Webmail

• 1. E-Mails
  • 1.1 Verfassen
  • 1.2 Als Entwurf speichern
  • 1.3 Abrufen
  • 1.4 Lesen
  • 1.5 Verwenden
  • 1.6 Mailverkehr einsehen
  • 1.7 Suchen
  • 1.8 Löschen
• 2. Ordner
  • 2.1 Hinzufügen
  • 2.2 Umbenennen
  • 2.3 Löschen
• 3. Adressbuch
  • 3.1 Hinzufügen
  • 3.2 Bearbeiten
  • 3.3 Importieren
  • 3.4 Eintrag löschen
  • 3.5 Adressbuch löschen
  • 3.6 Verteiler
  • 3.6.1 Verteiler bearbeiten
  • 3.6.2 Verteiler löschen
  • 3.6.3 Verteiler hinzufügen
• 4. PGP-Verschlüsselung
  • 4.1 Public Keys
  • 4.2 Public Key importieren
  • 4.3 Public Key exportieren
  • 4.4 Public Key löschen
  • 4.5 Private Keys
  • 4.6 Private Key importieren
  • 4.7 Private Key exportieren
  • 4.8 Private Key löschen
  • 4.9 Neue Schlüssel generieren
• 5. Einstellungen
  • 5.1 Meine Mailbox(en)
  • 5.2 Mailbox hinzufügen
  • 5.3 Mailbox bearbeiten
• 6. Webmail Nutzer
  • 6.1 Übersicht
  • 6.2 Hinzufügen

v8.1 - Stand: 08.09.2015

---

Mit Webmail haben Sie ein persönliches Verwaltungssystem für E-Mails. Sie können mehrere Mailboxen gleichzeitig verwalten und beliebig viele Ordner erstellen. Sie haben die Möglichkeit, mit Filtern eine Vorsortierung vorzunehmen und Adressen sowie Signaturen zu verwalten.

1. E-Mails

Ihre E-Mails verwalten Sie in Ihrem Posteingang bzw. in weiteren, von Ihnen erstellten Ordnern. Um E-Mails zu verfassen, abzurufen, zu suchen, etc. verwenden Sie die linke Navigation.

1.1 Verfassen

1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Meine E-Mails auf E-Mail verfassen.
2. Wählen Sie im Bereich Kopfzeile über die Auswahlliste Von den gewünschten Absender aus, sofern Sie mehrere Mailboxen besitzen.
3. Geben Sie in das Feld An die Adresse des Empfängers/der Empfänger ein.
   Hinweis: Sie müssen lediglich einen Teil des gewünschten Namens eingeben, eine Auswahl aller möglichen Empfänger, die mit dem Namen übereinstimmen, wird angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Empfänger mit der Maus aus. Ist der Empfänger noch nicht in Ihrem Adressbuch eingetragen, werden Sie nach dem Absenden der E-Mail gefragt, ob Sie die Daten des Empfänger im Adressbuch speichern möchten.
   Achtung: Trennen Sie jeweils mehrere Empfänger mit einem Komma.
4. Klicken Sie auf den Button CC, wenn Sie jemanden in Kopie setzen möchten. Geben Sie den Empfänger in das aufgehende Feld ein.
5. Klicken Sie auf den Button BCC, wenn Sie jemanden in Blindkopie (der eigentliche Empfänger sieht BCC-Empfänger nicht) setzen möchten. Geben Sie den Empfänger in das aufgehende Feld ein.
6. Klicken Sie auf den Button Priorität, um die Priorität, die standardmäßig auf "Normal" eingestellt ist, zu ändern.
7. Geben Sie im Bereich Betreff & Inhalt in das Feld Betreff einen Betreff passend zum E-Mail-Inhalt ein.
8. Geben Sie in das Feld Inhalt den Text der E-Mail ein.
9. Klicken Sie auf den Button Signatur, um eine Signatur an das Ende der E-Mail einzufügen, s. auch 5.3 Mailbox bearbeiten.
10. Klicken Sie auf den Button PGP-Verschlüsselung, um die E-Mail zu verschlüsseln.
    Aktivieren Sie die Option Diese E-mail mit PGP verschlüsseln, s. auch 4. PGP-Verschlüsselung.
11. Klicken Sie im Bereich Anhänge auf den Button Durchsuchen, wenn Sie einen Anhang auswählen möchten.
    Wählen Sie aus dem neuen Fenster die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf den Button Öffnen.
    Um den Anhang wieder zu löschen, klicken Sie auf das Icon Löschen neben dem Namen des Anhangs.
12. Klicken Sie auf den Button Senden, wenn Sie die E-Mail versenden möchten.

Zum Anfang

1.2 Als Entwurf speichern

1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Meine E-Mails auf E-Mail verfassen.
2. Verfassen Sie Ihre E-Mail, s. dazu 1.1 Verfassen.
3. Klicken Sie am Ende der Maske auf den Button Speichern, wenn Sie soweit sind.

Die E-Mail wird im Ordner "Entwurf" gespeichert, s. dazu 2. Ordner. Sie können sie jederzeit aufrufen, bearbeiten und abschicken.

Zum Anfang

1.3 Abrufen

• Klicken Sie im Verzeichnisbaum unterhalb vom Kalender auf den Kontonamen der entsprechenden Mailbox, z. B. vorname.nachname@domain.de.

Neue E-Mails werden vom Server abgerufen und im "Posteingang" der jeweiligen Mailbox abgelegt und als neu gekennzeichnet.

Zum Anfang

1.4 Lesen

• Wählen Sie die gewünschte E-Mail und klicken Sie auf den Betreff.

Unterhalb der Aktionsreiter "Beantworten", "Weiterleiten", etc. (s. auch 1.5 Verwenden) sehen Sie Reiter, mit denen Sie die Ansicht Ihrer E-Mail beeinflussen können.

• Details Zeigt Ihnen Details der E-Mail wie Absender, Datum, Priorität, etc. an.
• Text Zeigt den Inhalt der E-Mail als reinen Text an.
• HTML Zeigt den Inhalt der E-Mail in HTML an, sofern die erhaltene E-Mail eine HTML-Mail ist.
  Hinweis: Klicken Sie ein zweites Mail auf den Link [Klicken Sie hier, um die HTML-Ansicht anzuzeigen.].
• Kopfzeile Zeigt den Inhalt der Kopfzeile an.
• Original Zeigt die E-Mail in ihrem Originalformat. Mit Klick auf den Link Original-E-Mail runterladen können Sie die E-Mail runterladen und lokal abspeichern.

Zum Anfang

1.5 Verwenden

Sie können mit einer E-Mail diverse Aktionen ausführen.

1. Klicken im Verzeichnisbaum auf Posteingang.
2. Wählen Sie die gewünschte E-Mail aus und klicken Sie auf den Betreff der E-Mail.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Beantworten, um dem Sender eine Antwort zu schicken.
Die E-Mail geht zurück an den Empfänger. Der bestehende Text wird mit dem Zeichen ">" markiert und eingerückt. Sie können die E-Mail auch an andere oder mehrere Empfänger verschicken. Für Details s. 1.1 Verfassen.

Allen antworten, um dem Sender und weiteren Empfängern eine Antwort zu schicken.
Wurde die E-Mail an mehrere Personen verschickt, schicken Sie Ihre Antwort mit dieser Option an alle zurück, nicht nur an den Sender. Der bestehende Text wird mit dem Zeichen ">" markiert und eingerückt. Sie können noch weitere Empfänger angeben oder andere rauslöschen. Für Details s. 1.1 Verfassen.

Weiterleiten, um die E-Mail an eine andere Person weiterzuleiten.
Leiten Sie die E-Mail an andere Personen weiter. Geben Sie die gewünschten Empfänger im Bereich An ein. Der bestehende Text wird mit dem Zeichen ">" markiert und eingerückt. Für Details s. 1.1 Verfassen.

Bearbeiten, um eine Entwurf-E-Mail zu bearbeiten.
Eine E-Mail, die als Entwurf gespeichert wurde, kann mit diesem Befehl (erneut) bearbeitet werden. Der Inhalt der E-Mail sieht genauso aus, wie als er abgespeichert wurde. Bearbeiten Sie die E-Mail wie gewünscht, verschicken Sie sie oder speichern Sie sie erneut ab.

Löschen, um die E-Mail in den Papierkorb zu verschieben.
Benötigen Sie die E-Mail nicht mehr, können Sie sie löschen. Die E-Mail wird in den Papierkorb verschoben, von wo aus Sie immer noch drauf zugreifen können, bis der Papierkorb geleert wird.

PDF Herunterladen, um eine E-Mail als .pdf Dokument herunterzuladen.

Drucken, um eine E-Mail zu drucken.

Aufgabe, um eine E-Mail als Aufgabe hinzuzufügen (falls Aufgaben in Ihrem Portal aktiviert sind).

Zum Anfang

1.6 Mailverkehr einsehen

Mit dieser Funktion können Sie den E-Mail-Verkehr zwischen sich und anderen Personen, mit denen Sie geschrieben haben, einsehen.

1. Klicken Sie in der linken Navigation auf E-Mails suchen.
2. Klicken Sie auf den Reiter Mailverkehr einsehen.
3. Wählen Sie aus der Auswahlliste den ersten Kontakt aus.
4. Geben Sie in das Feld dahinter den zweiten Kontakt ein.
5. Klicken Sie auf den Button Anzeigen.

Alle E-Mails, die die zwei gewählten Nutzer betreffen, werden aufgelistet.

Zum Anfang

1.7 Suchen

1. Klicken Sie in der linken Navigation auf E-Mails suchen.
2. Geben Sie entweder im Bereich Schnellsuche in das Feld
   Von einen Absender
   Betreff Worte des Betreffs
   Inhalt Worte des Inhalts
   ein und klicken Sie auf den Button Suchen.
3. Oder geben Sie im Bereich Suche mit Query Parser Syntax in das Feld String den entsprechenden String an und klicken Sie auf den Button Suchen.

Alle passenden E-Mails werden aufgelistet.

Zum Anfang

1.8 Löschen

Um eine E-Mail zu löschen,

1. wählen Sie die entsprechende E-Mail aus und klicken Sie auf ihren Betreff.
2. Klicken Sie auf den Reiter Löschen.

Die E-Mail wird in den Papierkorb verschoben, wo sie noch aufrufbar ist, bis der Papierkorb geleert wird.

Um mehrere E-Mails zu löschen,

1. gehen Sie in den entsprechenden "Posteingang".
2. Aktivieren Sie die entsprechenden E-Mails, in dem Sie die Option am Anfang der Zeile anklicken.
3. Klicken Sie ganz unten auf den Button Löschen.

Die E-Mails werden in den Papierkorb verschoben, wo sie noch aufrufbar sind, bis der Papierkorb geleert wird.

Zum Anfang

2. Ordner

Standardmäßig verfügen Sie über die folgenden Ordner links im Verzeichnisbaum:

• Posteingang Das ist immer das oberste Verzeichnis. Es können keine Ordner oberhalb angelegt werden.
• Entwurf Hier werden alle gespeicherten E-Mails abgelegt.
• Versandt Hier werden alle gesendeten E-Mails abgelegt.
• Papierkorb Hier werden alle gelöschten E-Mails abgelegt.

Sie können so viele Ordner anlegen, wie Sie benötigen und diese ineinander verschachteln. Um in einen Ordner zu gelangen, klicken Sie ihn an.

2.1 Hinzufügen

1. Klicken Sie auf den Ordner, in dem Sie einen neuen Ordner erstellen möchten.
2. Klicken Sie auf den Reiter Hinzufügen.
3. Geben Sie in das Feld Ordnername einen Namen für den Ordner ein.
4. Klicken Sie auf den Button Speichern.

Zum Anfang

2.2 Umbenennen

1. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie umbenennen möchten.
2. Klicken Sie auf den Reiter Umbenennen.
3. Geben Sie in das Feld Ordnername einen neuen Namen für den Ordner ein.
4. Klicken Sie auf den Button Speichern.

Zum Anfang

2.3 Löschen

1. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf den Reiter Löschen.
3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.

Zum Anfang

3. Adressbuch

Verwalten Sie Ihre Kontakte im Adressbuch.

• Klicken Sie in der linken Navigation auf Adressbuch.

Alle Einträge werden aufgelistet. Mit Klick auf einen Buchstaben des Alphabets können Sie bestimmte Einträge schneller auswählen.

3.1 Hinzufügen

1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Adressbuch.
2. Klicken Sie auf den Reiter Hinzufügen.
3. Geben Sie in das Feld Nickname einen Spitznamen für den Kontakt ein.
4. Geben Sie in das Feld Vorname den Vornamen ein.
5. Geben Sie in das Feld Nutzername Nachnamen ein.
6. Geben Sie in das Feld E-Mail die E-Mail-Adresse ein.
7. Geben Sie in das Feld Hinweis bei Bedarf Notizen passend zum Eintrag ein.
8. Klicken Sie auf den Button Speichern.

Zum Anfang

3.2 Bearbeiten

1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Adressbuch.
2. Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie bearbeiten möchten.
3. Klicken Sie auf das Icon Profil in der ersten Spalte.
4. Bearbeiten Sie den Eintrag wie gewünscht, s. dazu 3.1 Hinzufügen.
5. Klicken Sie auf den Button Speichern.

Zum Anfang

3.3 Importieren

1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Adressbuch.
2. Klicken Sie auf den Reiter Importieren.

1. Schritt: Datei Upload

1. Klicken Sie im Bereich *.csv-Datei den Button Durchsuchen, um die Datei auszuwählen, die die Einträge enthält.
2. Geben Sie den Zellentrenner ein, der in der *.csv-Datei verwendet wird.
3. Geben Sie das Anführungszeichen ein, das in der *.csv-Datei verwendet wird.
4. Geben Sie das Dateiformat an, das verwendet wird.
5. Klicken Sie auf den Button Speichern.

2. Schritt: Importeinstellungen

1. Weisen Sie die Überschriften der *.csv-Datei dem jeweiligen Eintrag zu, z. B. "Vorname/Vorname".
2. Klicken Sie auf den Button Speichern.

Zum Anfang

3.4 Eintrag löschen

1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Adressbuch.
2. Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie auf das Icon Profil in der ersten Spalte.
4. Klicken Sie auf den Button Eintrag löschen.
5. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.

Zum Anfang

3.5 Adressbuch löschen

1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Adressbuch.
2. Klicken Sie auf den Reiter Adressbuch löschen.
3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.

Zum Anfang

3.6 Verteiler

• Klicken Sie in der linken Navigation auf Adressbuch.
• Klicken Sie auf den Reiter Verteiler.
• Hier gelangen Sie zu einer Übersicht über bestehende Verteiler und können diese bearbeiten oder löschen.
• Mit einem Klick auf den Reiter Hinzufügen können Sie neue Verteiler erstellen.

Zum Anfang

3.6.1 Verteiler bearbeiten

• Klicken Sie in der linken Navigation auf Adressbuch.
• Klicken Sie auf den Reiter Verteiler.
• Wählen Sie in der Übersicht einen Verteiler aus und klicken Sie auf bearbeiten.
• Hier können Sie den Namen und die Beschreibung des Verteilers editieren und unter Inhalt neue Adressen hinzufügen, oder bestehende entfernen

Zum Anfang

3.6.2 Verteiler löschen

• Klicken Sie in der linken Navigation auf Adressbuch.
• Klicken Sie auf den Reiter Verteiler.
• Wählen Sie in der Übersicht einen Verteiler aus und klicken Sie auf löschen.
• Bestätigen Sie den Löschvorgang indem Sie auf Ok klicken.

Zum Anfang

3.6.3 Verteiler hinzufügen

• Klicken Sie in der linken Navigation auf Adressbuch.
• Klicken Sie auf den Reiter Verteiler.
• Klicken Sie auf den Reiter Hinzufügen.
• Geben Sie einen Namen und ggf. eine Beschreibung für Ihren neuen Verteiler an und klicken Sie auf speichern.
• Klicken Sie auf Adressen hinzufügen.
• Klicken Sie in die Kästchen für die Adressen, die Sie Ihrem Verteiler hinzufügen wollen.
• Wählen Sie unter Massenoperationen "Adressen einem bestehenden Verteiler zuweisen".
• Wählen Sie den Verteiler aus, dem die Adressen hinzugefügt werden sollen und klicken Sie auf Ok.

Zum Anfang

4. PGP-Verschlüsselung

Der PGP-Verschlüsselung dient der Ver- und Entschlüsselung von E-Mails und Daten sowie zum Erzeugen und Prüfen elektronischer Signaturen. Sie können sich eigenständig Schlüssel erstellen und verwenden.

Der Public Key ist der öffentliche Schlüssel, den andere Menschen, mit denen Sie kommunizieren, benötigen, um Ihre Verschlüsselungen entschlüsseln zu können. Der Private Key ist Ihr privater Key, den nur Sie haben, mit dem Sie Ihre E-Mails verschlüsseln. Weitere externe Informationen zum PGP-Verschlüsselung finden Sie hier.

Um zum PGP-Verschlüsselung zu gelangen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Groupware > Webmail.
3. Klicken Sie in der linken Navigation auf Einstellungen.
4. Klicken Sie auf den Reiter PGP-Verschlüsselung.

Das Grundprinzip der Verschlüsselung von E-Mails funktioniert folgendermaßen:

1. Nutzer A generiert sich einen Private Key und einen Public Key über PGP-Verschlüsselung > Neue Schlüssel generieren. Mit dem Private Key entschlüsselt Nutzer A E-Mails, die an ihn verschlüsselt gesendet wurden und den Public Key stellt Nutzer A allen Personen bereit, die ihm eine verschlüsselte E-Mail senden möchten. Der Public Key ist ein öffentlicher Schlüssel, ähnlich einer Telefonnummer, der öffentlich gemacht werden kann. Der Public Key kann z. B. auf einer Webseite stehen oder per E-Mail verschickt werden.
2. Nutzer B möchte nun Nutzer A eine verschlüsselte E-Mail schicken. Dazu muss Nutzer B den Public Key von Nutzer A erfragen. Nutzer A exportiert seinen Public Key über PGP-Verschlüsselung > Public Keys > Export und gibt ihn in irgendeiner Form an Nutzer B weiter.
3. Nutzer B importiert den Public Key von Nutzer A über PGP-Verschlüsselung > Public Key importieren.
4. Nutzer B verfasst nun die E-Mail für Nutzer A, die verschlüsselt werden soll. Um die E-Mail zu verschlüsseln, klickt er im Bereich Betreff & Inhalt unterhalb des Inhalts der E-Mail auf den Button PGP-Verschlüsselung und aktiviert die Checkbox Diese E-Mail mit PGP-Verschlüsselung verschlüsseln. Wenn die E-Mail fertig geschrieben ist, versendet sie Nutzer B wie gewohnt.
5. Nutzer A empfängt die E-Mail, deren Inhalt verschlüsselt ist. Um den Inhalt lesen zu können, klickt er auf das Schloss vor dem verschlüsselten Text.
6. Nutzer A wird daraufhin aufgefordert, sein Passwort einzugeben, dass er bei der Generierung des Schlüsselpaars hinterlegt hat. Nach der korrekten Eingabe des Passworts wird der Inhalt entschlüsselt und die E-Mail kann gelesen werden.
7. Wenn Nutzer A nun ebenfalls eine verschlüsselte E-Mail an Nutzer B zurück schicken möchte, muss Nutzer A den Public Key von Nutzer B erfragen und bei sich importieren.

4.1 Public Keys

Hier werden die eigenen Public Keys, aber auch importierte Public Keys aufgelistet:

• Klicken Sie auf den Reiter Public Keys.

• Gültig Zeigt die Gültigkeit des Keys an, grün = gültig, rot = ungültig.
• Nutzer Zeigt den Nutzer und die dazugehörige E-Mail-Adresse an.
• Läuft ab am Zeigt das Ablaufdatum des Keys an.
• Export Mit Klick auf den Button können Sie den Key exportieren.
• Löschen Mit Klick auf den Button können Sie den Key löschen.
  Hinweis: Ein Public Key kann erst gelöscht werden, wenn der zugehörige Private Key gelöscht wurde.

Zum Anfang

4.2 Public Key exportieren

Sie stellen Ihren Public Key Personen bereit, die Ihnen eine verschlüsselte E-Mail schicken möchten. Damit Sie jemandem Ihren Public Key bereit stellen können, müssen Sie ihn exportieren. Den Public Key können Sie verwenden wie eine Telefonnummer.

1. Klicken Sie auf den Reiter Public Keys.
2. Wählen Sie den Key, den Sie exportieren möchten.
3. Klicken Sie auf das Icon Export.
4. Kopieren Sie den kompletten Key in Ihre Zwischenablage, z. B.
   
   -----BEGIN PGP PUBLIC KEY BLOCK-----
   Version: GnuPG v1.4.5 (GNU/Linux)
   
   mQGiBEdWj1QRBADN87W2/36pItdx1JZyLDtJ73lO5hINH/XthLojYiW3yVPAbTXV
   phg5bI5bLmmO7BaBiH4l1KOspjGmMXnOMJzCdTq2loSdhN1g0OpPM4UgCphoOv04
   Ed30G0ciZynTNhh5GsnEnBsuDv6aoGn12SE3RP0NTrURybr3kOTV5tM3fwCgu1o6
   RS3mkx43UX+upBB5W/yRy78D/1APPzacUveg4BiftyLiHCJyb+I/whOn/jvnxn6s
   xYiempzkPLJ91Es+EzMNxEyZQFKv5YhIWz1pFluIPUY0PSUYXdnF1Kt1ez0/Vwdm
   jYJCXOqRHApESScPB56wKvXifovIDvYMQGzUQDeQXtlTT2sHV0rtdet0IzpBSRKZ
   Cf/cA/9v/1ZnjC13++WRUdSedAh3NqidaCEOM6QSTMYMNH6ZsoHcyab/+FHFr0aK
   Tp2/98TFqErHdmDD7528qDnMZhlhv5mZ+LJL24NXSaOTpcDcj9ZhWSuee8GP+73b
   HEsmTK1TYfR/CyMp9QOhZADGN+JRJkvhOe4oVc3gOGvcYgMZXrQfTGVpbGEgKC0p
   IDxsZWlsYUBzaXRlZm9ydW0uY29tPohmBBMRAgAmBQJHVo9UAhsjBQkAA/SABgsJ
   CAcDAgQVAggDBBYCAwECHgECF4AACgkQQHd7bUyvB37m8gCfUoayoKo/yzFjlsPu
   huAbufAjO0iSBi3P+6dLlWMFVYsFXcImzdpdq6zVPXpuhOlyOFwr6GAMyzZvA5br
   nSOuvqlxCMgLAAMGB/wKsx5Yl4D0HEErdrw43bjbW29zZAsyPSS8qcS/WRCiUswF
   2Ua8x1HjK6K9eYzd2eLma5uDqtGLspC+3yQCngtXfAbOMRtKpbT0KcYNDjINoQzk
   eyNMDKz99Ym2yehEJSf0KsLRypyQ6ji6bUCzFJlpJzSovCm30IP15xXQQVkqkFsB
   qzXkqiy4KtWcSgoIqULa8T8Znf+ZxpfZH79uHUwGVF8Oz3/Bkah7APDzgJF/Uk4m
   Cs4UY5akeI4ooyeprBUwuTKNd5SMnb+2XguNJH5DbTl359M3TV7TQtYr2fJ+m3pN
   rQ/dKMUSFwnJt0L5/ZA3W/P9Eb1Fwh6IEdddrX1riE8EGBECAA8FAkdWj1wCGwwF
   CQAD9IAACgkQQHd7bUyvB34vugCgmXwOcmvQN7NPZUd73LKZFmZJi7MAn2nGELeA
   knFP/Mv2+1TqP2ngK6+D
   =8R8b
   -----END PGP PUBLIC KEY BLOCK-----
5. Fügen Sie den kompletten Key an die gewünschte Stelle ein, z. B. in einer E-Mail oder auf Ihrer Webseite.

Zum Anfang

4.3 Public Key importieren

Ein Public Key muss erst importiert werden, bevor er zur Verschlüsselung von E-Mails verwendet werden kann.

1. Klicken Sie auf den Reiter Public Key importieren.
2. Kopieren Sie in das Feld ASCII-armored public key den Public Key, den Sie vom Empfänger der verschlüsselten E-Mail erhalten haben.
3. Klicken Sie auf den Button Public Key importieren, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

Zum Anfang

4.4 Public Key löschen

1. Klicken Sie auf den Reiter Public Keys.
2. Wählen Sie den Key, den Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie auf das Icon Löschen.
4. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.

Zum Anfang

4.5 Private Keys

Ihre eigenen, privaten Keys werden hier aufgelistet.

• Klicken Sie auf den Reiter Private Keys.

Hier werden alle erstellten Private Keys aufgelistet:

• Gültig Zeigt die Gültigkeit des Keys an, grün = gültig, rot = ungültig.
• Nutzer Zeigt den Nutzer und die dazugehörige E-Mail-Adresse an.
• Läuft ab am Zeigt das Ablaufdatum des Keys an.
• Export Mit Klick auf den Button können Sie den Key exportieren.
• Löschen Mit Klick auf den Button können Sie den Key löschen.

Zum Anfang

4.6 Private Key importieren

Importieren Sie Ihre privaten Keys, wenn Sie vorher auf einem anderen System E-Mails geschrieben haben.

1. Klicken Sie auf den Reiter Private Key importieren.
2. Kopieren Sie in das Feld ASCII-armored public key den Private Key.
3. Klicken Sie auf den Button Private Key importieren, wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben.

Zum Anfang

4.7 Private Key exportieren

1. Klicken Sie auf den Reiter Private Keys.
2. Wählen Sie den Key, den Sie exportieren möchten.
3. Klicken Sie auf das Icon Export.
4. Geben Sie in das Feld Passwort Ihr Passwort ein.
5. Klicken Sie auf den Button Export.
   Achtung: Es wird sowohl der Public Key als auch der Private Key angezeigt. Achten Sie unbedingt auf die Beschriftung, bevor Sie den Key veröffentlichen.
6. Kopieren Sie den kompletten Key in Ihre Zwischenablage, z. B.
   
   -----BEGIN PGP PRIVATE KEY BLOCK-----
   Version: GnuPG v1.4.5 (GNU/Linux)
   
   mQGiBEdWj1QRBADN87W2/36pItdx1JZyLDtJ73lO5hINH/XthLojYiW3yVPAbTXV
   phg5bI5bLmmO7BaBiH4l1KOspjGmMXnOMJzCdTq2loSdhN1g0OpPM4UgCphoOv04
   Ed30G0ciZynTNhh5GsnEnBsuDv6aoGn12SE3RP0NTrURybr3kOTV5tM3fwCgu1o6
   RS3mkx43UX+upBB5W/yRy78D/1APPzacUveg4BiftyLiHCJyb+I/whOn/jvnxn6s
   xYiempzkPLJ91Es+EzMNxEyZQFKv5YhIWz1pFluIPUY0PSUYXdnF1Kt1ez0/Vwdm
   jYJCXOqRHApESScPB56wKvXifovIDvYMQGzUQDeQXtlTT2sHV0rtdet0IzpBSRKZ
   Cf/cA/9v/1ZnjC13++WRUdSedAh3NqidaCEOM6QSTMYMNH6ZsoHcyab/+FHFr0aK
   Tp2/98TFqErHdmDD7528qDnMZhlhv5mZ+LJL24NXSaOTpcDcj9ZhWSuee8GP+73b
   HEsmTK1TYfR/CyMp9QOhZADGN+JRJkvhOe4oVc3gOGvcYgMZXrQfTGVpbGEgKC0p
   IDxsZWlsYUBzaXRlZm9ydW0uY29tPohmBBMRAgAmBQJHVo9UAhsjBQkAA/SABgsJ
   CAcDAgQVAggDBBYCAwECHgECF4AACgkQQHd7bUyvB37m8gCfUoayoKo/yzFjlsPu
   +GA8FBJ1qwoAnR4anCnjI4njn6oA/C4BBms+7Ut9uQINBEdWj1wQCACQE/odVhnM
   c/vS/yOcGNwQ1cwpczho80RlXURNquLyfN0/o0koFnmbXJiN8WKZCaJKVGafFuzV
   2Ua8x1HjK6K9eYzd2eLma5uDqtGLspC+3yQCngtXfAbOMRtKpbT0KcYNDjINoQzk
   eyNMDKz99Ym2yehEJSf0KsLRypyQ6ji6bUCzFJlpJzSovCm30IP15xXQQVkqkFsB
   qzXkqiy4KtWcSgoIqULa8T8Znf+ZxpfZH79uHUwGVF8Oz3/Bkah7APDzgJF/Uk4m
   Cs4UY5akeI4ooyeprBUwuTKNd5SMnb+2XguNJH5DbTl359M3TV7TQtYr2fJ+m3pN
   rQ/dKMUSFwnJt0L5/ZA3W/P9Eb1Fwh6IEdddrX1riE8EGBECAA8FAkdWj1wCGwwF
   CQAD9IAACgkQQHd7bUyvB34vugCgmXwOcmvQN7NPZUd73LKZFmZJi7MAn2nGELeA
   knFP/Mv2+1TqP2ngK6+D
   =8R8b
   -----END PGP PUBLIC KEY BLOCK-----
7. Fügen Sie den kompletten Key an die gewünschte Stelle ein.

Zum Anfang

4.8 Private Key löschen

1. Klicken Sie auf den Reiter Private Keys.
2. Wählen Sie den Key, den Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie auf das Icon Löschen.
4. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.

Zum Anfang

4.9 Neue Schlüssel generieren

1. Klicken Sie auf den Reiter Neue Schlüssel generieren.
2. Geben Sie in das Feld Name den Namen.
3. Geben Sie in das Feld E-Mail-Adresse die gewünschte E-Mail-Adresse ein.
4. Geben Sie in das Feld Kommentar bei Bedarf einen Kommentar ein.
5. Wählen Sie im Bereich Schlüsselgröße die gewünschte Schlüsselgröße.
   Hinweis: Wir empfehlen einen 2048 bit Schlüssel, wenn Ihr Fokus auf Sicherheit liegt.
6. Geben Sie in das Feld Läuft ab die Anzahl ein, wann der Schlüssel verfallen soll, wählen Sie aus der Auswahlliste daneben die Einheit aus.
   Hinweis: Wenn Sie das Feld leer lassen, wird der Schlüssel nicht verfallen.
7. Geben Sie in das Feld Passwort ein Passwort ein.
8. Geben Sie in das Feld Passwort wiederholen das Passwort erneut ein.
9. Klicken Sie auf den Button Generieren, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, sobald das Schlüsselpaar erstellt wurde.

Zum Anfang

5. Einstellungen

1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Groupware > Webmail.
3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Meine E-Mails auf Einstellungen.

5.1 Meine Mailbox(en)

• Aktiv Zeigt an, ob die Mailbox aktiv oder inaktiv ist; grün = aktiv, rot = inaktiv.
• E-Mail Zeigt die E-Mail-Adresse an.
• Details Zeigt Details zur Mailbox an.
• Autocheck Zeigt an, ob E-Mails automatisch per Hintergrundprozess abgerufen werden; grün = Hintergrundprozess aktiv, rot = Hintergrundprozess inaktiv.
• Kopie Zeigt an, ob Kopien der E-Mails auf dem Server belassen werden; grün = Kopie wird erstellt, rot = Kopie wird nicht erstellt.
• E-Mails erhalten Mit Klick auf das Icon werden E-Mails für diese Mailbox abgerufen.
• Einstellungen Mit Klick auf das Icon können Sie Einstellungen vornehmen.

Zum Anfang

5.2 Mailbox hinzufügen

In diesem Bereich können Sie sich eine weitere Mailbox erstellen. Sie benötigen hierfür Informationen über den Mailserver. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator.

1. Klicken Sie auf den Reiter Mailbox hinzufügen.
2. Geben Sie in das Feld Server Mailbox Login den Login der Mailbox des Mailservers ein.
3. Geben Sie in das Feld E-Mail Adresse die zugehörige E-Mail-Adresse ein, z. B. max@mustermann.com.
4. Geben Sie in das Feld Server (Eingang) den Namen des eingehenden Mailservers ein, z. B. 122.122.123.0.
5. Geben Sie in das Feld Server (Ausgang) den Namen des sendenden Mailservers ein, z. B. 122.122.122.1.
6. Geben Sie in das Feld Passwort das Passwort des Nutzers für das Mailkonto ein.
7. Aktiveren Sie die Option Status, um die Mailbox zu aktivieren.
8. Aktiveren Sie die Option Kopie, um eine Kopie der E-Mails auf dem Server zu lassen.
9. Aktiveren Sie die Option Autocheck, um E-Mails automatisch per Hintergrundprozess vom Server abzuholen.
10. Wählen Sie über der Auswahlliste Intervall das gewünschte Intervall, in welchem Abstand der Autocheck erfolgen soll.
11. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

Zum Anfang

5.3 Mailbox bearbeiten

1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Meine E-Mails auf Einstellungen.
2. Wählen Sie die gewünschte Mailbox und klicken Sie auf das Icon Einstellungen.

Reiter Allgemein

Hier können Sie Einstellungen, die die Mailbox direkt betreffen, ändern, s. dazu 5.2 Mailbox hinzufügen.

Reiter Signatur

Hier können Sie eine Signatur anlegen, die Sie in Ihre E-Mails einfügen können.

1. Geben Sie in das Feld Ihre Signatur ein.
2. Klicken Sie auf den Button Speichern.

Reiter Filter

Hier können Sie einen Filter anlegen bzw. bestehende bearbeiten, um eingehende E-Mails je nach Bedingung in angegebene Ordner zu verschieben.

1. Klicken Sie auf den Button Filter hinzufügen.
2. Geben Sie im Feld Name einen Namen für den Filter ein, z. B. Management.
3. Wählen Sie im Bereich Regel hinzufügen die gewünschte Regel aus, z. B. Wenn "Von" enthält "Meyer" und
4. klicken Sie auf den Button Hinzufügen.
5. Verknüpfen Sie bei Bedarf die Regel mit einer weiteren Regel (UND/ODER).
6. Wählen Sie anschließend den Ordner aus, in den die E-Mails verschoben werden sollen, z. B. Chefetage.
7. Aktiveren Sie die Option Aktiv.
8. Klicken Sie auf den Button Speichern.

Die Regel für diesen Filter lautet nun:
"Wenn der Absender der E-Mail den Namen Meyer enthält, wird die E-Mail automatisch in den Ordner Chefetage verschoben."

Reiter Löschen

Mit Klick auf diesen Reiter können Sie die ausgewählte Mailbox löschen.

• Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.

Zum Anfang

6. Webmail Nutzer

Nur als Nutzer mit der Rolle "Portal Master" oder "Webmail Manager" haben Sie Zugriff auf diesen Untermenüpunkt, um Nutzern die Rolle "Webmail User" zu geben, damit diese Webmail nutzen können.

1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Webmail.
3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Webmail User auf Übersicht.

6.1 Übersicht

Sie erhalten eine Tabelle mit allen exisiterenden Webmail Usern:

• Status Zeigt den Status des Nutzers an.
• Name Zeigt den Namen des jeweiligen Nutzers an.
• E-Mail Zeigt die E-mail-Adresse des jeweiligen Nutzers an.
• Unternehmen Zeigt die Firma des jeweiligen Nutzers an.
• Mailboxen Zeigt an, wie viele Mailboxen jeder Nutzer besitzt.
  Mit Klick auf das + bzw. die Zahl können Sie eine neue Mailbox hinzufügen bzw. eine bestehende einsehen und bearbeiten.
• Bearbeiten Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus.

Zum Anfang

6.2 Hinzufügen

1. Klicken Sie auf den Reiter Hinzufügen.

a) Nutzer existiert bereits im Portal

1. Geben Sie in das Feld einen Teil des Namens des Nutzers ein.
2. Wählen Sie aus der Liste den gewünschten Nutzer aus.
3. Klicken Sie auf den Button Speichern.

b) Neuen Nutzer dem Portal hinzufügen

1. Geben Sie in das Feld Anrede die Anrede ein.
2. Geben Sie in das Feld Vorname den Vornamen ein.
3. Geben Sie in das Feld Nachname den Nachname ein.
4. Geben Sie in das Feld E-Mail die E-Mail-Adresse ein.
5. Klicken Sie auf den Button Speichern.

Zum Anfang