erstellen, der auf die Story verlinkt. Sie können die genannten Platzhalter nicht in Kampagnen verwenden.

Wie kann ich es verhindern, dass sich Gäste anmelden?


Wenn Sie Logins selbst verteilen, also nur bestimmte Nutzer registrieren möchten, können Sie den Link "Jetzt anmelden" deaktivieren, so dass sich nur noch Nutzer anmelden können, die bereits über einen Login verfügen: Tools & Administration > Portaleinstellungen > Login & Passwort > Selbstanmeldung zulassen deaktivieren.

Was ist der Unterschied zwischen dem Dateisystem und dem Dokument Management System?


Das Dateisystem (Tools & Administration > Dateien) dient der internen Verwaltung von Dateien jeder Art, z. B. legt das Portal automatisch benötigte SEO-Dateien (Suchmaschinenoptimerung) ab. Bilder, die das Layout des Portals schmücken oder die in Storys platzierzt sind, werden ebenfalls hier verwaltet.

Das Dokument Management System ist zur öffentlichen Bereitstellung von Dokumenten oder Dateien, d. h. Ihre Mitarbeiter, Partner oder Kunden können - je nach Zugriffsrechten - auf der Portaloberfläche auf das DMS und enthaltene Ordner und Dateien zugreifen, sie runterladen und speichern.

Wieso kann ich meine .zip-Datei nicht entpacken?


Wenn mindestens eine einzelne Datei, die Bestandteil der .zip-Datei ist, einen Umlaut in ihrem Dateinamen enthält, kann die .zip-Datei nicht im Portal entpackt werden. In diesem Fall bitte alle Umlaute der Dateinamen durch reguläre Buchstaben ersetzen und es erneut versuchen.

Welche Rollen sind lizenzpflichtig?


Alle Nutzerollen mit der Endung *Manager sowie Portal Master und Designer sind lizenzpflichtig. Darüber hinaus können jedoch auch andere Nutzerrollen lizenzpflichtig sein, z. B. wenn den Nutzerrollen eine *_manage Berechtigung zugewiesen wird. Alle lizenzpflichtigen Rollen werden in der Rollenübersicht unter Tools & Administration > Zugriffsrechte > Lizenzübersicht gekennzeichnet.

Dateien managen


Portal Manager > Tools & Administration > Dateien

Über Dateien

SITEFORUM hat ein umfassendes Dateien Management System in der CMS Software integriert. Diese managed und enthält die Datei Struktur des Portals. Verschiedene Platzhalter vereinfachen die Integration der Dateien innerhalb des Portals.

Dateien hochladen

  • Gehen Sie zu Dateien.
  • Suchen Sie den entsprechenden Ordner, in dem Sie eine Datei hochladen nöchten.
  • Suchen Sie die Datei.
  • Klicken Sie auf hochladen.

Hochladen und entpacken von zip Dateien

  • Sobald eine zip Datei hochgeladen wurde, klicken Sie auf den Aktions Button
  • Klicken Sie entpacken
  • Warten Sie, bis der Prozess beendet wurde
  • Gehen Sie in den Ordner, dann finden Sie die Datei.

Erstellen Sie eine zip Datei zum Herunterladen

  • Klicken the "Zip Datei erstellen" Button
  • Es wird automatisch eine zip Datei erstellt, von den Dateien, die sich in dem Ordner befinden.
  • Klicken Sie Download.

Verschiedene Optionen im Dateien Manager

  • Umbenennen - ermöglicht es, eine Datei umzubenennen
  • Ausschneiden - Somit können Sie dateien verschieben
  • Einfügen - Folgt nach Ausschneiden/Kopieren
  • Kopieren - Sie können eine Datei verschieben, die Original Datei bleibt jedoch bestehen
  • Löschen - Löschen von Dateien
  • Touch - Bearbeiten
  • Entpacken -Enptackt Dateien einer zip Datei
  • Anzeigen - Zeigt die Datei
  • Öffnen - Öffnet die Datei
  • Download - Sie können die Datei herunterladen

Welche Video-Formate können konvertiert werden?


Sie können Videos in den Formaten *.avi, *.mpg und ... konvertieren.

Welche Bilddateien kann ich bearbeiten?


Es können nur die Bildformate mit der Dateiendung *.png, *.jpg und *.gif bearbeitet werden.

Das hochgeladene Bild kann nicht bearbeitet werden, was kann ich tun?


Vermutlich hat Ihr Bild nicht das richtige Dateiformat. Sie können nur die Bilder mit der Dateiendung *.png, *.jpg und *.gif bearbeiten. Speichern Sie das Bild lokal in einem dieser Formate ab und laden Sie es erneut hoch.
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