Verträge

v9.0 - Stand: 04.08.2017
Mit der SITEFORUM Vertragsverwaltung administrieren Sie geschickt und mit wenig Aufwand alle Verträge in Ihrer Firma inkl. Unterfirmen bzw. Abteilungen. Sie geben Kündigungstermine und Erinnerungen an, damit kein Vertrag ungewollt verlängert wird. Sie können auch Schriftstücke hochladen, die nach einem bestimmten Zeitraum geändert werden müssen.
Hinweis: Um administrative Tätigkeiten im Vertragsmanagement vornehmen zu können, müssen Sie die Nutzerrollen "Contract Manager" oder "Portal Master" haben.

1. Firmen & Verträge

Hinweis:Geben Sie berechtigten Nutzern die Rolle des Managers bzw. Users, damit diese Nutzer Verträge und Schriftstücke entsprechend bearbeiten und prüfen dürfen.
  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Verträge.
  3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Verträge verwalten auf Firmen & Verträge.
Sie gelangen zur Firmenübersicht.

1.1 Firmenübersicht

Bereits angelegte Firmen werden in der Tabelle aufgelistet:
  • Firmenname Zeigt den Namen der Firma.
    Mit Klick auf den Namen gelangen Sie zu den Basisordnern.
  • Umbenennen Mit Klick auf das Icon können Sie die Firma umbenennen.
  • Löschen Mit Klick auf das Icon können Sie die Firma löschen.
Firma hinzufügen
Hinweis: Wenn Sie eine neue Firma hinzufügen, werden alle Basisordner sofort übernommen, s. dazu 3. Basisordner.
  1. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.
  2. Geben Sie in das Feld Name den Namen der neuen Firma an.
  3. Klicken Sie auf den Button Speichern.
Firma umbenennen
  1. Wählen Sie die gewünschte Firma und klicken Sie auf das Icon Umbenennen.
  2. Geben Sie in das Feld Name einen neuen Namen ein.
  3. Klicken Sie auf den Button Speichern.
Firma löschen
  1. Wählen Sie die gewünschte Firma und klicken Sie auf das Icon Löschen.
  2. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
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1.2 Ordnerübersicht

Um zu den Ordnern zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Wählen Sie in der Firmenübersicht die gewünschte Firma aus.
  2. Klicken Sie auf den Firmennamen.
Sie gelangen zur Ordnerübersicht. Mit Hilfe der Pfadangabe im Bereich Sie befinden sich hier können Sie in den verschiedenen Ordnerebenen navigieren.
  • Ordnername Zeigt den Ordnernamen.
    Mit Klick auf den Namen gelangen Sie zu den enthaltenen Verträgen/Schriftstücken.
  • Pflichtdatensätze Zeigt an, wie viele Pflichtdatensätze von wie vielen bereits hochgeladen wurden, s. dazu 3.3 Pflichtdatensätze hinzufügen.
  • Umbenennen Mit Klick auf das Icon können Sie den Ordner umbenennen.
  • Löschen Mit Klick auf das Icon können Sie den Ordner löschen.
Standardmäßig werden hier alle Ordner aufgelistet, die als Basisordner angelegt wurden, s. dazu 3. Basisordner. Sie können bei Bedarf aber noch weitere Ordner hinzufügen, s. dazu Ordner hinzufügen.

Sofern der gewählte Ordner bereits Verträge oder Schriftstücke enthält, werden diese ebenfalls hier aufgelistet:
  • Typ Zeigt per Symbol an, ob es sich um einen Vertrag oder ein Schriftstück handelt. Details entnehmen Sie bitte der Legende am Ende der Tabelle.
  • Bezeichnung Zeigt den Namen an.
    Mit Klick auf die Bezeichnung können Sie die Vertrags- bzw. Schriftstückdetails einsehen.
  • Vertragspartner Zeigt bei Verträgen den Vertragspartner an.
  • Schlüsselwörter Zeigt angegebene Schlüsselwörter an.
  • Bearbeiter Zeigt den Bearbeiter an.
  • Prüfer Zeigt den Prüfer an.
  • Gültigkeit Zeigt die Gültigkeit an.
  • Löschen Mit Klick auf das Icon können Sie den Vertrag/das Schriftstück löschen.
Ordner hinzufügen
Hinweis: Wenn Sie einen neuen Ordner hinzufügen, wird dieser Ordner nicht in den anderen Firmen angezeigt, sondern lediglich in der Firma, in der Sie sich befinden.
  1. Klicken Sie sich auf die Ebene runter, in der Sie einen Ordner hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.
  3. Geben Sie in das Feld Name den Namen des neuen Ordners an.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern.
Ordner umbenennen
  1. Wählen Sie den gewünschten Ordner und klicken Sie auf das Icon Umbenennen.
  2. Geben Sie in das Feld Name einen neuen Namen ein.
  3. Klicken Sie auf den Button Speichern.
Ordner löschen
Hinweis: Es können nur Ordner gelöscht werden, die keine Verträge/Schriftstücke enthalten.
  1. Wählen Sie den gewünschten Ordner und klicken Sie auf das Icon Löschen.
  2. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
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1.3 Vertrag hinzufügen

Hinweis: Sie können Verträge und Schriftstücke hinzufügen. Verträge werden mit einem Vertragswert und einem Vertragspartner versehen, während Schriftstücke keinen Wert oder Partner erhalten. Sie können sich aber an nötige Änderungen an Dokumenten (z. B. Handelsregisterauszug) erinnern lassen.
  1. Klicken Sie sich auf die Ebene runter, in der Sie einen Vertrag/ein Schriftstück hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Vertrag hinzufügen.
  3. Wählen Sie, ob Sie ein einen Vertrag oder ein Schriftstück hinzufügen möchten und klicken Sie den entsprechenden Link.
Vertrag hinzufügen
  1. Bereich Details
    1. Geben Sie in das Feld Vertragspartner den Namen des Partners ein.
    2. Wählen Sie über die Auswahlliste Vertrag mit aus, ob der Vertrag mit einem externen oder internen Partner geschlossen wurde.
    3. Geben Sie in das Feld Bezeichnung die Bezeichnung des Vertrags ein.
    4. Geben Sie in das Feld Schlüsselwörter weitere passende Schlüsselwörter ein, die bei einer späteren Suche greifen werden.
    5. Geben Sie in das Feld Ort der Archivierung ein, wo der physische Vertrag archiviert wurde.
    6. Geben Sie in das Feld Beschreibung eine Beschreibung des Vertrags ein.
  2. Bereich Kosten
    1. Geben Sie in das Feld Vertragswert den monetären Wert des Vertrags ein.
      Wählen Sie über die Auswahlliste dahinter das Intervall aus, in dem jeweils die Kosten anfallen.
    2. Wählen Sie darunter die Option, die auf den Vertrag zutrifft.
    3. Geben Sie in das Feld Kostenträger den entsprechenden Kostenträger ein.
    4. Geben Sie in das Feld Kostenstelle die entsprechende Kostenstelle ein.
  3. Bereich Datum & Gültigkeit
    1. Wählen Sie über die Auswahllisten Vertragsbeginn den Beginn der Vertragslaufzeit aus.
    2. Wählen Sie über die Auswahllisten Erster Kündigungstermin den erstmöglichen Kündigungstermin aus.
    3. Wählen Sie über die Auswahllisten Vertragsende das Ende der Vertragslaufzeit aus, indem Sie ein Datum angeben oder ein Intervall, z. B. "2 Monate" nach Vertragsbeginn.
  4. Bereich Erinnerungsmail an Bearbeiter
    1. Wählen Sie über die Auswahllisten Datum der Erinnerung das Datum, an dem die E-Mail an den Bearbeiter gesendet werden soll oder wählen Sie ein Intervall vor dem ersten Kündigungstermin.
    2. Wählen Sie über die Auswahlliste Kündigungsintervall das Intervall der Kündigung.
    3. Wählen Sie über die Auswahlliste Zeitrahmen vor Erinnerung den Zeitrahmen, in welchem die Erinnerung vor dem wiederkehrenden Datum der Kündigung stattfinden soll.
  5. Bereich Weitere unabhängige Erinnerungsmails
    1. Geben Sie in das Feld Hinweis Notizen oder Hinweise ein, die die unabhängigen Erinnerungsmails betreffen.
    2. Wählen Sie über die Auswahllisten Datum das Sendedatum der unabhängigen Erinnerungsmail.
    3. Wählen Sie bei Bedarf über die Auswahlliste Wiederholung das Intervall, in dem die Erinnerungsmail erneut versendet werden soll.
  6. Bereich Angehängte Dateien
    Laden Sie hier bei Bedarf bis zu 5 Dateien hoch.
    1. Klicken Sie auf den Button Durchsuchen.
      Es öffnet sich ein zweites Fenster.
    2. Wählen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem Rechner aus.
    3. Klicken Sie auf den Button Öffnen des zweiten Fensters.
      Das zweite Fenster schließt sich wieder.
  7. Bereich Verantwortliche Personen für Vertrag
    1. In der Zeile Ersteller wird der Ersteller des Vertrags angezeigt.
    2. Wählen Sie über die Auswahlliste Bearbeiter den Bearbeiter des Vertrags aus.
    3. Wählen Sie über die Auswahlliste Prüfer den Prüfer des Vertrags aus.
  8. Klicken Sie auf den Button Weiter, wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben.
    Sie erhalten eine Übersicht über die getätigten Einträge.
  9. Klicken Sie auf den Button Speichern, um den Vertrag im Vertragsmanagement abzulegen.
Sie gelangen zur Ordnerübersicht, s. dazu 1.2 Ordnerübersicht.

Schriftstück hinzufügen
  1. Bereich Details
    1. Geben Sie in das Feld Bezeichnung die Bezeichnung des Schriftstücks ein.
    2. Geben Sie in das Feld Schlüsselwörter weitere passende Schlüsselwörter ein, die bei einer späteren Suche greifen werden.
    3. Geben Sie in das Feld Ort der Archivierung ein, wo das physische Schriftstück archiviert wurde.
    4. Geben Sie in das Feld Beschreibung eine Beschreibung des Schriftstücks ein.
  2. Bereich Datum & Gültigkeit
    1. Wählen Sie über die Auswahllisten Gültig ab den Beginn des Schriftstück aus.
    2. Wählen Sie über die Auswahllisten Gültig bis entweder das Ende des Schriftstück oder ein Intervall, z. B. "2 Monate" aus.
  3. Bereich Erinnerungsmail an Bearbeiter
    1. Wählen Sie über die Auswahllisten Datum der Erinnerung entweder das Datum, an dem die E-Mail an den Bearbeiter gesendet werden soll oder wählen Sie ein Intervall vor dem ersten Kündigungstermin.
  4. Bereich Weitere unabhängige Erinnerungsmails
    1. Geben Sie in das Feld Hinweis Notizen oder Hinweise ein, die die unabhängigen Erinnerungsmails betreffen.
    2. Wählen Sie über die Auswahllisten Datum das Sendedatum der unabhängigen Erinnerungsmail.
    3. Wählen Sie bei Bedarf über die Auswahlliste Wiederholung das Intervall, in dem die Erinnerungsmail erneut versendet werden soll.
  5. Bereich Angehängte Dateien
    Laden Sie hier bei Bedarf bis zu 5 Dateien hoch.
    1. Klicken Sie auf den Button Durchsuchen.
      Es öffnet sich ein zweites Fenster.
    2. Wählen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem Rechner aus.
    3. Klicken Sie auf den Button Öffnen des zweiten Fensters.
      Das zweite Fenster schließt sich wieder.
  6. Bereich Verantwortliche Personen für Schriftstück
    1. In der Zeile Ersteller wird der Ersteller des Schriftstücks angezeigt.
    2. Wählen Sie über die Auswahlliste Bearbeiter den Bearbeiter des Schriftstücks aus.
    3. Wählen Sie über die Auswahlliste Prüfer den Prüfer des Schriftstücks aus.
  7. Klicken Sie auf den Button Weiter, wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben.
    Sie erhalten eine Übersicht über die getätigten Einträge.
  8. Klicken Sie auf den Button Speichern, um das Schriftstück im Vertragsmanagement abzulegen.
Sie gelangen zur Ordnerübersicht, s. dazu 1.2 Ordnerübersicht.

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1.4 Vertrag/Schriftstück bearbeiten

  1. Klicken Sie sich auf die Ebene runter, in der sich der gewünschte Vertrag/das gewünschte Schriftstück befindet.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Vertrags/Schriftstücks.
  3. Klicken Sie auf den Button Bearbeiten.
  4. Bearbeiten Sie den Vertrag/das Schriftstück wie gewünscht, s. dazu 1.3 Vertrag hinzufügen.
  5. Klicken Sie auf den Button Weiter.
  6. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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1.5 Als geprüft markieren

  1. Klicken Sie sich auf die Ebene runter, in der sich der gewünschte Vertrag/das gewünschte Schriftstück befindet.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Vertrags/Schriftstücks.
  3. Klicken Sie auf den Button Als geprüft markieren.
Sie gelangen zur Ordnerübersicht, s. dazu 1.2 Ordnerübersicht. Der Vertrag/das Schriftstück wird mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet.

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1.6 Als abgelehnt markieren

  1. Klicken Sie sich auf die Ebene runter, in der sich der gewünschte Vertrag/das gewünschte Schriftstück befindet.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Vertrags/Schriftstücks.
  3. Klicken Sie auf den Button Als abgelehnt markieren.
    Ein neues Fenster öffnet sich.
  4. Geben Sie in das neue Fenster bei Bedarf eine Begründung ein.
  5. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie bei Bedarf die Option Sende zusätzliche E-Mail an zuständigen Bearbeiter.
  6. Klicken Sie auf den Button Grund der Ablehnung speichern und an Bearbeiter senden.
Sie gelangen zur Ordnerübersicht, s. dazu 1.2 Ordnerübersicht. Der Vertrag/das Schriftstück wird mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet.

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1.7 Vertrag/Schriftstück löschen

  1. Klicken Sie sich auf die Ebene runter, in der sich der gewünschte Vertrag/das gewünschte Schriftstück befindet.
  2. Klicken Sie auf das Icon Löschen.
  3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
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2. Statistik

Melden Sie sich bitte im Portal an.
  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Verträge.
  3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Verträge auf Statistik.

2.1 Ablaufende Verträge

Hier werden alle Verträge und Schriftstücke aufgelistet, deren Ablaufdatum bald erreicht ist.
  • Typ Zeigt per Symbol an, ob es sich um einen Vertrag oder ein Schriftstück handelt. Details entnehmen Sie bitte der Legende am Ende der Tabelle.
  • Bezeichnung Zeigt die Bezeichnung an.
    Mit Klick auf die Bezeichnung können Sie Details einsehen.
  • Vertragspartner Zeigt bei Verträgen den Vertragspartner an.
  • Schlüsselwörter Zeigt angegebene Schlüsselwörter an.
  • Bearbeiter Zeigt den Bearbeiter an.
  • Prüfer Zeigt den Prüfer an.
  • Gültigkeit Zeigt die Gültigkeit an.
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2.2 Nächste Kündigungstermine

Hier werden alle Verträge und Schriftstücke aufgelistet, bei denen der nächstmögliche Kündigungstermin bald erreicht ist.
  • Typ Zeigt per Symbol an, ob es sich um einen Vertrag oder ein Schriftstück handelt. Details entnehmen Sie bitte der Legende am Ende der Tabelle.
  • Bezeichnung Zeigt die Bezeichnung an.
    Mit Klick auf die Bezeichnung können Sie Details einsehen.
  • Vertragspartner Zeigt bei Verträgen den Vertragspartner an.
  • Schlüsselwörter Zeigt angegebene Schlüsselwörter an.
  • Bearbeiter Zeigt den Bearbeiter an.
  • Prüfer Zeigt den Prüfer an.
  • Gültigkeit Zeigt die Gültigkeit an.
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3. Basisordner

Hinweis: Nur als Portal Master haben Sie die nötige Berechtigung, um Basisordner zu verwalten.
  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Verträge.
  3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Einstellungen auf Basisordner.
Alle bereits existierenden Basisordner werden in der Übersicht aufgelistet.

3.1 Hinzufügen

  1. Klicken Sie auf den Reiter Basisordner hinzufügen.
  2. Geben Sie in das Feld Name den Namen des Basisordners ein.
  3. Klicken Sie auf den Button Speichern.
Der neue Basisordner wird in der Übersicht angezeigt.

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3.2 Umbenennen

  1. Klicken Sie auf den Reiter Übersicht.
  2. Wählen Sie den gewünschten Ordner und klicken Sie auf das Icon Umbenennen.
  3. Geben Sie in das Feld Name einen neuen Namen ein.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern.
Der Basisordner wird in der Übersicht angezeigt.

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3.3 Pflichtdatensätze hinzufügen

Sie können bis zu zehn Pflichtdatensätze zu einem Ordner hinzufügen.
  1. Klicken Sie auf den Reiter Übersicht.
  2. Wählen Sie den Ordner, dem Sie Pflichtdatensätze hinzufügen möchten und klicken Sie auf dessen Namen.
  3. Geben Sie jeweils in das Feld Name einen Namen für den Pflichtdatensatz ein.
  4. Wählen Sie jeweils, ob es sich dabei um einen Vertrag oder ein Schriftstück handelt.
  5. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einträge vorgenommen haben.
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3.4 Löschen

Hinweis: Basisordner die sich in Gebrauch befinden, können nicht gelöscht werden.
  1. Klicken Sie auf den Reiter Übersicht.
  2. Wählen Sie den gewünschten Ordner und klicken Sie auf das Icon Löschen.
  3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
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4. Nutzer verwalten

Hinweis: Nur als Portal Master haben Sie die nötige Berechtigung, um Nutzer zu verwalten.
  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Verträge.
  3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Einstellungen auf Nutzer verwalten.
Alle Nutzer mit der Rolle "Contract User" werden in der Übersicht aufgelistet. Werden keine Nutzer angezeigt, wurde die Rolle "Contract User" noch nicht vergeben.

4.1 Ordner zuweisen

  1. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus und klicken Sie auf das Icon Zuweisen.
    Alle Firmen- und Basisordner werden angezeigt.
  2. Aktivieren Sie jeweils die Option, je nach dem, welchen Zugriff bzw. welche Berechtigung der Nutzer auf den entsprechenden Ordner erhalten soll: Lesen, Hochladen, Prüfer, Bearbeiter.
  3. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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4.2 Nutzer hinzufügen

Wurde die Rolle "Contract User" noch keinem Nutzer zugewiesen, können Sie das hier nachholen.
  1. Klicken Sie auf den Reiter Hinzufügen.
  2. Sie haben die Möglichkeit, die Rolle einem existierenden Nutzer oder einem ganz neuen zuzuweisen:
    a) Nutzer existiert bereits im Portal
    1. Geben Sie den Nachnamen des Nutzers ein.
    2. Wählen Sie den Nutzer aus der Liste aus.
    b) Neuen Nutzer dem Portal hinzufügen
    1. Füllen Sie die Felder mit den entsprechenden Nutzerinformationen aus.
  3. Klicken Sie im entsprechenden Bereich auf den Button Speichern.
Sie können nun dem Nutzer die gewünschten Ordner zuweisen, s. dazu 4.1 Ordner zuweisen.

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