Die Ausgangslage
200.000 Rechnungen im Jahr – von Hand geprüft.
Die nordwest Factoring & Service GmbH aus Hamburg zählt mit über 120 Kunden und 35 Jahren Erfahrung zu den führenden mittelständischen Factoring-Gesellschaften Deutschlands. Für ihre Kunden übernimmt sie das gesamte Debitoren- und Forderungsmanagement – für insgesamt rund 35.000 Debitoren.
Die Hauptaufgabe: Erfassung, Prüfung und Archivierung von rund 200.000 Rechnungen und Belegen pro Jahr, die über E-Mail, Post und Fax eingehen. Diese Prozesse liefen vollständig manuell – sie banden zu viele Ressourcen, waren veraltet und bremsten die Wachstumspläne aus. Denn geplante Übernahmen weiterer Factoring-Gesellschaften sollten ohne proportionalen Personalaufbau gelingen.
Der Auftrag
Ein Portal mit hohem Automatisierungsgrad.
Geschäftsführer Simon Schach beauftragte SITEFORUM mit Konzeption und Umsetzung eines interaktiven Portals für Kunden und Mitarbeiter. Der Anspruch: ein möglichst hoher Automatisierungsgrad über den gesamten Rechnungslauf.
- Kunden reichen Rechnungen per Login-Upload oder E-Mail ein
- Rechnungen werden automatisiert ausgelesen und auf Plausibilität geprüft
- Mitarbeiter prüfen nur noch abweichende Daten
- Geprüfte Daten gehen direkt ins ERP-System (Limitprüfung, Auszahlung)
- Automatisierte Archivierung mit unkomplizierter Suche
Die Lösung
OCR und künstliche Intelligenz statt manueller Erfassung.
Nach einer zweiwöchigen Bestands- und Prozessanalyse in Hamburg entstand ein Portal aus zwei verbundenen Bereichen: einem Kundenportal und einem Produktiv-Portal für die Mitarbeiter. Eingereichte Rechnungen werden mittels OCR-Technologie und künstlicher Intelligenz stapelweise innerhalb von Sekunden ausgelesen und auf Plausibilität geprüft.
- Komfortabler Upload – im Kundenportal per Login oder automatisiert über E-Mail-Postfächer
- OCR + KI – Rechnungen werden in Sekunden ausgelesen und geprüft (Bankverbindung, Beträge, Kundennummer)
- Splitscreen-Prüfung – Rechnung links, Daten rechts; nur Abweichungen werden manuell geprüft
- ERP-Übergabe – geprüfte Daten fließen direkt in die Weiterverarbeitung
- Automatische Archivierung – mit schneller Suche für jede Rechnung
Das Ergebnis
In Einzelfällen bis zu 100 % Zeitersparnis.
Schon nach wenigen Tagen spürten die Mitarbeiter eine erhebliche Zeitersparnis – in Einzelfällen bis zu 100 % der bisherigen Erfassungszeit. Die geplante Übernahme weiterer Factoring-Gesellschaften lässt sich nun ohne proportionalen Personalaufbau realisieren. Von den Ergebnissen überzeugt, beauftragte die Geschäftsführung rasch weitere Ausbaustufen zur Automatisierung angrenzender Prozesse.
Wir haben noch nie so schnell und einfach Rechnungen erfasst wie über das neue Portal.
Simon Schach Geschäftsführer, nordwest Factoring & Service GmbH
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