Sie können die gesamte Ordnerstruktur aus dem DMS importieren - gehen Sie dazu in einen Ordner im Medienpool, klicken Sie auf den blauen Aktionen-Button und auf "Import". Im Abschnitt "DMS" können Sie das Verzeichnis, welche(s) Sie importieren wollen auswählen. Die Option "Überprüfen" prüft den gesamten Medien Pool auf bereits existierende Dateien und importiert diese nicht doppelt wenn die Option aktiviert ist.

Das DMS kann in den Medien Pool im Backend und in Gruppen importiert werden.

Der Link "Dokumente", der zum Dokument Management System (DMS) führt, ist ein sog. Applikationslink und kann beliebig bearbeitet werden:
Tools & Administration > Design & Layout > Applikationslinks/Übersicht > Reiter DMS > Dokumente. Sie können den Link gleichzeitig in alle verfügbaren Sprachen übersetzen.

Das Dateisystem (Tools & Administration > Dateien) dient der internen Verwaltung von Dateien jeder Art, z. B. legt das Portal automatisch benötigte SEO-Dateien (Suchmaschinenoptimerung) ab. Bilder, die das Layout des Portals schmücken oder die in Storys platzierzt sind, werden ebenfalls hier verwaltet.

Das Dokument Management System ist zur öffentlichen Bereitstellung von Dokumenten oder Dateien, d. h. Ihre Mitarbeiter, Partner oder Kunden können - je nach Zugriffsrechten - auf der Portaloberfläche auf das DMS und enthaltene Ordner und Dateien zugreifen, sie runterladen und speichern.

Um mehrere Dateien gleichzeitig in einen anderen Ordner zu kopieren oder zu verschieben, klicken Sie bitte auf den Befehl Massenaktion:

1. Markieren Sie alle betreffenden Dateien.
2. Wählen Sie unterhalb der Tabelle den Zielordner aus.
3. Klicken Sie entweder den Button in Ordner kopieren oder in Ordner verschieben.

Durch die Integration eines Formulars können Sie im Dokumenten Management System (DMS) beim Upload eines Dokuments/einer Datei zusätzliche Felder bereit stellen, die der Nutzer ausfüllen muss, z. B. Versionsnummer, letzte Bearbeitung, Autor, etc. Die Daten sind beim Betrachten des Dokuments/der Datei sichtbar.

Fügen Sie ein Formular hinzu (Marketing & CRM > Formulare/Hinzufügen), das die gewünschten Felder enthält und weisen Sie dieses Formular in den Einstellungen (Marketing & CRM > Formulare/Einstellungen) den Dokumenten/Dateien zu. Sie können nur ein Formular dem DMS zuweisen.

Mit Hilfes des WYSIWYG-Editors ist es ganz einfach, innerhalb einer Story auf ein Dokument (oder ein anderes, beliebiges Element) zu verlinken, dass sich im DMS befindet:

1. Markieren Sie das zu verlinkende Wort.
2. Klicken Sie im WYSIWYG-Editor auf das Icon Link einfügen/editieren (Weltkugel mit Kette). Ein neues Fenster öffnet sich.
3. Klicken Sie im neuen Fenster auf den Button Server durchsuchen.
4. Wählen Sie im über die Auswahlliste die Linkart, hier Link zu Dokument (DMS).
5. Wählen Sie über die Auswahlliste den Ordner, in dem sich das gewünschte Dokument befindet.
6. Wählen Sie über die Auswahlliste das gewünschte Dokument.
7. Klicken Sie auf den Button Erstellen. Ein Platzhalter wird erstellt, mit dem das gewünschte Dokument aufgerufen wird. Sie können diesen Platzhalter manuell im Quellcode verwenden, wenn Sie über HTML-Kenntnisse verfügen.
8. Klicken Sie auf den Link Zu FCK Editor kopieren. Das zweite Fenster schließt sich.
9. Klicken Sie im ersten Fenster auf den Button Ok.

Und fertig ist Ihre Verlinkung.

Abweichend von einer Datei-/Ordnerstruktur können im Dokumenten Management System mehrere Dateien mit dem gleichen Dateinamen existieren. Somit werden beim Verschieben oder Kopieren im Zielordner Dateien mit gleichem Namen auch nicht überschrieben.

Jeder Nutzer, der die Rolle "Dokumenten Manager" im DMS erhalten hat, muss erst noch den Ordnern und Unterordnern zugewiesen werden, die er bearbeiten darf.

1. Gehen Sie zur Übersicht aller Dokumenten Manager (Intranet & Backoffice > Dokumente (DMS) > Dokumenten Manager)
2. Wählen Sie den gewünschten Dokumenten Manager aus.
3. Klicken Sie auf das Icon Zuweisen.
4. Aktivieren Sie die gewünschten Ordner und Unterordner.
5. Klicken Sie auf den Button Speichern.

DMS ist die Abkürzung für Dokumenten Management System, ein System zur Verwaltung von öffentlich-zugänglichen Dateien.