“Meine LAK” - Digitalisierung der Mitglieder-Services bei der Landesapothekerkammer Baden-Württemberg

Die Landesapothekerkammer Baden-Württemberg (kurz: LAK BW) ist die Berufsvertretung der mehr als 13.500 Apothekerinnen und Apotheker, die in Baden-Württemberg wohnen oder tätig sind. Sie bietet ihren Mitgliedern dabei nicht nur ein umfassendes Aus-, Fort- und Weiterbildungsangebot an, sondern unterstützt die baden-württembergische Apothekerschaft auch bei rechtlichen und fachlichen Fragen und sorgt damit für die bestmögliche Patientensicherheit.

Ausgangssituation

Die 13.500 (Pflicht-)Mitglieder der LAK BW sind sowohl in öffentlichen Apotheken als auch in Krankenhäusern, Industrie, Verwaltung, Bundeswehr sowie Forschung und Lehre tätig. Ihre “kammer-relevanten Belange” wie z. B. Anträge, Seminar-Anmeldungen, Abrechnung von Mitgliedsbeiträgen, Ausstellung von Zertifikaten oder Abnahme von Prüfungen werden im ERP-System erfasst und verwaltet. 

Parallel dazu stellte die LAK über die letzten 10-15 Jahre auf ihrer Website sowohl öffentlich zugängliche Inhalte für Gäste als auch diverse digitale Self-Services für angemeldete Nutzer zur Verfügung. 

Dieser Mix aus öffentlicher Website inkl. geschütztem Mitgliederbereich innerhalb einer Seite war zu Beginn sicherlich sinnvoll, wurde jedoch durch zahlreiche Erweiterungen und Anpassungen im Laufe der Jahre zunehmend unübersichtlich.

Mehrere Anläufe, die Website zu modernisieren und neu zu strukturieren, scheiterten über einige Jahre hinweg. Daher entschied sich die LAK BW für einen kompletten Relaunch der "digitalen Mitglieder-Landschaft", die eine strikte Trennung von öffentlicher Website und geschütztem Bereich für Mitglieder vorsah.

Auftrag

Mit der Vision einer zentralen Mitgliederplattform “Meine LAK” kam die LAK BW schließlich auf uns zu. Sie wollten damit weg von kleinteiligen Insellösungen und hin zu einem übersichtlichen Dashboard, das alle Mitglieder-Services ohne Umwege oder Medienbrüche ganz einfach zugänglich macht. Konkret umfasste das folgende Schwerpunkt-Themen:

• Verwaltung der persönlichen Stammdaten und Mitgliedschaft
• Verwaltung der Apotheken-Daten und -Dienstleistungen
• Digitalisierung aller Anträge und Folgeprozesse
• An- und Abmeldung zu Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen
• Erhebung Abrechnungsrelevanter Daten (Jahresumsatz- und Jahrespersonalmeldung)
• Bereitstellung von Dokumenten (z.B. Bescheide, Zertifikate, Rundschreiben)
• Wissensdatenbank
• Mitteilungssystem / Infotainment

Neben einer vollumfänglichen Schnittstelle zum ERP-System, sollte das Portal zudem modular aufgebaut und flexibel erweiterbar sein, um auch in Zukunft weitere digitale Self-Services anbieten zu können.

Lösung

Um ein vollständiges Verständnis für die bisherigen Prozesse sowie die bestehende IT-Landschaft zu gewinnen, machte SITEFORUM zunächst eine 2-wöchige Bestandsaufnahme in der LAK-Zentrale in Stuttgart. Die gewonnenen Einblicke dienten als Grundlage für ein vollumfängliches Konzept, das nach der Freigabe aller Entscheider in die Umsetzung ging. 

Im ersten Schritt setzte unser Team auf Basis der SITEFORUM Digitalisierungsplattform ein geschlossenes Portal im Corporate Design der LAK BW auf, das ausschließlich über einen Login zugänglich ist. Die Verifizierung der Nutzer erfolgt dabei über eine Schnittstelle zum ERP-System, die in diesem Zuge die relevanten Nutzer-Informationen liefert und die Zugriffsberechtigungen übergibt.
 
Anschließend wurden die einzelnen Applikationen programmiert, die je nach Nutzergruppe angezeigt oder eingeschränkt werden und bei Bedarf über eine Schnittstelle mit dem ERP-System kommunizieren. Folgende Applikationen wurde entsprechend der oben beschriebenen Vision umgesetzt:

Meine Daten

Hier können die Mitglieder ihre Stamm- und Mitgliedsdaten verwalten und personenbezogene Anträge stellen. 

Meine Apotheke(n)

Hier können ausschließlich die Apothekenleiter (spezifische Nutzergruppe) ihre Apothekendaten einsehen und verwalten sowie Apotheken-bezogenen Anträge stellen.

Meine Vorgänge

Hier erhält der eingeloggte Nutzer eine Übersicht aller gestellten Anträge inkl. Bearbeitungsstatus.

Fort- / Weiterbildung

Hier wird dem jeweiligen Nutzer das Fort- und Weiterbildungsangebot in durchsuchbaren Listen und ausführlichen Detailansichten dargestellt. Die Anmeldung sowie Stornierungen der gebuchten Veranstaltung sind ebenfalls direkt im Portal möglich. Zudem können Teilnehmer der freiwilligen Punkte-Fortbildung Nachweise zu besuchten Seminaren einreichen und einen vollständigen Einblick in ihr Punktekonto erhalten.

Darüber hinaus wurde eine e-Learning-Plattform (LAK-Mediathek) programmiert, die mehrstufige  digitale Fortbildungskurse abbildet, d.h. der Nutzer schaut ein Video, beantwortet anschließend die hinterlegten Fragen und erhält abschließend je nach Ergebnis eine Teilnahmebescheinigung.
 

Ausbildung

Hier haben momentan ausschließlich die Prüfer Zugriff, die über ein interaktives Formular die Ergebnisse der Zwischen- und Abschlussprüfungen an die LAK BW übertragen. Es ist darüber hinaus geplant, dass auch die Auszubildenden einen Zugriff auf das Portal erhalten, um bspw. ein digitales Berichtsheft zu schreiben.

Meine Dokumente

Hier werden dem jeweiligen Nutzer seine persönlichen Dokumente angezeigt, die er von der LAK BW erhält. Aktuell beschränkt sich dies auf Teilnahmebescheinigung, aber in den nächsten Monaten soll eine vollständige Anbindung an das Dokumenten-Management-System (DMS) erfolgen. 

Apopedia

Diese Applikation ist die Wissensdatenbank der LAK BW und umfasst mehrere Tausend Inhalte in Kategorien wie “Apothekenpraxis A-Z” oder “Recht” und “Datenschutz”. Zudem wurde eine Anbindung an die sogenannte AMINO-Datenbank realisiert, eine nationale Rezept- und Wissensdatenbank 

Weitere kleinere Applikationen:

• Netzwerkgruppe “Vertreterversammlung”
• Akkreditierungsportal für externe Veranstalter

Ergebnis

Die Entwicklungsarbeiten für die erste Phase (ca. 80% der Vision) wurden nach ca. 7 Monaten (Mitte Juli 2025) abgeschlossen und zum finalen Test an das Team der LAK BW übergeben. Das neue Mitglieder-Portal “Meine LAK” ging anschließend am 25. August 2025 parallel zur neuen LAK-Website live und erfreut sich seitdem großer Beliebtheit.

“Wir haben in den letzten 10 Jahren mehrere Anläufe für unser Mitgliederportal genommen, die allesamt scheiterten. Dass wir mit SITEFORUM einen erfahrenen Partner gefunden haben, der unsere Vision nicht nur in gerade einmal 7 Monaten nach Beauftragung umsetzen konnte, sondern wichtige Projektmanagement-Aufgaben übernahm und eingestaubte Abläufe kritisch hinterfragte, war für uns wie ein 6er im Lotto.

DANKE an das Team von SITEFORUM!"  (Dr. Karsten Diers, Geschäftsführer der LAK BW seit 2005)

In den kommenden Monaten sind bereits weitere Ausbaustufen geplant, die das digitale Angebot der LAK BW erweitern und die Angestellten in der Verwaltung weiter entlasten sollen.