Sie können die gesamte Ordnerstruktur aus dem DMS importieren - gehen Sie dazu in einen Ordner im Medienpool, klicken Sie auf den blauen Aktionen-Button und auf "Import". Im Abschnitt "DMS" können Sie das Verzeichnis, welche(s) Sie importieren wollen auswählen. Die Option "Überprüfen" prüft den gesamten Medien Pool auf bereits existierende Dateien und importiert diese nicht doppelt wenn die Option aktiviert ist.

Das DMS kann in den Medien Pool im Backend und in Gruppen importiert werden.

Unter Tools & Administration > Tags > Einstellungen kann man a) Freitextfeld oder b) Checkboxen auswählen.
Bei Option a) ist kein Filter von Dirty Words vorhanden.
Bei Option b) kann der Portal Master Tags vorgeben, die dann zur Auswahl stehen.

Sie können einzelne Medien Pool Dateien weiterleiten, indem Sie bei der jeweiligen Datei auf den "Weiterleiten" Button klicken. Geben Sie die E-Mail Adresse des Empfängers und, falls gewünscht, einen Kommentar ein und klicken Sie auf "Versenden".

Sie können pauschal für alle bestehenden und zukünftigen User, Gruppen und Unternehmen den individuell verfügbaren Speicherplatz festlegen. Gehen Sie dazu in die Einstellungen unter Tools & Administration > Media Pool > General. Im Abschnitt "Speicherplatz (Limit Standard-Wert)" können Sie nun den maximal verfügbaren Speicherplatz festlegen.

Zusätzlich kann für jede Gruppe individuell der verfügbare Speicherplatz festgelegt werden. Gehen Sie dazu in die Gruppe, klicken Sie auf den blauen Action-Button und auf "Einstellungen". Im Abschnitt "Portal Master: Einstellungen" kann der Speicherplatz individuell festgelegt werden.

Es gibt 3 unterschiedliche Ansichten für die Dateien in einer Zusammenstellung - die Listenansicht, Miniaturbilder und die Download-Ansicht.
Portal Master können eine Standardansicht festlegen, indem sie unter Tools & Administration > Medien Pool bei dem Punkt "Einstellungen" auf "Allgemein" klicken.

Im Bereich "Datei-Views" können Sie Ansichten (de-)aktivieren und im Dropdown eine Standardansicht festlegen.

Von nun an können für Medien ein individuelles Start-, End- und Referenzdatum festgelegt werden.
Gehen Sie dazu in die Medienübersicht im Medien Pool, suchen Sie ihre Datei im Tab "Medien" und klicken Sie auf "bearbeiten". Tragen Sie im Abschnitt "Zeitraum" das gewünschte Datum ein.

Hier gibt es nur allgemeine Einschränkungen vom Portal Speicherplatz, sowie unter Tools & Administration > Medien Pool > Speicherplatz > Limitierungen.

Eine Tag Cloud enthält die beliebtesten Tags unabhängig, zu welchem Element (z. B. Blogs, Wiki Artikel, Dokumente, etc.) die Tags zugewiesen wurden. Die einzelnen Tags der Tag Cloud können angeklickt werden und die zugehörigen Ergebnisse werden anschließend angezeigt.

Alle Formate ohne Einschränkungen.

Aktuell bis Version 8.1.007 kann nur ein File-Manager mit der Berechtigung "fm_access" den Details Bereich verwalten.

Ab Version 8.1.008 können Nutzer mit einer Bearbeiten-Berechtigung von Dateien auch neue Versionen hochladen.
zB. In Gruppen kann es auch der Gruppen Manager / Netzwerk Manager und je nachdem was der Gruppen Manager individuell in seiner Gruppe unter Aktionen > Einstellungen > Berechtigungen freigibt.
Alle Details und Einstellungen in dem Bereich sieht jedoch weiterhin nur der File Manager mit der Berechtigung "fm_access".

Wenn mindestens eine einzelne Datei, die Bestandteil der .zip-Datei ist, einen Umlaut in ihrem Dateinamen enthält, kann die .zip-Datei nicht im Portal entpackt werden. In diesem Fall bitte alle Umlaute der Dateinamen durch reguläre Buchstaben ersetzen und es erneut versuchen.