Digitale Zeiterfassung im Handwerk

THOR^® ist als Personaldienstleister mit 1.000 Mitarbeitern aus verschiedenen Fachgewerken ein führendes Unternehmen in der Haus-, Gebäude- und Versorgungstechnik. Die THOR-Monteure werden bundesweit bei verschiedenen Kunden und Bauprojekten eingesetzt. Die Rechnungslegung erfolgt anschließend auf Grundlage der geleisteten und dokumentierten Arbeitsstunden.

Ausgangssituation

Jeder Mitarbeiter von THOR^® muss am Ende seiner Arbeitswoche die geleisteten Stunden an die Buchhaltung melden (Arbeitszeitnachweis). Dies erfolgte bisher über 20 Jahre ganz klassisch mit Hilfe von "Stundenzetteln", die per Post versendet werden mussten. Anschließend wurden die Zettel von der Buchhaltung ausgepackt, händisch sortiert, ins System übertragen und in Ordnern archiviert. 

Der Kunde erhielt seine Rechnung ebenfalls in Papierform per Post, an die der Stundenzettel als Nachweis manuell angeheftet wurde.

Auftrag

THOR^® erkannte, dass dieser Prozess im Hinblick auf das Unternehmenswachstum effizienter werden musste und beauftragte SITEFORUM diesen Workflow zu digitalisieren. Es sollte ein Portal entstehen, auf das jeder Mitarbeiter zugreifen und seine Stundenzettel unkompliziert digital erstellen und versenden kann. Die Bearbeitung und Archivierung der Stundenzettel durch die Buchhaltung sollte zudem erheblich vereinfacht werden. Außerdem wollte THOR^® die Papierrechnung per Post auf Rechnung per E-Mail umstellen sowie Kosten und administrativen Aufwand einsparen.

Lösung

SITEFORUM entwickelte auf Basis der Digitalisierungsplattform das "THOR^® Mitarbeiterportal" mit einem Zugang für jeden Mitarbeiter. Der Stundenzettel wurde anschließend in ein nutzerfreundliches digitales Formular überführt. Die Mitarbeiter haben über ein Tablet permanenten Zugriff auf das Portal und können darüber den Stundenzettel Tag für Tag in wenigen Schritten ausfüllen sowie vom Kunden mit einer digitalen Signatur unterzeichnen lassen. Am Ende der Arbeitswoche wird der Arbeitszeitnachweis an die Buchhaltung verschickt - just in time. Allein der „Postweg“ wurde dadurch von 2-3 Tagen auf wenige Sekunden reduziert, da die Daten direkt im Portal gespeichert werden.

   

Über das Dashboard hat die THOR^® Buchhaltung nun alle Stundenzettel auf einen Blick (gut sortiert und lesbar) und kann diese bequem abarbeiten. Aus jedem Datensatz wird zudem ein PDF erzeugt, das THOR^® die Umstellung auf Rechnung per Email ermöglicht. Auch die Archivierung der Stundenzettel erfolgt absolut automatisiert und das Archiv kann über eine einfache Suchmaske durchsucht und gefiltert werden.

Ergebnis

Der Prozess der Arbeitszeiterfassung durch die Mitarbeiter sowie die Abrechnung durch die Buchhaltung wurde mit der Digitalisierungsplattform von SITEFORUM umfassend optimiert. Die hohen Portokosten wurden eingespart und die wertvolle Arbeitszeit der Buchhaltung effektiver gestaltet. Das hohe Aufkommen der Stundenzettel ist für THOR^® nun keine große Herausforderung mehr, sodass dem eingeschlagenen Wachstumskurs nichts im Wege steht.

Darüber hinaus ist es geplant zukünftig eine Schnittstelle zum bestehenden ERP zu entwickeln, sodass die Daten nach einer Prüfung direkt übertragen werden können.

THOR^® beauftragte SITEFORUM anschließend mit weiteren Projekten, u.a. mit einem digitalen Urlaubsantrag und einem digitalen Prozess zur umfassenden Erfassung und Auswertung von Qualifikationen seiner 1.000 Handwerker.