Form Builder

v 12.0 - Stand 31.01.2022
Mit dem Form Builder erstellen Sie einfache bis hin zu komplexen Formulare, können Auswahl-Optionen als Kataloge und Datenfelder definieren. Nutzen Sie die Entitäten für die gewünschten Datensätze, welche Sie erfassen möchten.
 
Hinweis: Um Formulare zu verwalten, melden Sie sich bitte als "Contact Manager", "Content Manager" oder "Portal Master" an.

1. Übersicht

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder
Sie erhalten die folgenden Widgets:
  • Entitäten
  • Kataloge
  • Formulare

Form Builder Startseite

Zum Anfang

2. Kataloge

Kataloge sind Zusammenstellungen für Auswahl-Optionen von Formularfeldern, anschließend können diese Select-, Radio- und Checkboxen zugewiesen werden.
  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Form Builder auf Kataloge.
Sie erhalten folgende Übersicht, sofern bereits Kataloge erstellt wurden:
  • Über die Auswahlliste können Sie durch alle Kataloge navigieren. Hinweis: Mit Klick auf die Auswahlliste Status in der Spaltenüberschrift können Sie in der Ansicht zwischen nur aktiven, nur inaktiven und allen Katalogen hin und her schalten.
  • Status: Zeigt den Status des Katalogs an, grün=aktiv, rot=inaktiv. Mit Klick auf den Kreis können Sie den Status ändern.
  • Einträge: Zeigt die Anzahl der zugehörigen Einträge des Katalogs an. Mit Klick auf die Zahl gelangen Sie direkt zu den Einträgen.
  • Titel: Der für Listen und Auswahl verwendetet Titel.
  • Namen (Datenbank): Zeigt den Namen des Katalogs an.
  • Aktionen: Sie können zwischen Bearbeiten, Einträge, Übersetzungen, Deaktivieren und Löschen wählen.
    • Bearbeiten: Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus.
    • Einträge: Mit Klick auf das Icon gelangen Sie direkt zu den Einträgen.
    • Übersetzungen: Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Übersetzungsmodus.
    • Deaktivieren: Mit Klick auf das Icon können Sie den Katalog deaktivieren.
    • Löschen: Mit Klick auf das Icon können Sie den Katalog löschen.

Form Builder Kataloge Startseite

2.1 Hinzufügen

Rechts oben klicken Sie das Icon + Hinzufügen.

Der Reiter Hinzufügen öffnet sich.
  1. Das Pflichtfeld Titel: Der für Listen und Auswahl verwendetet Titel.
  2. Das Pflichtfeld Name: Der symbolische Name in der Daten und im Export.
  3. Das Pflichtfeld Status: Der Status kann durch das Klicken der Checkbox auf Aktiv gesetzt werden.
  4. Drücken Sie Speichern, um den Katalog anzulegen.
Form Builder Kataloge Hinzufügen


Der Reiter Einträge öffnet sich.
  1. Das Pflichtfeld Titel: Der für Listen und Auswahl verwendetet Titel.
  2. Das Pflichtfeld Wert: Der ganzzahlige Weert, der in der Datenbank gespeichert ist.
  3. Das Pflichtfeld Status: Der status kann durch das Klicken der Checkbox auf Aktiv gesetzt werden.
  4. Drücken Sie Hinzufügen, um den Eintrag anzulegen.
Sie können mit dem gleichen Verfahren weitere Einträge vornehmen.

Form Builder Einträge Hinzufügen

Öffnen Sie den Reiter Übersetzungen.
  1. Sie können die Übersetzungen vornehmen.
  2. Drücken Sie Speichern, um die Übersetzungen festzulegen.
Form Builder Kataloge Übersetzungen

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2.2 Bearbeiten

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Form Builder auf Kataloge.
Sie sehen eine Übersicht der aktiven und der inaktiven Kataloge.
Über die Auswahlliste können Sie durch alle Kataloge navigieren. Hinweis: Mit Klick auf die Auswahlliste Status in der Spaltenüberschrift können Sie in der Ansicht zwischen nur aktiven, nur inaktiven und allen Katalogen hin und her schalten.
  1. Wählen Sie in der Übersicht den Katalog, den Sie bearbeiten möchten.
  2. Klicken Sie auf das Aktionen Icon Bearbeiten.
  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben.

Form Builder Kataloge Startseite

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3. Entitäten

Entitäten sind Zusammenstellungen von Formular-Eingabefelder. Bei den Eingabefeldern können Sie die Optionen der Kataloge verknüpfen oder die Felder mit Einschränkungen versehen. Weiterhin können Sie über die Toggle-Möglichkeit, Felder je nach Auswahl ein- bzw. ausblenden.
  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Form Builder auf Entitäten.

Sie erhalten folgende Übersicht, sofern bereits Entitäten erstellt wurden:
  • Über die Auswahlliste können Sie durch alle Entitäten navigieren. Hinweis: Mit Klick auf die Auswahlliste Status in der Spaltenüberschrift können Sie in der Ansicht zwischen nur aktiven, nur inaktiven und allen Entitäten hin und her schalten.
  • Status: Zeigt den Status der Entität an, grün=aktiv, rot=inaktiv. Mit Klick auf den Kreis können Sie den Status ändern.
  • Felder: Zeigt die Anzahl der zugehörigen Felder der Entität an. Mit Klick auf die Zahl gelangen Sie direkt zu den Feldern.
  • Titel: Der für Listen und Auswahl verwendetet Titel.
  • Namen (Datenbank): Zeigt den Namen der Entität an.
  • Aktionen: Sie können zwischen Bearbeiten, Einträge, Übersetzungen, Deaktivieren und Löschen wählen.
    • Bearbeiten: Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus.
    • Felder: Mit Klick auf das Icon gelangen Sie direkt zu den Feldern.
    • Toggles: Mit Klick auf das Icon gelangen Sie direkt zu den Toggles.
    • Einschränkungen: Mit Klick auf das Icon gelangen Sie direkt zu den Einschränkungen.
    • Deaktivieren: Mit Klick auf das Icon können Sie die Entität deaktivieren.
    • Kopieren: Mit Klick auf das Icon können Sie die Entität kopieren.
    • PDF: Mit Klick auf das Icon können Sie eine PDF hochladen.
    • Löschen: Mit Klick auf das Icon können Sie die Entität löschen.
Form Builder Entitäten Startseite


Zum Anfang

3.1 Hinzufügen

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Form Builder auf Entitäten.
Rechts oben klicken Sie das Icon + Hinzufügen.

Der Reiter Hinzufügen öffnet sich.
  1. Das Pflichtfeld Titel: Der für Listen und Auswahl verwendetet Titel.
  2. Das Pflichtfeld Name: Der symbolische Name in der Daten und im Export.
  3. Das Pflichtfeld Status: Der Status kann durch das Klicken der Checkbox auf Aktiv gesetzt werden.
  4. Drücken Sie Speichern, um die Entität anzulegen.
Form Builder Entitäten Hinzufügen

Der Reiter Felder öffnet sich.
  1. Das Pflichtfeld Titel: Der für Listen und Auswahl verwendetet Titel.
  2. Das Pflichtfeld Name: Der symbolische Name in der Daten und im Export.
  3. Im DropDown Menü Typ können Sie wählen zwischen: Katalog, Checkbox, Nummer, Dezimal, Prozent, Umfang, Zeichenfolge, Text, Datum, Datum (Zeichenfolge), Uhrzeit, Uhrzeit (Zeichenfolge), Dokument / Einzeln, Dokumente, Label, Signatur, Katalog / Funktion, Kopfzeile, HTML, Tabelle.
  4. Im Pflichtfeld Katalog können Sie zwischen bestehenden Katalogen auswählen.
  5. Sie können durch das Klicken der Checkbox Mehrere Werte auswählen.
  6. Sie können ein Pflichtfeld durch das Klicken der Checkbox festlegen.
  7. Das Feld Status: Der Status kann durch das Klicken der Checkbox auf Aktiv gesetzt werden.
  8. Im Eingabefeld Hilfe können Sie Erläuterungen vornehmen.
  9. Drücken Sie Hinzufügen, um die Entität anzulegen.
Form Builder Entitäten Felder

Sie können den Reiter Toggles öffnen.
  1. Das Feld ist mit einem Wert oder Text ausgefüllt und kann durch eine Auswahlliste geändert werden.
  2. Der Eintrag ist mit einem Wert oder Text ausgefüllt und kann durch eine Auswahlliste geändert werden.
  3. Das Dependend Feld ist mit einem Wert oder Text ausgefüllt und kann durch eine Auswahlliste geändert werden.
  4. Die Methode können Sie Anschalten oder Abschalten.
  5. Das Feld Gruppe können Sie mit keinem Wert oder einer Gruppe 1 bis Gruppe 100 festlegen.
  6. Drücken Sie Hinzufügen.
Form Builder Entitäten Toggles

Sie können den Reiter Einschränkungen öffnen.
  1. Feld: Sie können ein Feld auswählen, sofern Sie es vorher festgelegt haben.
  2. Methode: Sie haben verschiedene Auswahlmöglichkeiten wie: Minimale Länge..., Maximale Länge..., Spezifische Länge..., Minmaler Wert..., Maximaler Wert..., Maximale Linien..., Nur Ziffern, Nur Buchstaben, Buchstaben und Ziffern, Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, E-Mail, Postleitzahl (Deutsch), Sozialversicherungsnummer (Deutsch), Weniger..., Weniger / Gleich..., Mehr..., Mehr / Gleich..., Entspricht...
  3. Wenn Sie eine Methode gewählt haben, öffnet sich das Eingabefeld Wert.
  4. Drücken Sie Hinzufügen, um die Einschränkung anzulegen.
Form Builder Entitäten Einschränkungen


Sie können den Reiter Übersetzungen / Felder öffnen.
  1. Sie können die Übersetzungen vornehmen.
  2. Drücken Sie Speichern, um die Übersetzungen festzulegen.
Form Builder Entitäten Übersetzungen

Sie können den Reiter Übersetzungen / Hilfe öffnen.
  1. Sie können die Übersetzungen vornehmen.
  2. Drücken Sie Speichern, um die Übersetzungen festzulegen.

Form Builder Entitäten Übersetzungen Hilfe

Sie können den Reiter PDF öffnen.
  1. Sie können eine Datei auswählen
  2. Drücken Sie Hochladen, um eine Datei hochzuladen.
Form Builder Entitäten PDF

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3.2 Bearbeiten

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Form Builder auf Entitäten.
Sie sehen eine Übersicht der aktiven und der inaktiven Entitäten.


Form Builder Entitäten Bearbeiten
 
  1. Wählen Sie in der Übersicht die Entität, die Sie Bearbeiten möchten.
  2. Klicken Sie auf das Aktionen Icon Bearbeiten.
  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben.

Form Builder Entitäten Bearbeiten 2

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3.3 Löschen

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Form Builder auf Entitäten.
Sie sehen eine Übersicht der aktiven und der inaktiven Entitäten.


Form Builder Entitäten Löschen
  1. Wählen Sie in der Übersicht die Entität, die Sie Löschen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Aktionen Icon Löschen.
  3. Klicken Sie auf den Button OK, wenn Sie die Entität löschen möchten.
Form Builder Entitäten Löschen 2

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4. Formulare

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder > Formulare.
Form Builder Formulare Startseite

Formulare vereinfachen die Erhebung von Daten. Weisen Sie hier eine Entität, jeweils einem Formular zu und gestalten Sie die Anordnung in Gruppierungen oder auf einzelnen Seiten.

Sie erhalten folgende Tabelle:
  • Name In der ersten Zeile wird der Name des Formulars angezeigt, darunter die jeweilige vom System vorgegebene ID. Mit dieser ID können Sie das Formular ansprechen und z. B. in Storys Vernküpfungen erstellen.
  • Elemente Gibt die Anzahl der vorhandenen Elemente wieder.
    Hinweis: Wurden dem Formular noch keine Elemente hinzugefügt, wird der Link Elemente hinzufügen angezeigt.
  • Einträge Gibt die Anzahl der vorhandenen Einträge wieder, s. hierzu 5. Formulareinträge.
  • Vorschau Mit Klick auf das Icon können Sie das Formular betrachten.
  • Bearbeiten Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus.
  • Übersetzen Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Übersetzungsmodus.
  • Löschen Mit Klick auf das Icon können Sie das Formular zu löschen.
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4.1 Hinzufügen

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Form Builder auf Formulare.
Rechts oben klicken Sie das Icon + Hinzufügen.

Form Builder Formulare Hinzufügen



Der Reiter Hinzufügen öffnet sich.
  1. Eine ID wird automatisch vergeben und kann nicht verändert werden.
  2. Das Pflichtfeld Titel: Der für Listen und Auswahl verwendetet Titel.
  3. Das Pflichtfeld Name: Der symbolische Name in der Daten und im Export.
  4. Sie wählen eine Entität aus.
  5. Das Pflichtfeld Status: Der Status kann durch das Klicken der Checkbox auf Aktiv gesetzt werden.
  6. Drücken Sie Speichern, um das Formular anzulegen.

Form Builder Formulare Hinzufügen 2

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4.2 Übersetzen

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Form Builder auf Formulare.
  4. Öffnen Sie den Reiter Übersetzungen.
  5. Sie können die Übersetzungen vornehmen.
  6. Drücken Sie Speichern, um die Übersetzungen festzulegen.
Form Builder Formulare Übersetzungen

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4.3 Löschen

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Formulare.
  3. Wählen Sie das Formular, das Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie auf das Icon Löschen.
  5. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK

Form Builder Formulare Löschen

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5. Tools

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Tools auf Testen, Platzhalter, Konfiguration oder Kopieren.

5.1 Testen

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Tools auf Testen.
Sie erhalten folgende Übersicht:
  • Formular: Sie können im Auswahlmenü ein Formular zum Testen auswählen.
  • Drücken Sie den Button: Test form submission, PDF meta date oder Pre-fill PDF
  • Test form submission: Die Auswahlliste Details öffnet sich. Drücken Sie danach den Button Test.
  • PDF meta date oder Pre-fill PDF: Dieser Test ist nur möglich, wenn Sie bei Entität ein PDF hochgeladen haben
Form Builder Testen 1

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5.2 Platzhalter

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Tools auf Platzhalter.
Erstellen Sie hier Platzhalter für Formulare, diese können Sie dann einbinden in z.B. Story-Artikel
  1. Wählen Sie ein Formular in der Auswahlliste
  2. Drücken Sie den Button Hinzufügen.
Form Builder Hinzufügen

Der Reiter Bearbeiten öffnet sich:
  • Platzhalter: Der entsprechende Platzhalter wird Ihnen automatisch angezeigt.
  • Berechtigungen: Durch Klicken der Checkbox können Sie Registrierte Nutzer auswählen.
  • E-Mail-Benachrichtigung: Diese können Sie durch anklicken der Checkbox Aktivieren. Wird diese aktiviert, so werden Formularantworten an E-Mail-Adressen weitergeleitet. Mehrere E-Mails trennen Sie durch Semikolon.
  • Dialog /Speichern: Wählen Sie hier Aktivieren, so können Sie Ihre Nachricht in deutsch, englisch, französisch und spanisch verfassen.
Form Builder Platzhalter Bearbeiten
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5.3 Konfiguration

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Tools auf Konfiguration
Hier können Sie alle Einstellungen und Zuweisungen von Formularen, Einträgen und Katalogen für ein anderes Portal exportieren. (Zip-Datei enthält .json, .pdf, ...)
Hier können Sie eine zuvor exportierte Datei mit alle Formularen, Einträgen und Katalogen von einen anderen Portal importieren.

Form Builder Konfiguration

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5.4 Kopieren

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Form Builder.
  3. Klicken Sie auf in der linken Navigation unterhalb von Tools auf Kopieren.
  4. Wählen Sie Alle, Keine oder eine Auswahl von zu kopierenden Inhalten aus.
  5. Klicken Sie auf den Button Kopieren.

DE Tools Kopieren 1


 
  1. Eine Vorschau der zu kopierenden Inhalte, zum Beispiel die Entität mit allen Feldern und dem verbundenen Formular, öffnet sich.
  2. Klicken Sie auf den Button Ausführen.

DE Tools Kopieren 3
 
  1. Es erscheint eine Erfolgsmeldung und der kopierte Inhalt wird in der Übersicht angezeigt.

DE Tools Kopieren 5


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