Die Ausgangslage
20 Jahre Stundenzettel – Woche für Woche per Post.
Jeder THOR-Mitarbeiter meldete seine wöchentlich geleisteten Stunden per Stundenzettel an die Buchhaltung – und das seit rund 20 Jahren auf dem Postweg. Dort wurden die Zettel ausgepackt, manuell sortiert, ins System übertragen und archiviert. Auch die Kunden erhielten ihre Rechnungen per Post, mit dem Stundenzettel im Anhang.
Das Verfahren war zeitaufwendig, fehleranfällig und verursachte laufende Portokosten. Bei rund 1.000 Mitarbeitern summierte sich das Aufkommen Woche für Woche zu einem erheblichen manuellen Aufwand.
Der Auftrag
Ein digitaler Stundenzettel statt Papier und Postweg.
THOR® erkannte den Optimierungsbedarf und beauftragte SITEFORUM mit der Digitalisierung des gesamten Prozesses. Die Ziele waren klar umrissen:
- Portal für Mitarbeiter zur digitalen Stundenzettel-Erstellung
- Vereinfachte Bearbeitung und Archivierung in der Buchhaltung
- Umstellung von Post- auf E-Mail-Rechnungen
- Spürbare Einsparung von Kosten und Aufwand
Die Lösung
Das THOR® Mitarbeiterportal – vom Tablet bis in die Buchhaltung.
Auf Basis der SITEFORUM Digitalisierungsplattform entstand das THOR® Mitarbeiterportal. Die Mitarbeiter erhalten Zugriff per Tablet und füllen ihre täglichen Stundenzettel direkt vor Ort aus – der Kunde unterzeichnet digital. Zum Wochenabschluss werden die Daten ohne Umweg übermittelt.
- Tablet-Erfassung – tägliche Stundenzettel direkt beim Kunden, mit digitaler Unterschrift
- Automatischer Wochenabschluss – die Daten landen ohne Umweg in der Buchhaltung
- Buchhaltungs-Dashboard – alle Zettel übersichtlich sortiert und filterbar
- Automatische PDF-Archivierung – inklusive komfortabler Suchfunktion
- E-Mail-Rechnungen – Rechnung samt Stundennachweis digital an den Kunden
Das Ergebnis
Vom Postweg über Tage zu wenigen Sekunden.
Arbeitszeiterfassung und Abrechnung laufen heute durchgängig digital. Die Portokosten sind entfallen, die Buchhaltung nutzt ihre Zeit deutlich effektiver und bewältigt selbst das hohe Aufkommen mühelos. Von der Zusammenarbeit überzeugt, beauftragte THOR® bereits weitere Projekte – etwa digitale Urlaubsanträge und ein Qualifikationsmanagement.
Der Postweg wurde von zwei bis drei Tagen auf wenige Sekunden reduziert, da die Daten direkt im Portal gespeichert werden.
Projektteam THOR® Personaldienstleistung
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