System-E-Mails

1. Übersicht 2. Zurücksetzen
3. Haupt-Template
4. Statistik

v12.0 - Stand: 18.02.2022

Mit SITEFORUM System-E-Mails werden per E-Mail automatisch Informationen z. B. über den Portalstatus oder über Neuigkeiten, wie neue Forenbeiträge, geliefert. Diese E-Mails können von Nutzern mit entsprechenden Rechten abonniert werden.

Sie können Layout sowie Inhalt der System-E-Mail individuell anpassen. Mit Hilfe eines WYSIWYG-Editors können Sie die E-Mails einfach formatieren und Ihren Anforderungen entsprechend gestalten. Jede E-Mail enthält vordefinierte Platzhalter, die Sie verwenden können, um die E-Mail zu personalisieren. Hier können Sie alle existierenden E-Mails einsehen, bearbeiten und anpassen.
Hinweis: Sie benötigen die Rolle "Content Manager" oder "Portal Master", um System-E-Mails anzupassen.

System-E-Mails Übersicht 3

1. Übersicht

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Tools & Administration > System-E-Mails.
Sie gelangen auf die Übersicht aller System-E-Mails.
 
Achtung:
  • Beachten Sie bitte, dass diese Einstellungen nur für die ausgewählte Sprache gelten. Wenn Sie anderssprachige, z. B. englische System-E-Mails bearbeiten möchten, so stellen Sie bitte die Sprache unterhalb des Eingabefensters um.
  • Verwenden Sie HTML Links wie <a href="$link">Link Name</a> nur in der Quellcode Ansicht.
  • Nur die mit * (Stern) gekennzeichneten Platzhalter sind auch im Betreff der E-Mail verfügbar.

System-E-Mails aus den folgenden Bereichen werden mit jedem Portal mitgeliefert:
  • Kalender
  • Kampagnen
  • CMS
  • Unternehmen
  • Kontakte
  • Form Builder
  • Forum
  • Gruppen
  • InvoiceOnline
  • Medien Pool
  • Nutzer
  • Projekte
  • Shop
  • Statistik
  • Eigene System-E-Mails

System-E-Mails Übersicht 3

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1.1 Hinzufügen

Hinweis: Eigens erstellte System-E-Mails können Sie aktuell nur im Bereich Netzwerk & Community > Mitgliedschaften zuweisen, wenn z. B. eine System-E-Mail verschickt werden soll, weil eine Mitgliedschaft demnächst ausläuft. Benötigen Sie eine System-E-Mail für eine Aktion, die nicht mitgeliefert wurde, so kontaktieren Sie uns bitte.
  1. Klicken Sie auf den Button +Hinzufügen.
System-E-Mails Übersicht 4
  1. Geben Sie im Bereich E-Mail Beschreibung in das Pflichtfeld Name den Namen der System-E-Mail ein.
  2. Geben Sie in das Pflichtfeld Absender den Absender der Mail ein.
  3. Geben Sie in das Pflichtfeld Betreff einen Betreff ein.
  4. Aktivieren Sie Haupt-Template nutzen, sofern Sie dies wünschen.
  5. Geben Sie in das Feld Inhalt- HTML den gewünschten Text der System-E-Mail ein. Nutzen Sie den WYSIWYG-Editor, um die E-Mail zu formatieren.
  6. Geben Sie in das Feld Inhalt- Text den gewünschten Text der System-E-Mail ein.
  7. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
  8. Im Bereich Sprachauswahl umstellen auf: können Sie die Sprache in Ihrer administrativen Oberfläche ändern. Klicken Sie auf die gewünschte Sprache.
Die neue System-E-Mail wird in der Übersicht im Bereich Eigene System-E-Mails aufgelistet.

Hinzufügen 2

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1.2 Bearbeiten

  1. Wählen Sie in der Übersicht die E-Mail aus, die Sie bearbeiten möchten.
  2. Klicken Sie auf das Aktionen Icon und wählen Sie Bearbeiten.
System-E-Mails Übersicht 5
  1. Bearbeiten Sie alle Felder und den Inhalt der E-Mail wie gewünscht.
  2. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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1.3 Anhänge

  1. Wählen Sie in der Übersicht die E-Mail aus, die Sie bearbeiten möchten.
  2. Klicken Sie auf das Icon Anhänge.
System-E-Mails Übersicht 6
  1. Laden Sie Dateien hoch, die der E-Mail hinzugefügt werden sollen.
  2. Drücken Sie den Button Hochladen.
  3. Bestehende Anhänge werden Ihnen abgezeigt. Diese können hier gelöscht werden oder für bestimmte Sprachen freigegeben oder entfernt werden.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Anhänge 1

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1.4 Löschen

Hinweis: Sie können nur selbst hinzugefügte E-Mails löschen. System-E-Mails, die vom System vorgegeben sind, können nicht gelöscht werden.
  1. Wählen Sie in der Übersicht die E-Mail aus, die Sie löschen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Aktionen Icon und wählen Sie Löschen.

Löschen 3
 
  1. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
  2. Das Löschen wird mit einer Erfolgsmeldung bestätigt.
Löschen 4

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2. Zurücksetzen

Hinweis: Es werden die Standard-E-Mails, die Sie bearbeitet und verändert haben, an dieser Stelle wieder auf den ursprünglichen Zustand zurückgesetzt.
  1. Klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf Zurücksetzen.
Übersicht 2
 
  1. Wählen Sie, ob sie nur E-Mail-Adresse austauschen wollen, oder auch die E-Mail-Inhalte zurücksetzen wollen.
  2. Geben Sie in das Feld E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse ein, die als Absender für alle E-Mails genutzt werden soll.
  3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Zurücksetzen 3

 
  1. Wählen Sie in der Übersicht die E-Mail aus, die Sie zurücksetzen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Aktionen Icon und wählen Sie Zurücksetzen.
Übersicht 1
 
  1. Alle E-Mail Inhalte werden auf Standardeinstellung zurückgesetzt.
  2. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Zurücksetzen 5

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3. Haupt-Template

Erstellen Sie ein Template für alle System-E-Mails.
Sie können mittels HTML das Template für System E-Mails bearbeiten.
Dieses Template dient als Vorlage zur Gestaltung von System E-Mails und definiert die Positionierung von Bildern und Überschriften.

Klicken Sie auf Haupt-Template in der Navigation, um das Template anzupassen.
Das Template kann für jede Sprache, sowie für interne und externe Empfänger individuell angepasst werden. Um die Sprache zu ändern, klicken Sie unterhalb des Feldes auf das entsprechende Icon.
Um den System-Email-Inhalt einzufügen, verwenden Sie den Platzhalter $content.

Haupt-Template 3

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4. Statistik

  1. Klicken Sie in der linken Navigation, unterhalb von System-E-Mails auf Statistik.
  2. Wählen Sie im Bereich Zeitraum das Startdatum über die Auswahllisten den Start der E-Mails.
  3. Wählen Sie im Bereich Zeitraum das Ablaufdatum über die Auswahllisten das Ende der E-Mails.
  4. Schränken Sie bei Bedarf im Bereich Details die Auswahl weiter ein.
  5. Klicken Sie auf den Button Suchen, um die Ergebnisse anzuzeigen.
Alle betroffenen System-E-Mails werden unterhalb aufgelistet:
  • Betreff Zeigt den Betreff der E-Mail.
  • Empfänger (E-Mail) Zeigt den Empfänger und dessen E-Mail-Adresse.
  • Absender (E-Mail) Zeigt den Absender und dessen E-Mail-Adresse.
  • Auslieferungszeit Zeigt die Auslieferungszeit und den Status (farbiger Kreis) der E-Mail; grün = versandt, rot = nicht versandt. Wenn Sie mit der Maus über den roten Kreis fahren, wird der Grund angezeigt, warum die E-Mail nicht versandt wurde.
  • Anzeigen Mit Klick auf das Icon können Sie die E-Mail einsehen.
Statistik 1
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