Export & Import

v9.0 - Stand: 04.04.2017
Mit Export- und Importprofilen können Sie per Daten, z. B. Nutzer, Produkte, Aufträge oder Angebote, zu .csv-Dateien exportieren oder Nutzer importieren.

Hinweis: Um einen Export oder Import durchzufühen, müssen Sie sich als "Portal Master" anmelden.

1. Export

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Tools & Administration > Export & Import.
  3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Export.
Sie gelangen zur Übersicht. Sofern bereits Exportprofile angelegt wurden, erhalten Sie folgende Tabelle:
  • Status Zeigt den Status des Profils an; grün = aktiv, rot = inaktiv.
  • Name/Datei Zeigt den Namen des Profils und den dazugehörigen Dateinamen an.
    Mit Klick auf den Namen gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus, s. dazu 1.2 Profil bearbeiten.
  • Typ Zeigt an, welcher Typ exportiert wird.
  • Format Zeigt das Format der Exportdatei an.
  • Letzter Export (Intervall) Zeigt Datum, Uhrzeit und in Klammern das Intervall des letzten Exports an.
  • Download Mit Klick auf den ersten Pfeil können Sie den Export manuell starten, mit Klick auf den zweiten Pfeil können Sie den Export herunterladen.
  • Bearbeiten Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus, s. dazu 1.2 Bearbeiten.
  • Löschen Mit Klick auf das Icon können Sie das Profil löschen.
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1.1 Hinzufügen

  • Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Export.
  • Klicken Sie auf den Reiter Hinzufügen.
Um ein Profil hinzuzufügen, müssen Sie drei Schritte durchlaufen:
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1. Daten exportieren


Hinweis: Mit den folgenden Einstellungen legen Sie ein Profil an, der nach Ihren Angaben regelmäßig exportiert wird. So erhalten Sie immer einen aktuellen Download.
  1. Wählen Sie über die Auswahlliste Typ aus, was Sie exportieren möchten.
  2. Geben Sie in das Feld Name einen Namen für den Export ein.
  3. Geben Sie in das Feld Zielverzeichnis das Zielverzeichnis ein.
  4. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Dateinamen ein.
  5. Wählen Sie über die Auswahlliste dahinter den Dateityp aus.
  6. Wählen Sie im Bereich Aktion, wenn Datei bereits existiert die gewünschte Aktion aus. Geben Sie im Feld dahinter bei Bedarf den Pfad an.
  7. Wählen Sie im Bereich Start über die Auswahllisten Tag, Monat und Jahr das Startdatum aus.
    Wählen Sie bei Bedarf über die Auswahllisten Stunde und Minute die Uhrzeit aus.
  8. Wählen Sie im Bereich Ende über die Auswahllisten Tag, Monat und Jahr das Enddatum aus.
    Wählen Sie bei Bedarf über die Auswahllisten Stunde und Minute die Uhrzeit aus.
  9. Wählen Sie über die Auswahlliste Intervall das Intervall aus.
  10. Wählen Sie über die Auswahlliste Trennzeichen das gewünschte Trennzeichen.
  11. Wählen Sie über die Auswahlliste Texttrenner den gewünschten Textrenner.
  12. Wählen Sie über die Auswahlliste Daten die gewünschten Daten, die exportiert werden sollen.
  13. Klicken Sie auf den Button Nächster Schritt, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
2. Elemente

Die Tabelle zeigt alle bisherigen Elemente an, die bearbeitet werden können:
  1. Wählen Sie aus der Tabelle den Feldnamen, den Sie bearbeiten möchten.
  2. Klicken Sie auf das Icon Bearbeiten.
  3. Wählen Sie aus der Auswahlliste Elementspalte unterhalb der Tabelle die gewünschte Spalte aus.
  4. Bearbeiten Sie bei Bedarf den Namen im Feld Feldname.
  5. Geben Sie bei Bedarf im Feld Feldlänge eine Zahl an, um die Feldlänge zu beschränken, z. B. 15.
  6. Aktivieren Sie bei Bedarf im Feld Feldattribute (wenn Feldlänge definiert ist) die Option
    • Ausrichten (links/rechts)
    • mit Nullen auffüllen (ja/nein), um das Feld aufzufüllen, wenn die Feldlänge nicht erreicht wird.
  7. Geben Sie im Feld Datumsformat ein gewünschtes Format ein, wenn die aktuelle Spalte ein Zeitstempel ist, z. B. DD.MM.YYYY (D = Tag, M = Monat, Y = Jahr).
  8. Wählen Sie über die Auswahlliste Dezimal Trennzeichen das Trennzeichen für Dezimalzahlen.
  9. Geben Sie in das Feld Dezimale Rundung die Rundung für Dezimalzahlen ein, z. B. 2 für eine Rundung ab der zweiten Stellen hinter dem Komma.
  10. Klicken Sie auf den Button Speichern, um das bearbeitete Element zu speichern.
    Klicken Sie auf das Icon Löschen, um ein Element zu löschen.
Wiederholen Sie diesen Vorgang mit weiteren Elementen, so oft wie es nötig ist.
  • Klicken Sie auf den Button Nächster Schritt, wenn Sie alle Elemente bearbeitet haben.
Sie können auch neue Elemente anlegen:
Element hinzufügen
  1. Wählen Sie über die Auswahlliste Elementspalte, welches Element Sie hinzufügen möchten.
  2. Geben Sie in das Feld Feldname einen Namen ein.
  3. Geben Sie bei Bedarf in das Feld Feldlänge eine Zahl an, um die Feldlänge zu beschränken, z. B. 15.
  4. Aktivieren Sie bei Bedarf im Feld Feldattribute (wenn Feldlänge definiert ist) die Option
    • Ausrichten (links/rechts)
    • mit Nullen auffüllen (ja/nein), um das Feld aufzüfüllen, wenn die Feldlänge nicht erreicht wird.
  5. Geben Sie im Feld Datumsformat ein gewünschtes Format ein, wenn die aktuelle Spalte ein Zeitstempel ist, z. B. DD.MM.YYYY (D = Day, M = Month, Y = Year).
  6. Wählen Sie über die Auswahlliste Dezimal Trennzeichen das Trennzeichen für Dezimalzahlen aus.
  7. Geben Sie in das Feld Dezimale Rundung die Rundung für Dezimalzahlen ein, z. B. 2 für eine Rundung ab der zweiten Stellen hinter dem Komma.
  8. Klicken Sie auf den Button Speichern, um das bearbeitete Element zu speichern.
    Das Element wird in der Tabelle mit aufgelistet. Klicken Sie auf das Icon Löschen, wenn Sie das Element wieder löschen möchten.
  9. Klicken Sie auf den Button Nächster Schritt, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
3. Zusammenfassung

Sie erhalten eine Zusammenfassung aller vorgenommenen Einstellungen.
  • Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie den Export speichern und aktivieren möchten.
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1.2 Bearbeiten

  1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Export.
  2. Wählen Sie in der Übersicht das Profil, das Sie bearbeiten möchten.
  3. Klicken Sie auf das Icon Bearbeiten.
Sie gelangen zum ersten Schritt 1. Daten exportieren. Bearbeiten Sie alle gewünschten Einstellungen, s. dazu 1.1 Hinzufügen.

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1.3 Export manuell starten

Wenn Sie einen aktuellen Export benötigen und nicht auf das reguläre Intervall warten möchten, können Sie den Export auch manuell starten.
  1. Wählen Sie in der Übersicht den Export, den Sie manuell starten möchten.
  2. Klicken Sie in der Spalte Download auf den ersten Pfeil Starte Export.
  3. Bestätigen Sie den Start mit Klick auf den Button OK.
    Das Datum in der Spalte Letzter Export aktualisiert sich.
  4. Klicken Sie in der Spalte Download auf den zweiten Pfeil Herunterladen.
    Öffnen oder speichern Sie den Export.
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1.4 Löschen

  1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Export.
  2. Wählen Sie in der Übersicht das Profil, das Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf das Icon Löschen.
  4. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
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2. Import

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Tools & Administration > Export & Import.
  3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Import.
Sie gelangen zur Übersicht. Sofern bereits Importprofile angelegt wurden, erhalten Sie folgende Tabelle.
  • Status Zeigt den Status des Profils an; grün = aktiv, rot = inaktiv.
  • Name/Details Zeigt den Namen des Profils und dazugehörige Details an.
    Mit Klick auf den Namen gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus, s. dazu 2.3 Bearbeiten.
  • Typ Zeigt an, welcher Typ exportiert wird.
  • Format Zeigt das Format der Exportdatei an.
  • Intervall Zeigt Datum, Uhrzeit und das Intervall des letzten Exports an.
  • Upload Mit Klick auf den Pfeil können Sie die Importdatei manuell hochladen.
  • Bearbeiten Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus, s. dazu 2.3 Bearbeiten.
  • Löschen Mit Klick auf das Icon können Sie das Profil löschen.
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2.1 Hinzufügen

Fügen Sie ein Profil hinzu, um Nutzer zu importieren und automatisch, je nach Intervalleinstellungen, zu aktualisieren.
Achtung: Nachdem Sie das Profil erstellt haben, müssen Sie die Datei hochladen, die die Nutzer enthält, s. 2.2 Datei hochladen.
  1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Import.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Hinzufügen.
Um ein Profil zu erstellen, müssen Sie vier Schritte durchlaufen:

1. Allgemeine Einstellungen
  1. Geben Sie in das Feld Name einen eindeutigen Namen für das Profil ein.
  2. Geben Sie in das Feld Beschreibung eine Beschreibung ein.
  3. Wählen Sie über die Auswahlliste Applikation den Importtyp aus.
  4. Wählen Sie über die Auswahlliste Dateityp den Dateityp aus.
  5. Aktivieren Sie im Bereich Zeitintervall die Wochentage, an denen der Import ausgeführt werden soll.
  6. Geben Sie im Bereich Start/Ende in das erste Feld die Start-Uhrzeit und in das zweite Feld die Ende-Uhrzeit des Imports an.
  7. Wählen Sie über die Auswahlliste Aktualisierungsmodus aus, wie Sie die Datensätze importieren möchten:
    • Nur neue Datensätze importieren Benutzen Sie diese Methode, um nur Nutzer aus der .csv-Datei zu erstellen, die in der SITEFORUM Nutzerdatenbank noch nicht existieren. Nutzer, die bereits existieren, werden ignoriert. Diese Datensätze werden weder gelöscht noch aktualisiert.
    • Nur existierende Datensätze aktualisieren Benutzen Sie diese Methode, um nur existierende Nutzer zu aktualisieren. Datensätze, die sich nicht in der SITEFORUM Nutzerdatenbank befinden, werden ignoriert. Diese Datensätze werden weder gelöscht noch aktualisiert.
    • Neue Datensätze importieren und existierende aktualisieren (empfohlen) Diese Methode ist empfohlen. Hierbei werden alle Datensätze aus der CSV Datei importiert, die sich noch nicht in der SITEFORUM Nutzer Datenbank befinden. Datensätze die sich bereits in der SITEFORUM Nutzer Datenbank befinden werden aktualisiert. Bei dieser Methode werden keine Nutzer gelöscht. Diese Methode eignet sich am besten wenn Ihre CSV Datei nur Datensätze enthält die neu sind oder aktualisiert werden sollen.
    • Neue importieren, existierende aktualisieren, nicht-existierende löschen Benutzen Sie diese Methode, um Ihre SITEFORUM Nutzerdatenbank mittels einer .csv-Datei abzugleichen. Hierbei werden neue Datensätze (Datensatz existiert in .csv-Datei, aber nicht in SITEFORUM Nutzerdatenbank) importiert. Existierende Datensätze (Datensatz existiert in .csv-Datei und in SITEFORUM Nutzerdatenbank) werden aktualisiert. Nutzer, die nicht in der .csv-Datei aber in der SITEFORUM Nutzerdatenbank existieren, werden gelöscht.
  8. Aktivieren Sie die Option Erweiterte Logdatei, wenn Sie detaillierte Protokollinformationen wünschen.
  9. Aktivieren Sie die Option Aktiv, um das Profil zu aktivieren.
  10. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
2. Attribute und Überschriften
  1. Wählen Sie über die Auswahlliste Zeichencodierung der Datei die entsprechende Zeichencodierung aus.
  2. Wählen Sie über die Auswahlliste Zeilentrenner den Zeilenumbruchtyp aus.
  3. Wählen Sie über die Auswahlliste Zellentrenner das Trennzeichen für Zellen.
    Hinweis: Der Zellentrenner muss der gleiche sein, der in der Beispieldatei bzw. im Feld "Spaltenüberschrift Liste" verwendet wird.
  4. Wählen Sie über die Auswahlliste Texttrenner das Trennzeichen für den Text.
    Hinweis: Der Texttrenner muss der gleiche sein, der in der Beispieldatei bzw. wie im Feld "Spaltenüberschrift Liste" verwendet wird.
  5. Aktivieren Sie die Option Spaltenüberschrift, wenn Sie Spaltenüberschriften verwenden möchten.
    Hinweis: Eine Spaltenüberschrift vereinfacht die Zuweisung von Spalten zu Datenbankfeldern.
  6. Geben Sie in das Feld Beginne ab Zeile die Zeile ein, in der sich der erste Datensatz befindet.
    Hinweis: Geben Sie die Zeilennummer der Spaltenüberschrift an, wenn Sie eine verwenden.
  7. Laden Sie im Feld Beispieldatei eine Beispieldatei hoch, um die Spaltenüberschrift aus dieser Datei zu generieren.
    Hinweis: Mit dieser Datei werden noch nicht die Nutzer importiert, es werden lediglich die Spaltenüberschriften angelegt. Nachdem Sie das Profil erstellt haben, müssen Sie die gewünschte Datei hochladen, damit die Nutzer importiert werden, s. 2.2 Datei hochladen.
  8. Wenn Sie keine Beispieldatei hochladen, dann geben Sie in das Feld Spaltenüberschrift Liste die Spaltennamen für die Spaltenüberschrift an.
    Hinweis: Trennen Sie die Spalten mit dem von Ihnen gewählten Zellentrenner.
  9. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
3. Spaltenzuordnung
Achtung: Pflichtfelder müssen immer zugewiesen werden.
  1. Markieren Sie im Feld 1. Importierte Spalte(n) wählen den ersten zu importierenden Eintrag, z. B. Meier.
  2. Markieren Sie im Feld +2. Interne Spalten auswählen die dazugehörige Spaltenüberschrift, hier z. B. Nachname.
    Hinweis: Die Werte in den Klammern dahinter stehen für die Art des Eintrags (Text, 40, 0): die Anzahl der max. erlaubten Zeichen (40) und die Anzahl der erlaubten Zeichen nach Komma (0).
  3. Klicken Sie im Bereich +3. Hinzufügen od. Entfernen auf den Button Hinzufügen, um den Datensatz zu importieren.
  4. Der Datensatz wird im Bereich =4. Auswahl betrachten aufgenommen.
  5. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie allen zu importierenden Daten Überschriften zugewiesen haben.
  6. Bei Bedarf können Sie im Bereich Allgemeine Nutzereinstellungen festlegen noch Einstellungen vornehmen, die auf alle Nutzer dieses Imports angewendet werden:
    • Nutzer dient als Vorlage Wählen Sie über die Auswahlliste, ob der Nutzer als Vorlage für alle Nutzer dienen soll.
    • Sprache Wählen Sie über die Auswahlliste die Sprache für die Nutzer.
    • Sende System-E-Mails Wählen Sie über die Auswahlliste, ob System-E-Mails versendet werden sollen.
    • Passwortverfall Wählen Sie über die Auswahlliste, ob das Passwort verfallen kann.
    • Passwortstatus Wählen Sie über die Auswahlliste, wie mit dem Passwort verfahren werden soll.
    • Zeitzone Wählen Sie über die Auswahlliste die Zeitzone für alle Nutzer aus.
    • Nutzergruppe Wählen Sie über die Auswahlliste eine Nutzergruppe, zu der alle Nutzer hinzugefügt werden.
  7. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

4. Profilzusammenfassung


In der Zusammenfassung sehen Sie alle getätigten Einträge.
  • Mit Klick auf den Button Bearbeiten gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus des jeweiligen Schritts.
  • Mit Klick auf den Button Speichern speichern Sie das Profil.
Sie gelangen zur Profilübersicht.

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2.2 Datei hochladen

  1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Import.
  2. Wählen Sie aus der Übersicht das gewünschte Profil aus.
  3. Klicken Sie auf das Icon Hochladen.

  4. Im Bereich Details können Details des Profils eingesehen werden.
  5. Wählen Sie im Bereich Dateiauswahl mit Klick auf den Button Durchsuchen die Datei aus, die die zu importierenden Nutzer enthält.
  6. Klicken Sie auf den Button Import starten, um die Datei hochzuladen und den Import zu starten.
Hinweis: Dieser Prozess kann einige Sekunden dauern.
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2.3 Bearbeiten

  1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Import.
  2. Wählen Sie in der Übersicht das Profil, das Sie bearbeiten möchten.
  3. Klicken Sie auf das Icon Bearbeiten.
Sie gelangen zum vierten Schritt 4. Profilzusammenfassung. Bearbeiten Sie alle gewünschten Einstellungen, s. dazu 2.1 Hinzufügen.

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2.4 Löschen

  1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Import.
  2. Wählen Sie in der Übersicht das Profil, das Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf das Icon Löschen.
  4. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
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