Rechnungen

v9.0 - Stand: 04.08.2017
Mit der SITEFORUM Rechnungsverwaltung haben Sie volle Kontrolle über aus- und eingehende Rechnungen. Mit dem integrierten Workflow werden eingehende Rechnungen zeitnah geprüft und bezahlt.
Hinweis: Um in diesem Bereich arbeiten zu können, müssen Sie die Nutzerrollen "Invoice Manager" oder "Portal Master" haben.
 

1. Ausgehende Rechungen

Ausgehende Rechnungen sind Rechnungen, die Sie bzw. Ihre Firma an Ihre Kunden schickt. Sie können einmalige oder auch wiederkehrende Positionen verwenden. Legen Sie mind. einen Rechnungsersteller an, um von dem ausgehend Rechnungen zu verschicken.
  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Rechnungen.
  3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Ausgehende Rechnungen auf Rechnungsersteller.
Alle existierenden Rechnungsersteller werden aufgelistet:
  • Rechnungsersteller Zeigt den Namen des Rechnungserstellers.
  • Positionen Zeigt alle Positionen.
  • Präfix Zeigt den Präfix, der auf Rechnungen verwendet wird.
  • Offset Zeigt die Zahl, mit der die Rechnungsnummer beginnt.
  • Bearbeiten Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus.
  • Löschen Mit Klick auf das Icon können Sie den Rechnungsersteller löschen.

1.1 Rechnungsersteller

Standardmäßig ist bereits ein vom Portal mitgelieferter Rechnungsersteller aktiviert. Sie können diesen Rechnungsersteller bearbeiten und neue hinzufügen.
Hinweis: Um eine Rechnung zusammen zu stellen, müssen Sie erst den Rechnungsersteller aktivieren.
Aktivieren
  1. Wählen Sie über die Auswahlliste oberhalb der Tabelle den gewünschten Rechnungsersteller aus.
  2. Klicken Sie auf den Button Aktivieren.
Beachten Sie bitte die weiteren Optionen in der linken Navigation.

Hinzufügen
  1. Klicken Sie auf den Reiter Hinzufügen.
  2. Geben Sie in das Feld Rechnungsersteller den Namen des Rechnungserstellers ein, z. B. Milchmüller GmbH.
  3. Geben Sie in das Feld Präfix den Präfix für die Rechnung ein, z. B. MM.
  4. Geben Sie in das Feld Rechnungsnummer Offset eine Zahl ein, mit der die Rechnungsnummer beginnt, z. B. 0008.
  5. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Bearbeiten
  1. Wählen Sie auf der Übersicht den gewünschten Rechnungsersteller aus.
  2. Klicken Sie auf das Icon Bearbeiten.
  3. Bearbeiten Sie den Rechnungsersteller wie gewünscht.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Löschen
  1. Wählen Sie auf der Übersicht den gewünschten Rechnungsersteller aus.
  2. Klicken Sie auf das Icon Löschen.
  3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
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1.2 Rechnungen

In diesem Bereich können Sie unbezahlte, bezahlte und stornierte Rechnungen einsehen. Rechnungen, die anstehen, können Sie hier erstellen und per Vorschau einsehen.
  1. Aktivieren Sie den gewünschten Rechnungsersteller, s. auch 1.1 Rechnungsersteller.
  2. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Rechnungen erstellen für auf Rechnungen.
Sie gelangen zur Übersicht aller unbezahlten Rechnungen.
  • Mit Klick auf die Reiter Unbezahlt, Bezahlt und Storniert können Sie zwischen den verschiedenen Stati hin und her schalten.
  • Der Reiter Top Kunden listet alle Kunden absteigend nach Summe auf.
  • Mit Klick auf das Icon Details können Sie die Rechnung einsehen.
  • Mit Klick auf den Button Aktionen können Sie den Status der Rechnung ändern.
    Wählen Sie den gewünschten Status und klicken Sie den entsprechenden Button.
Erstellen

Sobald Positionen zum Berechnen an Rechnungsempfänger existieren, können Sie Rechnungen erstellen bzw. einen Rechnungslauf starten.
  • Klicken Sie dazu auf den Button Rechnungen erstellen.
Vorschau

In der Vorschau können Sie alle anstehenden Positionen einsehen und ggf. falsche löschen.
  • Klicken Sie auf den Link Löschen, um eine Position aus der Rechnung zu löschen.
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1.3 Positionen verwalten

Positionen sind notwendig, um überhaupt Rechnungen zu erstellen. Sie legen alle benötigten Positionen an und weisen diese dann den Rechnungsempfängern zu.
  1. Aktivieren Sie den gewünschten Rechnungsersteller, s. auch 1.1 Rechnungsersteller.
  2. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Rechnungen erstellen für auf Positionen verwalten.
Alle existierenden Positionen werden aufgelistet.
  • Mit Klick auf das Icon Bearbeiten gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus.
  • Mit Klick auf das Icon Löschen können Sie die Position löschen.
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1.4 Positionen hinzufügen

  1. Klicken Sie auf den Reiter Hinzufügen.
  2. Geben Sie in das Feld Name einen Namen für die Position ein, z. B. Anpassungen.
  3. Geben Sie in das Feld Preis den Preis in Euro für eine Einheit ein, z. B. 900.
  4. Geben Sie in das Feld Steuer den Steuersatz ein, z. B. 19.
  5. Geben Sie in das Feld Einheit die Einheit der Position ein, z. b. pro Manntag.
  6. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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1.5 Positionen bearbeiten

  1. Wählen Sie in der linken Navigation unterhalb von Rechnung erstellen für die Position aus, die Sie bearbeiten möchten.
  2. Klicken Sie auf das Icon Bearbeiten.
  3. Bearbeiten Sie die Position wie gewünscht.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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1.6 Positionen löschen

  1. Wählen Sie in der linken Navigation unterhalb von Rechnung erstellen für die Position aus, die Sie löschen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Icon Löschen.
  3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
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1.7 Positionen berechnen

Sie können einmalige und wiederkehrende Positionen in Rechnung stellen.

Einmalige Position
  1. Geben Sie in das Feld Rechnungsempfänger die Firma ein, die die Rechnung erhält. Wählen Sie die gewünschte Firma aus der Liste aus.
    Hinweis: Existiert die Firma noch nicht in Ihrem Portal, klicken Sie den Link Klicken Sie hier, um die Firma hinzuzufügen und legen Sie sie an. Geben Sie im Bereich Adressinformation alle wichtigen Daten ein (Rechnungserstellung, Währung auswählen, Bezahlt Steuern, Zahlungsbedingungen).
  2. Wählen Sie über die Auswahlliste Position eine Position aus.
    Hinweis: Wenn Sie keine Position aus der Auswahlliste verwenden möchten, können Sie eine neue Position erstellen, in dem Sie die angegebenen Felder darunter mit den entsprechenden Daten füllen.
  3. Geben Sie bei Bedarf in das Feld Details weitere Details ein.
  4. Geben Sie in das Feld Menge die erforderliche Menge ein.
  5. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Wiederkehrende Position
  1. Geben Sie im Bereich Rechnungsempfänger die Firma ein, die die Rechnung erhält. Wählen Sie die gewünschte Firma aus der Liste aus.
    Hinweis: Existiert die Firma noch nicht in Ihrem Portal, klicken Sie den Link Klicken Sie hier, um die Firma hinzuzufügen und legen Sie sie an. Geben Sie im Bereich Adressinformation alle wichtigen Daten ein (Rechnungserstellung, Währung auswählen, Bezahlt Steuern, Zahlungsbedingungen).
  2. Wählen Sie über die Auswahlliste Position eine Position aus.
  3. Geben Sie bei Bedarf in das Feld Details weitere Details ein.
    Sie können Sie angegebenen Platzhalter verwenden, um bspw. den Zeitrahmen anzugeben.
  4. Geben Sie in das Feld Menge die erforderliche Menge ein.
  5. Geben Sie bei Bedarf in das Feld Rabatt einen Rabatt in % ein.
  6. Wählen Sie über die Auswahlliste Nächster Start den nächsten Start der Rechnung aus.
  7. Wählen Sie im Bereich Berechne diese Position jede/s/n über die Auswahllisten das Intervall.
  8. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Terminplan wiederkehrender Positionen

Diese Übersicht zeigt alle von wiederkehrenden Positionen an. Sie können hier Empfänger, Terminplan, Mengen und weitere Einstellungen einsehen und bearbeiten.
Bearbeiten
  1. Klicken Sie auf das Icon Bearbeiten.
  2. Bearbeiten Sie die Position wie gewünscht.
  3. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Löschen
  • Um eine wiederkehrende Position zu löschen, klicken Sie auf das Icon Löschen und bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
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1.8 Rechnungslayout

Sie können für jeden Rechnungsersteller ein eigenes Layout erstellen.
  1. Aktivieren Sie den gewünschten Rechnungsersteller, s. auch 1.1 Rechnungsersteller.
  2. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Rechnungen erstellen für auf Rechnungslayout.
Im oberen Bereich können Sie das Layout der Rechnung einsehen.
Im Bereich Rechnungslayout ändern weiter unten können Sie die einzelnen Bausteine Kopfzeile, Textintro, Textoutro, Fußzeile der Rechnung ändern:
  1. Geben Sie in die jeweiligen Felder reinen HTML-Text ein.
  2. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Im Bereich Sprachauswahl umstellen auf können Sie mit Klick auf die entsprechende Sprache das Rechnungslayout für weitere Sprachen anpassen.

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2. Eingehende Rechnungen

Eingehenden Rechnungen sind Rechnungen, die Ihr Unternehmen erhält und bezahlt. Durch den integrierten Workflow werden alle Rechnungen innerhalb des Zahlungsziels bezahlt, so können Skonti einbehalten werden.

2.1 Ordner & Rechnungen

  1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
  2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Rechnungen.
  3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Eingehenden Rechnungen auf Ordner & Rechnungen.
Sie sehen in diesem Bereich alle existierenden Ordner, können jedoch nur auf Rechnungen zugreifen, für die Sie eine Berechtigung haben.
  • Name/hochgeladen am Zeigt den Namen des Ordner bzw. der Datei und das Datum des Uploads.
    Mit Klick auf den Namen des Ordners gelangen Sie eine Ebene tiefer, mit Klick auf den Namen der Datei können Sie sie öffnen bzw. speichern.
  • Empfänger Zeigt den Empfänger, also die erste Kontrollinstanz, der Rechnung an.
    Mit Klick auf den Empfänger gelangen Sie zu den Rechnungsdetails, wo Sie den Empfänger ändern können, s. dazu Empfänger ändern.
  • RE-Steller/RE-Nr. Zeigt den Rechnungssteller und die Rechnungsnummer.
    Mit Klick auf die Pfeilchen können Sie die Liste sortieren.
  • RE-Datum/Zahl.-Ziel Zeigt das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel an.
    Mit Klick auf die Pfeilchen können Sie die Liste sortieren.
  • Total/Kostenstelle Zeigt die Rechnungssumme und die Kostenstelle an.
    Mit Klick auf die Pfeilchen können Sie die Liste sortieren.
  • Status Zeigt den Status der Rechnung an: rot = Empfänger, gelb = Prüfer, grün = Buchhalter.
    Mit Klick auf den farbigen Kreis können Sie den Status ändern.
  • Aktionen Mit Klick auf das Icon haben Sie verschiedene Befehle zur Auswahl, s. dazu 2.3 Aktionen.
Ordner hinzufügen
  1. Klicken Sie sich auf die Ebene runter, in der Sie den neuen Ordner erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Ordner hinzufügen.
  3. Geben Sie in das Feld Ordnername den Namen für den neuen Ordner ein.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Sie befinden sich nun innerhalb des neuen Ordners. Mit Klick auf den Reiter Übergeordneter Ordner gelangen Sie eine Ebene höher.

Ordner umbenennen
  1. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie umbenennen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Ordner umbenennen.
  3. Geben Sie in das Feld Neuer Name einen neuen Namen ein.
  4. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Sie befinden sich nun innerhalb des neubenannten Ordners. Mit Klick auf den Reiter Übergeordneter Ordner gelangen Sie eine Ebene höher.
Hinweis: Um den Hauptordner, also den Ordner der ersten Ebene, umzubenennen, bleiben Sie in der ersten Ebene und klicken Sie auf den Reiter Ordner umbenennen
Ordner löschen
  1. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie löschen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Ordner löschen.
  3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
Hinweis: Der Hauptordner, also den Ordner der ersten Ebene, kann nicht gelöscht werden.
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2.2 Rechnung hochladen

  1. Klicken Sie sich zu dem Ordner runter, in den Sie eine Rechnung hochladen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Rechnung hochladen.
  3. Klicken Sie im Bereich Rechnung wählen in der Zeile Pfad/Datei auf Durchsuchen.
    Es öffnet sich ein zweites Fenster.
    1. Wählen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem Rechner/System aus.
    2. Klicken Sie auf den Button Öffnen des zweiten Fensters.
    Das zweite Fenster schließt sich wieder.
    Die Datei wird im Feld angezeigt.
  4. Geben Sie im Bereich Rechnungsdetails alle Details zur Rechnung an.
  5. Klicken Sie auf den Button Hochladen, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
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2.3 Aktionen

Je nach Berechtigung können Sie verschiedene Aktionen mit einer Rechnung durchführen.
  1. Klicken Sie sich in der Übersicht zu der Rechnung runter, die Sie bearbeiten möchten.
  2. Klicken Sie auf das Icon Aktionen am rechten Rand der Tabelle.
Sie haben - abhängig von Ihrer Berechtigung - folgende Befehle zur Auswahl:

Herunterladen

Öffnen Sie die Rechnung auf Ihrem Monitor oder speichern Sie sie lokal auf Ihrem Rechner/System ab.

Annehmen

Die Rechnungsdetails öffnen sich, s. dazu Details bearbeiten, die Sie prüfen können. Im unteren Bereich, in der Zeile Status sehen Sie, welchen Status die Rechnung besitzt.
  1. Geben Sie im Feld Kostenstelle die erforderliche(n) Kostenstelle(n) an.
  2. Klicken Sie auf den Button Annehmen, wenn Sie die Rechnung an die nächste Instanz weiterleiten möchten.
Aussetzen

Die Rechnungsdetails öffnen sich, s. dazu Details bearbeiten. Im unteren Bereich können Sie den Grund für das Aussetzen angeben.
  1. Wählen Sie über die Auswahlliste Grund den Grund aus.
  2. Geben Sie in das Feld Kommentar einen Kommentar ein.
  3. Klicken Sie auf den Button Aussetzen, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Die Zeile, die die ausgesetzte Rechnung enthält, wird blau markiert.

Als bezahlt markieren und archivieren

Als Buchhalter, also als dritte Kontrollinstanz, können Sie die Rechnung als bezahlt markieren und archivieren.
Hinweis: Wenn Sie die Rechnung als bezahlt markieren und archivieren, können Sie sie nicht mehr zurücksetzen.
Die Rechnungsdetails öffnen sich, s. dazu Details bearbeiten.
  • Klicken Sie im unteren Bereich auf den Button Als bezahlt markieren und archivieren.
Sie gelangen zurück zum Ordner.

Zurücksetzen

Als Buchhalter, also als dritte Kontrollinstanz, können Sie die Rechnung zum Empfänger zurück setzen.
Die Rechnungsdetails öffnen sich, s. dazu Details bearbeiten.
  1. Geben Sie im Bereich Grund einen Grund für das Zurücksetzen ein.
  2. Klicken Sie im unteren Bereich auf den Button Zurücksetzen.
Sie gelangen zurück zum Ordner. Die Rechnung ist auf den Empfänger markiert.

Empfänger ändern

Die Rechnungsdetails öffnen sich, s. dazu Details bearbeiten. Im unteren Bereich können Sie den Empfänger ändern.
  1. Wählen Sie über die Auswahlliste Neuer Empfänger den neuen Empfänger aus.
  2. Geben Sie in das Feld Kommentar einen Kommentar ein.
  3. Klicken Sie auf den Button Empfänger ändern, wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben.
Details bearbeiten

Die Rechnungsdetails öffnen sich. Im unteren Bereich können Sie neue Details eingeben.
  1. Ändern Sie im Bereich Details bearbeiten alle gewünschten Details.
  2. Geben Sie in das Feld Kommentar einen Kommentar ein.
  3. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben.
Notizen

Hier können Sie sowohl existierende Notizen einsehen als auch neue hinzufügen.
  1. Geben Sie in das Feld Ihre Notiz eine Notiz ein.
  2. Klicken Sie auf den Button Notiz speichern, wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben.
Historie

Hier können Sie die gesamte Historie der Rechnung einsehen.

Löschen

Hier können Sie die Rechnung löschen.
  • Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
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2.4 Ordner verwalten

Hier legen Sie Voreinstellungen für einzelne Ordner fest.
  1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Eingehende Rechnungen auf Ordner verwalten.
  2. Klicken Sie auf den gewünschten Ordner.
  3. Aktivieren Sie im Bereich E-Mail-Einstellungen jeweils die Optionen Ja oder Nein, wenn eine E-Mail an den verantwortlichen Empfänger bzw. Prüfer gesendet werden soll, sobald eine Rechnung in diesem Ordner akzeptiert werden muss.
  4. Wählen Sie im Bereich Upload-Einstellungen über die Auswahlliste Anz. Tage ab Rechnungsdatum die Anzahl an Tagen, die zwischen Rechnungsdatum und Zahlungsziel voreingestellt sein soll.
  5. Wählen Sie über die Auswahlliste Empfänger den zuständigen Empfänger aus.
  6. Wählen Sie über die Auswahlliste Prüfer den zuständigen Prüfer aus.
  7. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für weitere Ordner.

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2.5 Nutzer verwalten

Hier legen Sie fest, welcher Empfänger, Prüfer und Buchhalter für welchen Ordner welche Berechtigung hat.
  1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Eingehende Rechnungen auf Nutzer verwalten.
  2. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus.
  3. Klicken Sie auf das Icon Zuweisen am rechten Rand der Tabelle.
  4. Aktivieren Sie die Optionen der Ordner, für die der Nutzer die Berechtigung(en) Empfänger, Prüfer, Buchhalter oder Hochladen erhalten soll.
  5. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für weitere Nutzer.

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2.6 Statistik

Sie können Sie Statistik für Alle Rechungen und Abgelaufene Rechnungen einsehen.
  1. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Eingehende Rechnungen auf Statistik.
  2. Klicken Sie auf den gewünschten Reitern.
Sie erhalten die Rechnungen unterteilt nach Ordnern. Mit Klick auf den Ordnername gelangen Sie zum Ordner.

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2.7 Meine Rechnungen

Zeigt eine Übersicht über ihre Rechnungen, die Sie filtern können nach:
  • auch archivierte anzeigen
  • nur archivierte anzeigen
  • nur abgelaufene anzeigen
  • nur bezahlte anzeigen
  • nur abgemahnte anzeigen
  • nur mit Weiterbelastung anzeigen
  • nur freigegebene anzeigen
  • nur ausgesetzte anzeigen
Die Übersicht ist ensprechend dieser Legende aufgegliedert:
  1. Empfänger Empfänger: 1. Instanz. Sichtbar nur für Empfänger, die die Rechnung zum Prüfer weitergeben.
  2. Prüfer Prüfer: 2. Instanz. Sichtbar nur für Prüfer, die die Rechnung zum Buchhalter weitergeben.
  3. Buchhaltung Buchhaltung: Letzte Instanz. Nur für Buchhalter sichtbar, die die Rechnung zurück setzen können oder sie als bezahlt markieren und archivieren können.
  4. Archiviert Archiviert: Letzter Eintrag. Rechnung wurde archiviert und kann nicht mehr zurück gesetzt werden.
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