Workflows

v12.0 - Stand: 22.03.2022
Per Workflow-Verwaltung werden Inhalte von ausgewählten Editoren vor ihrer Veröffentlichung überprüft und anschließend bestätigt oder abgelehnt. Durch diese Kontrollinstanz wird das Publizieren von unerwünschten Inhalten verhindert, was zur Qualitätssicherung Ihres Portals beiträgt. Voraussetzung: Um die Workflow-Funktion nutzen zu können, muss mindestens ein Editor angelegt sein, da diesem die Storys zugewiesen werden. Es muss also mindestens ein Nutzer mit der Nutzerrolle Editor ausgestattet sein. Diese Übersicht zeigt an, welche Editoren aktuell Storys im Workflow haben (d.h. noch prüfen und freigeben müssen) und welche nicht. So können Sie sehen, wo freie Ressourcen verfügbar sind und neue Workflows entsprechend verteilen.
Hinweis: In diesem Menü verwalten Sie Workflows und Editoren. Freigeschalten werden Storys hauptsächlich im Bereich Website & CMS > Storys > Überprüfen & Freigeben. Um in diesem Bereich zu arbeiten, melden Sie sich bitte als "Content Manager" oder "Portal Master" an.

1. Workflows

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Website & CMS > Workflows.
Im Bereich Editoren, die keine Story in einem Workflow haben werden alle Editoren aufgelistet, die im Workflow integriert sind, jedoch aktuell keine Story zum kontrollieren haben.
Im Bereich Editoren, die eine Story in einem Workflow haben werden alle Editoren aufgelistet, die eine Story geschrieben haben, die kontrolliert werden muss.
  • Name Zeigt den Namen des Editors.
  • E-Mail Zeigt die E-Mail-Adresse des Editors.
  • Workflow-Typ Zeigt den Workflow-Typ an, der dem Editor zugewiesen wurde.
  • Bearbeiten Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus.
  • Details Mit Klick auf das Icon können Sie einige Details der Storys von Editoren einsehen, die sich im Workflow befinden.
Hinweis: Werden in beiden Bereichen keine Namen aufgelistet, wurde die Rolle "Editor" noch keinem Nutzer zugewiesen, s. dazu 2. Editoren.

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1.1 Editor zu Workflow-Typ zuweisen

  1. Wählen Sie in der Übersicht im Bereich Editoren, die keine Story in einem Workflow haben den Editor, dem Sie einen Workflow-Typ zuweisen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Icon Bearbeiten.
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  1. Im Bereich Aktueller Workflow-Typ sehen Sie ggf. den Workflow-Typ, der dem Editor bisher zugewiesen wurden.
  2. Wählen Sie im Bereich Auswahl den gewünschten Workflow und aktivieren Sie die jeweilige Option.
    Sie haben die folgenden Workflow-Typen zur Auswahl:
    • Express Beim Express-Workflow wird die vom Autor geschriebene Story ohne weitere Prüfung im Portal veröffentlicht. Der Editor selbst ist für den Inhalt verantwortlich.
    • Standard Beim Standard-Workflow geht die vom Autor geschriebene Story zunächst an eine Kontrollinstanz. Stimmt diese innerhalb einer angegeben Reaktionszeit der Story zu, wird sie im Portal publiziert. Lehnt die Kontrollinstanz die Story ab, geht sie an den Autor zurück und muss von ihm neu bearbeitet werden. Fällt die Kontrollinstanz innerhalb der Reaktionszeit keine Entscheidung, so geht die Story in den Trusted-Workflow über, um ein Festhängen der Story zu vermeiden.
    • Security Beim Security-Workflow gibt es zwei Kontrollinstanzen. Nach Erstellung der Story durch den Autor geht sie an die erste Kontrollinstanz. Stimmt diese der Story zu, geht sie an die zweite Kontrollinstanz. Lehnt die erste Instanz die Story ab, geht sie an den Autor zurück und muss neu bearbeitet werden. Fällt die erste Kontrollinstanz innerhalb einer angegebenen Reaktionszeit keine Entscheidung, so geht die Story direkt an die zweite Kontrollinstanz, um ein Festhängen der Story zu vermeiden. Stimmt die zweite Kontrollinstanz der Story zu, wird die Story im Portal veröffentlicht. Lehnt die zweite Instanz ab, geht die Story an den Autor zurück und muss neu bearbeitet werden. Fällt die zweite Kontrollinstanz innerhalb einer angegeben Reaktionszeit keine Entscheidung, so geht der Workflow in einen Trusted-Workflow über, um ein Festhängen der Story zu vermeiden.
  3. Klicken Sie auf den Button Weiter.
    Hinweis: Abhängig vom gewählten Workflow-Typ müssen Sie noch die Kontrollinstanz(en) angeben.
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  1. Wählen Sie über die Auswahlliste Prüfer den Prüfer aus.
    Hinweis: Prüfer sind Nutzer mit den Rollen Portal Master, Content Manager und Editor.
  2. Wählen Sie über die Auswahlliste Reaktionszeit die Reaktionszeit, in der der Kontrolleur die Story bearbeiten soll.
  3. Wiederholen Sie diese zwei vorangegangenen Schritte, wenn der Workflow zwei Kontrolleure enthält.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben.
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Sie gelangen zur Übersicht. In der Spalte Workflow-Typ sehen Sie den veränderten Workflow Typ.

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1.2 Dirty Word Liste

In die Dirty Word List werden "verbotene" Wörter eingetragen, die in Storys nicht verwendet werden dürfen. Der Inhalt der Storys wird automatisch mit der Dirty Word Liste verglichen. Sollten verbotene Wörter im Text enthalten sein, geht die Story an den Editor zurück, damit er Änderungen vornehmen kann. Auf diese Weise kann neben sexistischen oder rassistischen Begriffen zum Beispiel auch die Nennung von Konkurrenzunternehmen verhindert werden.
  1. Klicken Sie die Menüfolge Website & CMS > Workflows.
  2. Klicken Sie in der Navigation links auf Einstellungen und danach auf den Reiter Dirty Word Liste.
  3. Tragen Sie in das Feld Liste alle gewünschten Wörter ein.
    Hinweis: Trennen Sie sie jeweils mit einem Komma.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Die Liste kann kontinuierlich erweitert werden.

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2. Editoren

Melden Sie sich bitte als "Content Manager" oder "Portal Master" an.

An dieser Stelle erhalten Sie eine Übersicht über alle Editoren (Nutzer, denen die Rolle Editor zugewiesen wurde), die Inhalte erstellen und bearbeiten dürfen. Sie können hier den einzelnen Editoren die Menüpunkte zuweisen, in denen sie veröffentlichen dürfen oder ihnen Berechtigungen wieder entziehen. So können Sie z. B. einen Menüpunkt Unternehmensnachrichten von Ihrer PR-Abteilung pflegen lassen, während im Menüpunkt Produkte nur das Produktmanagement neue Storys einstellen kann.
  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Website & CMS > Workflows.
  3. Klicken Sie in der linken Navigation auf Editoren.
Es werden alle Editoren (fett markiert) und Portal Master aufgelistet:
  • Status Das Icon zeigt den Status der Nutzers:
    • rot Editor ohne zugewiesene Menüs.
    • gelb Editor mit limitierten Rechten in zugewiesenen Menüs.
    • grün Portal Master oder Content Manager haben Zugriff auf den kompletten Inhalt.
  • Nachname, Vorname Zeigt den Namen des Editors.
  • E-Mail Zeigt die E-Mail-Adresse des Editors.
  • Unternehmen Zeigt das Unternehmen des Editors.
  • Zuweisen Mit Klick auf das Icon können Sie bestimmte Menüs dem Editor zuweisen bzw. bereits vergebene Zugriffsrechte wieder entziehen.
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2.1 Editor hinzufügen

Sie können einem Nutzer direkt in diesem Menü die Rolle "Editor" zuweisen:
  1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Editoren.
  2. Klicken Sie auf den Button +Hinzufügen.
    • Wenn der gewünschte Nutzer bereits existiert, weiter mit a).
    • Wenn Sie den Nutzer neu anlegen müssen, weiter mit b).
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Wählen Sie hier Nutzer des Portals aus, denen die Rolle Editor zugewiesen werden soll. Sollte ein Nutzer noch nicht angelegt worden sein, können Sie das hier direkt nachholen. Der neu angelegte Nutzer wird automatisch mit der Rolle Editor ausgestattet.

a) Nutzer existiert bereits
  1. Geben Sie in das Feld einen Teil des Namens ein.
    Alle Nutzer, die auf den Namen passen, werden angezeigt.
  2. Wählen Sie den gewünschten Nutzer und klicken Sie auf sein Profil.
  3. Klicken Sie auf den Button Speichern.
  4. Der neue Editor wird in der Übersicht angezeigt.
b) Nutzer hinzufügen
  1. Geben Sie in das Feld Anrede die Anreden an, z. B. Frau.
  2. Geben Sie in das Feld Vorname den Vornamen ein, z. B. Jutta.
  3. Geben Sie in das Feld Nachname den Nachname ein, z. B. Meier.
  4. Geben Sie in das Feld E-Mail die E-Mail-Adresse ein, z. B. j.meier@domain.de.
  5. Klicken Sie auf den Button Speichern.
  6. Der neue Editor wird in der Übersicht angezeigt.
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2.2 Zu Menüs zuweisen

  1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Editoren.
  2. Wählen Sie den Editor, dem Sie Menüs zuweisen möchten.
  3. Klicken Sie auf das Icon Zuweisen.
    Sie gelangen zu den Details. Die Menüstruktur wird aufgezeigt.
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  1. Aktivieren Sie die Optionen der Menüs, die Sie dem Editor zuweisen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Wenn der Editor nun z. B. eine neue Story schreibt, hat er lediglich die eben freigeschaltenen Menüs zur Auswahl.

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2.3 Sprache zuweisen

Um Storys in eine Sprache übersetzen zu lassen, können Sie eine extra Rolle Übersetzer erstellen. Sie können sie dann jemandem zuweisen, der bestimmte Übersetzungen bearbeiten darf.
Hinweis: Dieser Nutzer darf nur die Übersetzungen bearbeiten und hat keine Rechte auf die Hauptsprache einer Story, auch wenn diese Sprache ihm zugewiesen wurde.
Gehen Sie bitte folgenden Weg:
  1. Unter Tools & Administration > Applikationen > Zugriffsrechte > Berechtigungen > +Hinzufügen fügen Sie die neue Berechtigung cms_translate hinzu.
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  1. Unter Tools & Administration > Applikationen > Zugriffsrechte > Nutzerrollen > + Hinzufügen fügen Sie die neue Rolle Translation Editor hinzu.
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  1. Unter Tools & Administration > Applikationen > Zugriffsrechte > Nutzerrollen > Translation Editor > Bearbeiten markieren Sie die Berechtigung cms_translate.
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  1. Unter Tools & Administration > Applikationen > Zugriffsrechte > Nutzerrollen > Translation Editor klicken Sie links auf den Button 'plus', um einem Nutzer diese Rolle zuzuweisen.
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  1. Wählen Sie einen Nutzer aus und klicken Sie auf den Button Speichern.
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  1. Unter Website & CMS > Workflows > Editoren wählen Sie den Translation Editor aus und klicken Sie auf den Button Zuweisen.
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  1. Markieren Sie die Sprachen und die Menüs, die der Nutzer übersetzen darf.
  2. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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2.4 Menüzuweisung entfernen

  1. Wählen Sie in der Übersicht den Editor, von dem Sie Menüs entfernen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Icon Zuweisen.
    Sie gelangen zu den Details. Die Menüstruktur wird aufgezeigt.
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  1. Deaktivieren Sie die Optionen der Menüs, die dem Editor zugewiesen wurden.
  2. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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2.5 Einstellungen

Für das Erstellen von Storys können Sie hier Vorauswahleinstellungen vornehmen und somit den Erstellprozess optimieren. Legen Sie fest, ob Editoren nur selbst erstellte Storys bearbeiten können und ob eine Story gesperrt wird, wenn sie von einem Editor bearbeitet wird.
  1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Workflows auf Einstellungen.
  2. Aktivieren Sie die Option Storys, wenn Editoren nur ihre eigenen und keine anderen Storys bearbeiten können sollen.
  3. Aktivieren Sie im Bereich Storytypen die Storytypen, die Editoren beim Hinzufügen von Storys auswählen dürfen.
    Hinweis: Editoren können Storys, die einen anderen Storytyp enthalten, in dem ihnen zugewiesenen Menü dennoch bearbeiten.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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